Loi travail : vers une généralisation du bulletin de paie dématérialisé

Aujourd’hui, l’employeur peut remplacer la remise du bulletin de paie sous format papier par une remise sous forme électronique avec l’accord du salarié et sous réserve que les conditions de remise soient de nature à garantir l’intégrité des données.

La loi 2016-1088 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016 (dite Loi Travail) apporte une inversion de ce principe.

Pour plus de détails : Loi El Khomri : tout savoir sur le décret relatif à la dématérialisation des bulletins de paie

Dématérialisation des bulletins : plus besoin d’accord préalable du salarié

En matière de dématérialisation des bulletins on observe une inversion des règles, comme pour la dématérialisation des factures. Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut opter pour la dématérialisation générale des bulletins sauf si le salarié s’y oppose. Ainsi, il revient donc au salarié de se positionner expressément en cas de refus, afin d’obtenir une version papier de son bulletin de paie.

En pratique, lorsque l’employeur décide de mettre en place le bulletin de paie électronique dématérialisé :

• Il doit informer le salarié un mois avant la première émission de ce bulletin de paie dématérialisé (ou au moment de l’embauche)
• Il doit utiliser pour cette information tout moyen permettant de certifier de la date de cette information ( LRAR, email suivi, remise en main propre contre signature… )
• Le salarié peut faire part de son opposition à cette remise de bulletin de paie dématérialisé : à tout moment et par tout moyen établissant cette date de manière certaine
• La demande du salarié doit prendre effet dans les meilleurs délais (et au plus tard 3 mois suivant la notification)

Cette remise doit, outre toujours garantir l’intégralité des données, s’effectuer dans des conditions de nature à garantir la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA).

Une opportunité à saisir pour les Experts-Comptables

L’employeur a une obligation de conservation de ces bulletins pendant 5 ans. Et il doit garantir leur disponibilité pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’au départ à la retraite du salarié + 6 ans).

Une opportunité pour les cabinets dans le cadre de leurs services de gestion RH, de proposer la dématérialisation des bulletins à leurs clients, ou encore une solution d’archivage sécurisée pour leurs employés !

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