Secteur Public

Gestions financière et RH avec un éditeur unique : réponses à 5 idées reçues

3 Sep 2019

Convaincus de l’intérêt de moderniser grâce au numérique leurs gestions RH et financière, de nombreux établissements publics doivent arbitrer entre différents éditeurs pour choisir les bons outils. Plusieurs ultra-spécialistes ? Un éditeur unique ? Les idées reçues sont nombreuses et peuvent gêner une prise de décision objective. Cegid Public décrypte les cinq plus courantes et détaille son choix de proposer des solutions RH et Finance cohérentes et interopérables.

Idée reçue n°1 : Les gestions RH et financière sont des spécialités bien distinctes qui nécessitent une gestion de chaque logiciel par un éditeur spécialisé distinct, ceci afin d’être sûr de couvrir 100% des fonctionnalités nécessaires. 

  • Dans les faits, rares sont les utilisateurs, même experts, à utiliser 100% des fonctionnalités d’un logiciel. Ainsi, être dans une pure approche « best of breed » où l’on analyse dans les moindres détails les fonctionnalités de différents outils spécialisés s’avère parfois un investissement en temps et en énergie bien mal récompensé ! De manière générale, entre une fonctionnalité marginale supplémentaire et une assurance de compatibilité et de cohérence entre les outils, c’est bien le deuxième parti pris qui soulagera les utilisateurs au quotidien.L’argument en faveur de l’interopérabilité a été renforcé ces dernières années avec des sujets comme le prélèvement à la source, qui a eu d’un seul tenant d’importantes conséquences à la fois sur la gestion RH et sur le mandatement et la gestion financière. Ainsi, les organisations dotées d’une compatibilité native entre Cegid Public Finance EP et Cegid Public SIRH n’ont pas eu besoin de faire de nouveaux paramétrages successifs.

Idée reçue n°2 : Les processus métiers RH et les processus métiers finances impliquent des fonctionnements et donc des ergonomies très différentes au niveau de l’outil ; il est illusoire de penser harmoniser ces logiciels pour faciliter la vie des utilisateurs.  

  • Les liens entre processus RH et Finances sont historiquement forts. Leur proximité permet de faciliter la gestion de domaines transverses comme les frais de déplacement ou le suivi analytique. L’harmonisation de ces processus permettra par exemple de générer des tableaux de bords multi-domaines, donnant une visibilité globale de l’activité. Avec des outils compatibles et cohérents, le vocabulaire et les objets de gestion seront d’ailleurs identiques. Une bonne illustration est à aller chercher du côté des plateformes de dématérialisation (PES, CHORUS, DSN…) qui s’appuient de fait sur cette cohérence au niveau technologique. La gestion électronique de documents est appuyée sur le même environnement, les documents peuvent être partagés de façon bien plus fluide et efficace.
    Par ailleurs, un certain nombre d’acteurs ont besoin d’utiliser les deux types d’outils en parallèle. Lorsque certains processus sont déconcentrés, l’approche unifiée évite d’avoir à reformer les personnes, permettant gain de temps et économies d’échelles sur les formations, mais également les maintenances. Le déploiement de nouvelles fonctions au niveau opérationnel ne souffre pas de décalages dus à l’ergonomie. Par exemple : les outils Cegid Public Finance EP et Cegid Public SIRH partagent naturellement plus de 80% de leurs règles de fonctionnement ; un utilisateur amené à se servir de l’un puis de l’autre ou à collaborer avec un collègue autour des outils, ne sera donc jamais pris au dépourvu.

Idée reçue n°3 : A chacun son métier : il est plus intéressant de gérer les projets et les contrats avec des interlocuteurs bien séparés, l’un sur la partie RH, l’autre sur la partie finance.

  • Les établissements publics apprécient depuis plusieurs années la fluidité et la réactivité que fournit un interlocuteur unique, du fait des liens forts entre les sujets RH et financiers. Une approche « marché unique » permet d’optimiser la relation contractuelle et le traitement des sujets dans le cadre d’une vision globale, plutôt que de multiplier les allers-retours avec de multiples acteurs dont les choix s’impactent mutuellement. De même, les évolutions organisationnelles au sein de l’établissement ne risquent pas d’impacter la cohérence des prestations. De plus, en termes de négociation, un établissement public peut apprécier l’effet de levier que lui procure un contrat global, et un poids plus important auprès d’un éditeur. Enfin, l’accès au support, aux publications et aux documentations pertinentes sont de facto facilités.

Idée reçue n°4 : D’un point de vue technique, mieux vaut être sur des instances vraiment étanches et dissociées pour traiter les données RH et les données de gestion financière. Ainsi, on limite les risques d’indisponibilité en cas d’incident sur un serveur ou de panne d’accès internet. 

  • Qu’il s’agisse de solutions SaaS (Software as a Service) ou de solutions on-premise, les gains de la mutualisation, en termes d’investissement ou de coûts d’opérations, dépassent très clairement les potentiels risques. En effet, maintenir des infrastructures distinctes fait toujours coexister des composants techniques hétérogènes qui ont un impact notable sur la complexité des systèmes et donc sur leur stabilité. Au contraire, un éditeur unique est en mesure d’assurer la compatibilité permanente des composants techniques pour le bon fonctionnement des solutions. L’administration technique et la maintenance sont donc facilitées. Dans le cas du SaaS, la mutualisation est aussi celle des accès, avec une fédération autour d’une même plateforme Finances et RH, gage supplémentaire de cohérence et de fiabilité pour les utilisateurs.En parallèle, la gestion sécurisée des données est aujourd’hui garantie par un éditeur français comme Cegid à la fois du fait des évolutions réglementaires (RGPD…) et techniques (maîtrise du cloud…).

Idée reçue n°5 : Un éditeur ne peut pas innover à la fois sur le sujet de la gestion RH et sur celui de la gestion financière.

  • Au contraire, ce sont les connaissances métiers riches d’un éditeur comme Cegid Public qui lui permettent d’innover en permanence pour proposer des solutions qui anticipent les besoins et futures problématiques des DRH et des DAF. Plus encore, les nombreuses synergies entre gestion financière et gestion RH dans les établissements publics sont un axe de R&D et d’innovation en eux-mêmes pour les experts de Cegid Public, car celles-ci commencent tout juste à être vraiment mobilisées grâce aux nouvelles capacités numériques. Un exemple : la dématérialisation avec gestion électronique des documents (GED) permet dorénavant d’unifier le suivi documentaire financier et RH et d’éviter les dédoublements qui fragilisent et ralentissent les processus métiers… le tout en permettant d’investir dans un seul outil. Et d’autres opportunités d’innovation apparaissent très clairement aux yeux des DAF et DRH, par exemple autour des coffres-forts numériques… Cerise sur le gâteau, le déploiement de ces innovations sera plus fluide et sécurisé grâce à la vision 360° de Cegid Public sur les sujets RH et Finances des établissements publics, et la cohérence de ses gammes Cegid Public Finance EP et Cegid Public SIRH.

Vidéo

L’intérêt de recourir à un éditeur unique pour sa gestion RH et Finance