Internaliser sa gestion de la paie : comment s’y prendre pour être plus efficace ?

Les enjeux autour de la gestion de la paie

La gestion de la paie est un domaine clé de votre entreprise. Pas de place à l’improvisation, car les enjeux sont trop importants !

La conformité réglementaire

Pour commencer, vous êtes soumis à certaines obligations légales : vous devez effectuer les déclarations et le suivi social de vos salariés depuis leur arrivée dans l’entreprise jusqu’à leur départ. Cette mission comprend :

• les déclarations d’embauche,
• les affiliations auprès des organismes sociaux,
• les paiements des cotisations sociales,
• l’ouverture des droits sociaux,
• la couverture et l’indemnisation santé prévoyance de vos salariés,
• les pensions de retraite,
• les cotisations à l’assurance chômage,
• le prélèvement à la source.

Prenez garde aux contrôles de l’URSSAF et de l’inspection du travail ! Si votre paie n’est pas conforme, vous pourriez avoir des amendes à régler. Pensez à suivre de près les évolutions de la réglementation. Une paie mal gérée peut également avoir un impact sur la relation que vous entretenez avec vos collaborateurs.

Traiter des données confidentielles

Lorsqu’il s’agit de gestion de paie, la qualité et la fiabilité sont de mise ! Cette tâche doit donc être confiée à une personne formée en la matière, mais aussi en protection des données, car celles qu’elle devra traiter sont sensibles et confidentielles. Il n’est donc pas question de prendre le risque de subir des pertes ou des vols.

Payer en temps et en heure

Les bulletins de salaire doivent être transmis sans retard, et les paiements de même. Cette pression peut être soulagée par la mise en place d’un versement automatique via une solution de gestion de la paie.

Pourquoi internaliser la gestion de sa paie ?

Vous hésitez à internaliser votre gestion de la paie ? Voici 6 raisons qui devraient vous convaincre de vous lancer sans plus attendre.

Une gestion plus autonome

L‘internalisation de la paie vous permet d’avoir une approche basée sur les vrais besoins de votre entreprise. Vous gardez le contrôle sur les déclarations sociales et sur la production de la paie elle-même. Vous ne dépendez d’aucun organisme externe pour prendre vos décisions et agir selon vos procédures.

Une gestion facile et automatisée

Grâce aux solutions digitales, la gestion de la paie est devenue simple comme bonjour. De nombreuses tâches sont automatisées, ce qui vous fait gagner du temps chaque mois. Les risques d’erreurs sont également fortement réduits.

Une meilleure maîtrise des processus RH

Les ressources humaines travaillent selon des processus complexes. Laisser votre expert-comptable prendre en charge certains éléments de la chaine leur complique la tâche. Internaliser la gestion de la paie, c’est accéder à plus de fluidité et à une réduction des délais de traitement des opérations. C’est aussi permettre une meilleure collaboration entre les services comptabilité et RH.

Plus de souplesse et de réactivité

En internalisant votre paie, vous pouvez mettre la priorité sur le traitement de certaines tâches lorsque vous en avez besoin. En cas de problème ou d’erreur sur une fiche de paie, vous pouvez également réagir plus vite. Enfin, vous gagnez du temps au quotidien en supprimant les transferts de données et toutes les communications nécessaires à votre collaboration avec le cabinet.

Une réduction des coûts

Externaliser la gestion de sa paie auprès de son expert-comptable coûte cher. En confiant cette mission à un salarié, vous économisez de l’argent que vous pouvez réinjecter dans le développement de votre entreprise.

La sécurisation des données

L’internalisation de la gestion de la paie, c’est enfin plus de sécurité et de confidentialité pour les données sensibles de votre entreprise et de vos salariés. Elles sont toutes regroupées sur une base de données unique que vous gérez vous-même. Les transferts étant réduits, les risques qui y sont liés aussi.

Gestion de la paie : bien choisir son logiciel pour un pilotage efficace

Quels sont vos besoins en gestion de paie ?

Choisir son logiciel de gestion de paie n’est pas facile : le marché déborde d’offre variée, mais toutes ne sont pas adaptées à votre entreprise. Pour lancer votre démarche de sélection, commencez par lister vos besoins en vous posant quelques questions :

• Quel volume de bulletins de paie dois-je traiter par mois ?
• Quelle est la complexité des calculs de paie que je dois effectuer ?
• Quelles sont les spécificités de mon domaine d’activité : statut des salariés, convention collective, contrats spécifiques, etc. ?
• Quelles sont les compétences en gestion de paie disponibles en interne ?
• Quelles sont mes contraintes technologiques et informatiques ?
• De quels services associés ai-je besoin : coffre-fort numérique, gestion des conventions collectives, etc. ?

Logiciel de paie en ligne : une solution prisée par les TPE et PME

Un logiciel de paie facilite votre quotidien en limitant les erreurs, en automatisant les tâches répétitives, en étant à jour en permanence, en vous libérant de nombreuses heures chaque mois.

Vous voulez encore plus de simplicité ? Alors, choisissez une solution de paie en ligne par abonnement ! Ce modèle économique convient particulièrement aux TPE et PME, car les coûts sont limités, mais aussi parce que le logiciel et les données sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil.

Comme il est hébergé par l’éditeur, vous n’avez pas à faire de lourds investissements dans du matériel informatique et vous n’avez pas à vous occuper de la maintenance. Le service comprend la prise en charge des tâches liées à la paie, y compris la veille juridique et la déclaration des cotisations sociales.

Optimiser la gestion de sa paie, c’est possible ! Avec le bon logiciel, vous pouvez piloter l’intégralité de cette mission, de la saisie du bulletin de paie jusqu’aux données sociales. Pour faciliter votre internalisation, Cegid Quadra Entreprise propose un module de gestion Paie performant et agile : si vous l’essayez, vous ne pourrez plus vous en passer !