Dématérialisation et profession comptable : un enjeu d’actualité

Un tournant pour la dématérialisation en France. La dématérialisation c’est avant tout la possibilité de bénéficier de gains effectifs, significatifs et mesurables en termes financiers et d’efficacité… Et d’en faire bénéficier vos clients.

Dématérialisation

Nous assistons au boom des nouvelles solutions de «dématérialisation d’acquisition» pour optimiser l’archivage, le partage des documents ou leur transfert. Des objectifs déjà poursuivis par l’utilisation de nos bons vieux scanners mais accentués grâce aux nouvelles technologies !
S’adossant à des Gestions Électroniques de Documents de plus en plus sophistiquées, ces nouvelles technologies d’acquisition (LAD, OCR…) constituent un moyen d’automatisation simple à mettre en place pour une alimentation productive et sécurisée.

La numérisation des factures (par le cabinet ou directement par son client), leur enregistrement comptable (avec reconnaissance automatique pour éviter la saisie et faciliter l’imputation) et l’attachement de la pièce à la ligne d’écriture correspondante, permettent des gains de productivité significatifs.

Les nouveaux services en ligne de dématérialisation de factures fournisseurs, que peuvent proposer les experts comptables à leurs clients, se sont justement dotés de fonctionnalités pour accélérer et faciliter cette phase de collecte , parfois chronophage pour le client ou les collaborateurs :

  • Application mobile sur smartphone : une photo de la facture, et hop elle est directement uploadée via le service en ligne de dématérialisation proposée par l’expert-comptable ;
  • Scanners nouvelle génération directement connectés aux « box » des cabinets : plus besoin de PC pour transmettre des pièces ;
  • Collecteurs automatiques permettant de récupérer directement les factures dématérialisées sur les différents sites des grands fournisseurs (EDF, GDF, Assurances, Free,…) ;
  • Et enfin des « crawlers mails » : automatismes capables d’aller directement récupérer dans vos boites mails les factures dématérialisées reçues en pièces jointes des fournisseurs indiqués comme récurrents. Plus de temps de latence avant la transmission des pièces justificatives à l’expert-comptable…

On est bien loin des boites à chaussures remplies de justificatifs que le chef d’entreprise pouvait apporter au cabinet !

« Les 2 grandes nouveautés : la collecte automatique par le biais de la box des factures électroniques reçues par mail par nos clients ou directement sur des gros facturiers comme EDF etc.. En général ce sont les dernières factures que l’on a : les clients n’ont pas leurs codes, n’ont plus accès à leurs comptes etc… Je pense que c’est vraiment un argument supplémentaire à mettre en avant pour des clients qui ne seraient pas passés à la Box ou des cabinets qui hésiteraient : je pense que c’est un outil qui va faire gagner beaucoup de temps au quotidien. Un vrai gain d’efficacité et une simplification. »

Sabine Charles, Cabinet d’Expertise comptable FIDALTIS

Pour mieux vous guider : Service de dématérialisation : le nouveau « must have » pour vos clients

Dématérialisation légale ou fiscale

L’Europe et les états qui la composent se veulent moteur de la dématérialisation et imposent de plus en plus souvent des échanges électroniques, dans tous les domaines : comptable, fiscal ou social.

Les enjeux en sont clairs : fluidification des échanges, fiabilisation des données, simplification des tâches administratives… En résumé : limiter le coût administratif lié et en sécuriser les échanges.
De plus, ces gains sont partagés : centralisation des procédures déclaratives, délais supplémentaires, suivi des EDI dans les applications, meilleure productivité … C’est l’ensemble des intervenants (expert-comptable, client, administration) qui bénéficie des gains procurés par ces nouvelles technologies.

La facturation électronique quant à elle, déjà facilitée par la création de l’espace unique de paiement en euros et la norme SEPA, devient désormais obligatoire pour les entreprises travaillant avec le secteur public… Ainsi au 1er janvier 2019, les entreprises de 10 à 250 salariés devront transmettre leurs factures aux administrations et collectivités de manière électronique. Même traitement pour les sociétés de moins de 10 salariés au 1er janvier 2020.

Dans le secteur privé, la dématérialisation des factures est également incitée : le fournisseur est désormais libre d’opter pour la dématérialisation des factures par défaut, sans besoin d’accord préalable de son client. Papiers ou dématérialisées, attention à bien penser aux mentions obligatoires sur vos factures.

Dématérialisation des échanges : travail collaboratif et plateforme digitale

Les plateformes digitales sont de plus en plus répandues au sein des cabinets d’expertise comptable, et permettent de rapprocher clients et collaborateurs grâce à la technologie. Un bon moyen de gagner en réactivité tout en proposant plus de services et moins de papier !

Aujourd’hui pas moins de 40% des cabinets d’expertise comptable sont équipés d’une plateforme digitale et proposent des services en ligne à leurs clients TPE ! Des services en ligne qui contribuent à moderniser la gestion de leurs clients TPE et à la dématérialisation de leurs process en général.

Avec le service en ligne de paie partagée, les variables de paie sont transférées de manière sécurisée et sans ressaisies. Avec le service en ligne de caisse, ou de devis-facturation, c’est tous les transferts de journaux de vente qui sont facilités. Avec le service de dématérialisation de factures, c’est finalement toute la relation client qui peut se recentrer, à l’avantage des deux parties !

La profession comptable, moteur de ces évolutions

La profession comptable a montré qu’elle était non seulement consciente des enjeux de la dématérialisation mais également fer de lance d’une véritable mutation technologique qui n’est pas prête de s’arrêter.

Découvrir les solutions de dématérialisation de factures


Rester informé

Recevoir gratuitement la newsletter Cegid

S'abonner