TPE & Auto-entrepreneurs

Logiciel de Facturation : comment en faire un atout pour son business ?

4 Jan 2019

Quel que soit le profil de l’entreprise, se doter d’un outil de devis-facturation (ou d’une solution plus globale de gestion commerciale) va au-delà du simple avantage financier. Tour d’horizon.

Réponses rapides = avantage concurrentiel

Quel est votre délai actuel pour envoyer un devis ? La concurrence est souvent rude, votre temps de réaction peut faire la différence ! Par conséquent, se doter d’un outil de devis-facturation permet de se saisir d’un avantage concurrentiel déterminant et d’un nouveau levier pour accroître la satisfaction de ses clients. La solution réduit en effet les délais de traitement grâce à des modèles de devis, des possibilités de duplications, des liens avec la base d’articles, etc.

Mais encore faut-il respecter certaines règles. Ainsi, veillez à créer des devis à la mise en page soignée et personnalisée. Pas question d’envoyer un document chargé, incompréhensible ou carrément brouillon. Il en va de votre image de marque.

Et c’est sans parler des mentions légales. Il en existe actuellement plus de 14 sur les factures. Or, en France, on estime qu’une facture sur trois ne satisfait pas les obligations légales, au risque d’amendes, de contraventions ou d’annulations.

Lire aussi : Quelles mentions obligatoires sur les factures ?

 

Pourquoi les mentions légales ne doivent pas être négligées sur les factures ?

1. La facture est un document commercial détaillant les conditions de vente, les modalités de paiement ou de négociation. Elle fait également figure de document justificatif des écritures comptables.
2. La facture contractualise la vente, mais elle a également une valeur fiscale. Encadrée par le code des Impôts, elle est le support de la collecte de la TVA pour le vendeur. La facture sera également le justificatif des déductions de TVA, pour l’acheteur BtoB.

« J’ai créé un template de devis avec mon identité graphique et les mentions légales adaptées à mon activité. Lorsque je le sélectionne, je n’ai plus qu’à le compléter et j’obtiens un devis PDF mis en page directement que j’envoie en un clic par e-mail. De quoi fournir des réponses rapides et soignées à mes clients. »

 

Mieux piloter son business

Les logiciels de gestion des devis-factures sont aussi l’occasion pour les TPE de disposer de davantage d’indicateurs pour mieux gérer leurs affaires. Par exemple, lorsqu’un devis est créé, le logiciel indique en temps réel la marge réalisée. Ainsi, même en cas de négociations sur le prix, l’entreprise garde la maîtrise de son chiffre d’affaires.

« Mon client me fait une commande importante, je souhaite faire un effort sur mes prix. Sur mon outil de devis-facturation, je simule la réduction que je lui accorde et vois en temps réel comment cela affecte la marge globale de mon projet… »

Ces outils offrent également aux patrons de TPE la possibilité de savoir en permanence où en est leur entreprise. En déplacement ou en rendez-vous client, ils visualisent rapidement tous les indicateurs clés pour suivre le développement – au chiffre près – de leur société.

 

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Les quatre indicateurs à suivre en permanence pour un patron de TPE

1. Le chiffre d’affaires en temps réel, comparé avec la situation N-1 et au budget.
2. Le nombre de devis à relancer, pour être certain de ne rater aucun projet.
3. L’encours client, c’est-à-dire le montant des sommes dues à l’entreprise : « les créances ».
4. Le suivi de trésorerie au jour le jour.

 

Suivre et optimiser la gestion commerciale

Grâce à ces indicateurs, les TPE améliorent considérablement le suivi de leurs devis et factures. Identifier les « mauvais payeurs », savoir quel est le montant de l’encours, la rentabilité d’un projet… Les informations fournies par le logiciel permettent de mieux suivre la chaîne commerciale dans son ensemble pour corriger les points sensibles.

Prenons quelques exemples concrets :

  • Avec le suivi des devis en cours, le chef d’entreprise repère d’un coup d’œil les prospects à relancer pour affiner son suivi commercial.
  • Les entreprises qui réalisent des interventions chez le client, peuvent planifier les rendez-vous, consulter les disponibilités des techniciens et les validations de créneaux par les clients.
  • Les facturations récurrentes comme les contrats de maintenance ou les abonnements peuvent être gérées en quelques clics, et les fins de contrats anticipées.
  • Les entreprises gérant des chantiers peuvent émettre des factures de situation pour facturer en fonction de l’avancement des travaux.
  • L’analyse des coûts de revient est automatisée avec des récapitulatifs détaillés des marges réalisées.

Objectif ? Simplifier la gestion quotidienne, uniformiser ses pratiques et automatiser une partie de l’émission des factures. Du temps gagné et un suivi optimisé !

« J’envoie et relance mes devis de façon simple et rapide. Aujourd’hui, je n’oublie plus aucun prospect et je ne perds plus de temps à traiter de la paperasse. »

Le choix de Lionel :

« Depuis la réception de la commande jusqu’à la facturation, en passant par la planification… Toutes les étapes sont suivies par phase jusqu’à la clôture du chantier, lorsque toutes les factures fournisseurs et sous-traitants sont comptabilisées.
Nous avons accès à toute l’information de manière beaucoup plus précise et cela nous permet de prendre les bonnes décisions. »

Lionel Bernard
Directeur de Sécurité Consultants
Utilisateur de la solution Facturation de QuadraENTREPRISE ON DEMAND

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