Gestion des talents

Réussir l’intégration de nouveaux collaborateurs – Marylène Bélanger-Grenier, CRHA / CHRP

6 Mar 2020

Selon une récente étude de LinkedIn, 22 % des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours suivant l’embauche. Les recruteurs et les DRH se posent tous la même question : Pourquoi ? Naturellement, cela a amené les DRH à recentrer leurs efforts. Ils doivent aller au-delà du recrutement des meilleurs talents et permettre aux nouvelles recrues de réussir en leur offrant un accueil exceptionnel.

L’intégration permet une communication transparente des procédures et de la culture et sert de point de départ à l’engagement des collaborateurs. Selon une étude de Glassdoor réalisée en 2019, les entreprises disposant d’un programme d’intégration efficace peuvent améliorer la rétention de leurs collaborateurs de 82 % et leur productivité de plus de 70 %. Avec ces données en tête, comment se fait-il alors que le chiffre fourni ci-dessus par LinkedIn soit si élevé ? Pourquoi certaines entreprises excellent-elles alors que d’autres échouent dans un registre aussi simple que l’intégration de leurs collaborateurs ?

Aujourd’hui, nous avons rencontré Marylène Bélanger-Grenier, Partenaire d’affaires RH pour l’Amérique du nord chez Cegid. Elle partage l’importance d’une stratégie d’accueil et d’intégration et ses avantages afin d’offrir une excellente expérience candidat

Cegid : Quelle est l’importance de l’intégration d’après votre expérience ?

Marylène Bélanger-Grenier : À mon avis, l’intégration d’un nouveau collaborateur ne commence pas à son premier jour de travail. L’expérience d’intégration commence dès le premier contact avec un candidat. Il est important de mettre le candidat à l’aise pour qu’il ait envie de poursuivre le processus., Il faut maintenir la communication tout au long du processus et ce, jusqu’au premier jour de travail.  Cette première journée dans une nouvelle entreprise est aussi déterminante pour son avenir. Il est donc important d’accorder une attention particulière à l’expérience d’intégration du collaborateur. Je crois que chaque collaborateur doit se sentir unique et important pour l’entreprise. Les collaborateurs seront toujours plus performants s’ils se sentent appréciés et reconnus.

C : Comment mobiliser les collaborateurs dès le départ ?

MBG : Tout d’abord, nous ne devrions pas se contenter de recruter des candidats qui répondent simplement aux « exigences du poste ». Nous devrions trouver des personnes qui ont envie de relever les défis avec nous. Vous pouvez avoir toutes les compétences nécessaires sur papier, mais s’il n’y a pas d’intérêt ou de passion, vous ne ferez pas une bonne équipe. Il doit y avoir une cohésion entre la mission de l’entreprise et les valeurs du candidat. Il est important d’expliquer les défis du poste et d’être clair sur les attentes. Un collaborateur qui estime qu’il y a une incohérence entre le poste qui lui a été présenté et celui qu’il occupe aura plus de difficulté à s’intégrer. En revanche, les collaborateurs qui se sentent investis d’une mission qui correspond à leurs aspirations auront tendance à rester plus longtemps et à promouvoir l’entreprise auprès d’autres personnes.

C : Pensez-vous que pour retenir les nouvelles recrues, il faut accorder plus de temps à leur intégration ?

MBG : Absolument. Un processus d’intégration réussi permet au collaborateur d’être rapidement à l’aise dans son rôle. Plus vous porterez d’attention à ce processus, plus l’intégration à la culture de l’entreprise se fera en douceur. Dans un premier temps, il ne faut pas négliger les aspects informels de l’entreprise. On sous-estime souvent le fonctionnement quotidien d’un environnement de travail. Si nous prenons le temps de former le nouveau collaborateur aux aspects de base mais essentiels pour se retrouver dans la nouvelle organisation (qui fait quoi, où trouver les fournitures, le téléphone, le café, etc.), il se sentira mieux intégré, ce qui lui permettra de se concentrer plus facilement sur l’élément fondamental de sa mission. C’est aussi dans ce contexte que la technologie entre en jeu ; dans le cas des organisations plutôt grandes, il est impératif de se doter des outils nécessaires pour orienter nos nouveaux collaborateurs dans l’utilisation des réseaux internes, des bibliothèques de contenu, des vidéos et l’auto-apprentissage.

C : Comment le processus d’intégration peut-il déterminer le succès ou l’échec d’une entreprise ?

MBG : Que vous embauchiez une personne ou dix à la fois, vous devez prendre le temps nécessaire pour intégrer chaque nouveau collaborateur en conséquence. La personnalisation est la clé. Le processus doit être bien défini et flexible en fonction de chaque nouvelle embauche. Si le processus n’est pas bien planifié, expédié ou négligé, nous augmentons notre risque d’échec et les nouveaux collaborateurs seront déçus : il leur sera donc plus difficile de se sentir intégrés. Il faut du temps pour être opérationnel mais ce temps dépend beaucoup de l’entreprise et de sa stratégie d’intégration. L’intégration va au-delà du simple accueil le premier jour, c’est une série d’activités qui permettent au collaborateur de se développer au sein de l’organisation. Le processus d’intégration devrait s’étendre sur plusieurs mois, voire sur une période aussi longue que la première année. Le fait d’avoir un calendrier plus long permet au collaborateur d’avoir une vision à plus long terme de son développement. C’est l’engagement des collaborateurs qui, en fin de compte, assure la réussite d’une entreprise.

C : Qu’est-ce que le marketing RH pour vous ?

MBG : Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, où il est important de retenir nos collaborateurs les plus performants et d’attirer les talents les plus qualifiés, le marketing RH est primordial. Pour moi, le marketing RH est basé sur la réputation de l’entreprise et l’image qu’elle projette : cette image doit être cohérente avec l’esprit et la réalité de la vie de l’entreprise. Le marketing RH a de nombreuses facettes, de l’identité visuelle du site de recrutement d’une entreprise à la diffusion des offres d’emploi, aux programmes et à l’Offre Employeur, en passant par la façon dont vous initiez et gérez la relation avec les candidats tout au long du processus de recrutement. En fin de compte, nous devons séduire le candidat grâce à l’image de marque de l’employeur.

C : Comment l’intégration sociale influence-t-elle la culture de l’entreprise ?

MBG : L’intégration sociale permet au nouveau collaborateur d’établir rapidement des relations et de se constituer un réseau informel à l’échelle de l’entreprise. Il est important de faciliter les occasions de réseautage dès le début. Que ce soit par le biais de réunions planifiées à travers les différents services, d’activités sociales, de petits déjeuners d’équipe, etc. C’est ce type d’initiative qui permet aux collaborateurs d’établir des relations qui, à leur tour, facilitent la communication interne. Aujourd’hui, dans un environnement où plusieurs générations travaillent ensemble, il est important d’avoir des outils à l’interne pour rapprocher les gens et encourager la collaboration.  Si une entreprise offre de tels outils, il est alors plus facile pour les gens de se retrouver dans le système dans une langue qui leur parle, le numérique.

C : Comment la technologie aide-t-elle des personnes comme vous dans le domaine des ressources humaines à intégrer de nouveaux collaborateurs ?

MBG : La technologie permet d’automatiser certains processus nécessaires lors de l’intégration des collaborateurs. Cela nous permet de concentrer nos efforts sur des actions à valeur ajoutée. Par exemple, à travers les processus couverts par nos solutions Talents, les gestionnaires et les acteurs RH peuvent assurer un suivi au plus près des attentes liées à la mobilité et à la formation des collaborateurs et apporter les réponses les plus appropriées. Ces outils sont conçus pour aider les gestionnaires et les acteurs RH à être à l’écoute des besoins des collaborateurs en temps réel et à améliorer leur participation et leur fidélisation au quotidien. Les outils technologiques permettent aux collaborateurs de s’initier sur la plateforme et voir les membres de l’équipe avec lesquels ils travaillent, les personnes dont ils relèvent et les modules qu’ils doivent apprendre pour le poste – à leur propre rythme. Le fait de disposer d’une bibliothèque de modules d’apprentissage facilite la tâche de chacun tout en permettant de gagner du temps.

C : Quelles sont les étapes d’une intégration réussie ?

MBG : Selon moi, pour réussir l’intégration des collaborateurs il faut :

  • Élaborer un plan, en assurer le suivi et mesurer sa réalisation ;
  • Écouter le feedback des nouveaux collaborateurs / réaligner le plan en fonction des besoins réels ;
  • Établir des objectifs concrets dès le départ.

C : Un dernier conseil à vos pairs, professionnels des ressources humaines ?

MBG : Définissez une stratégie d’intégration qui commence par un accueil chaleureux et complétez votre processus par l’automatisation. L’exploitation des processus numériques permettra aux équipes RH et aux responsables de l’embauche de collaborer en un endroit central, de gagner du temps et de créer une expérience collaborateur exceptionnelle. Favorisez les relations par le biais de portails communautaires internes afin que les collaborateurs puissent interagir et développez leurs compétences dès le départ afin d’augmenter leur performance et leur productivité, et de renforcer leur confiance. Il n’y a rien de plus frustrant pour un nouveau collaborateur que le sentiment d’être perdu et sans encadrement.

Marylène Bélanger-Grenier est membre de l’Ordre des Conseillers en ressources humaines agréés du Québec et compte près de 20 années d’expérience en tant que généraliste en ressources humaines principalement dans les domaines du commerce de détail et des services. Au cours de sa carrière, elle a pu développer des compétences variées dans les domaines du développement organisationnel, des relations de travail, de la rémunération, du recrutement et de la formation. Marylène a rejoint Cegid en septembre 2018 en tant que Partenaire d’affaires RH, responsable de la zone nord américaine.

Chez Cegid, nous savons que l’intégration des collaborateurs est capitale, et nous avons la conviction que vous pouvez aider les collaborateurs à se développer grâce à d’excellents outils d’apprentissage, tout en étant plus efficace et en augmentant la rétention grâce à l’engagement des collaborateurs et à la capacité de mesurer la réussite.
Cegid offre une solution d’apprentissage complète qui permet aux organisations de concevoir et offrir une expérience d’apprentissage ultime grâce à la facilité du cloud. Exploitez les précieuses données sur les collaborateurs afin de développer des programmes d’apprentissage conformes aux besoins organisationnels. Quelles que soient les exigences de votre processus de formation, la technologie d’apprentissage de Cegid est configurable afin de pouvoir optimiser les processus de votre système et d’exploiter au maximum le potentiel d’apprentissage de votre organisation.

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