Bewerbermanagement-Software: So bringen Sie ihr Recruiting auf Talent-Kurs
Im Recruiting zählt jede Sekunde: Angesichts des Fachkräftemangels ist es essenziell, Bewerbungsprozesse zu beschleunigen und benutzerfreundlich zu gestalten, um Bewerber im „War for Talents“ nicht aufgrund langsamer Reaktionszeiten oder mühseliger Eingabeformulare zu verlieren. Außerdem erfordert die Diversifizierung der Rekrutierungskanäle eine flexible Software, die eine zielgerichtete Ansprache ermöglicht und die richtigen Talente dort erreicht, wo sie sich gerne aufhalten. Das gilt insbesondere für die Rekrutierung via Social Media.
Für das Personalwesen bedeutet der Einsatz moderner Bewerbermanagement-Software eine Revolution in der Arbeitsweise: Statt auf Papierakten und Excel-Tabellen zu setzen, ermöglichen dynamische, digitalisierte Prozesse eine erhebliche Zeitersparnis durch Automatisierung. So können Personalabteilungen ihre Arbeit nicht nur besser und schneller erledigen, sondern tragen auch direkt zum Unternehmenserfolg bei, indem offene Stellen zügiger und mit qualifizierten Kandidaten besetzt werden
Was ist eine Bewerbermanagement-Software?
Bewerbermanagement-Software, auch Applicant Tracking System (ATS) genannt, steht im Zentrum der modernen Personalbeschaffung. Sie ist eine spezialisierte HR-Software oder auch Teil einer umfassenden HR-Suite, die darauf ausgelegt ist, den gesamten Prozess der Talentakquise und -verwaltung bis hin zum Onboarding zu digitalisieren und zu automatisieren.
Durch die Bereitstellung eines zentralen Systems für das Verwalten von Stellenausschreibungen, das Erfassen von Bewerberdaten und die Kommunikation mit Kandidaten, unterstützt sie Unternehmen dabei, den Rekrutierungsprozess effizienter und effektiver zu gestalten. Anstatt Bewerbungen mühsam manuell zu durchforsten und lange Excel-Listen zu pflegen, sind Personalverantwortliche durch Bewerbermanagement-Software imstande, solche repetitiven, potenziell fehleranfälligen Aufgaben rasch zu rationalisieren. So behalten die erfolgreiche Umsetzung strategischer Recruiting-Ziele besser im Blick und verbessern gleichzeitig die Candidate Experience
Mit integrierten Funktionen wie der Veröffentlichung auf verschiedenen Jobportalen und der Pflege von Talent-Pools ist Bewerbermanagement-Software ein unverzichtbares Tool im HR-Werkzeugkasten. Es hilft, die Herausforderungen im Recruiting zu meistern und ist dabei gleichzeitig in die breitere HR-Strategie eines Unternehmens eingebettet.
Vorteile von Bewerbermanagement-Software
- Zeitersparnis und Kostenreduzierung
- Schnellere und effizientere Stellenbesetzung
- Zentrale Datenverwaltung
- Automatisierte Workflows im gesamten Bewerberprozess
- Echtzeit-Bewerbertracking
- Optimierte Candidate Experience
- Einfache Analysen und Statistiken
- Kollaborative, prozessgesteuerte Entscheidungsfindung
- Datenschutzkonformität
Kernfunktionen von Bewerbermanagement-Systemen
Die Bandbreite und Funktionalität von Bewerbermanagement-Software kann stark variieren und hängt von den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Dennoch zielt jede effiziente Lösung darauf ab, den kompletten Einstellungszyklus zu unterstützen:
Automatisierte Stellenausschreibungen
Die manuelle Veröffentlichung und Nachverfolgung von Stellenanzeigen auf mehreren Job-Portalen ist mühsam und zeitaufwendig. Unserer Erfahrung nach dauert es im Schnitt 15 Minuten, eine Job-Annonce auf einem einzigen Portal zu veröffentlichen.
Bewerbermanagement-Software vereinfacht diesen Prozess erheblich durch Multi-Publishing-Funktionen. Diese ermöglichen es, Stellenanzeigen mit nur wenigen Klicks gleichzeitig auf mehreren Jobportalen zu schalten. Zusätzliche Export-APIs erweitern die Reichweite und Sichtbarkeit, indem sie Anzeigen auch auf spezialisierten oder branchenspezifischen Portalen platzieren. Auch Offline-Anzeigen werden über QR-Codes direkt digital zugänglich.
Mit Optionen wie One-Click-Bewerbungen, interaktiven Social-Media-Stellenanzeigen oder benutzerfreundlichen Fragebögen wird der Bewerbungsprozess für Kandidaten deutlich vereinfacht. Zudem unterstützt die Software durch detaillierte Statistiken bei der Identifizierung der erfolgreichsten Rekrutierungskanäle, was zu einer nachhaltigen Optimierung der Personalbeschaffungsstrategie und der Budgetplanung führt.
Tracking von Bewerbern (Applicant Tracking)
Ein ATS erlaubt es dem Rekrutierungsteam, jederzeit und transparent den Status einer zu besetzenden Position einzusehen – von der Anzahl der Bewerber pro Stelle bis hin zu deren jeweiligem Fortschritt im Bewerbungsprozess und der nächsten durchzuführenden Schritte.
Sobald eine Bewerbung eingeht, erstellt die Bewerbermanagement-Software automatisch detaillierte Kandidatenprofile, inklusive aller relevanten Informationen, Dokumente und der Position, für die sie sich beworben haben. Alle Bewerbungsdaten werden an einem digitalen Ort zentralisiert. Das wiederum vereinfacht den Zugriff auf relevante Informationen für die am Entscheidungsprozess beteiligten Personen enorm.
Bei neuen Bewerbungen erhalten zuständige Mitarbeiter (HR, Hiring Manager) umgehend eine Benachrichtigung, wodurch sich die Reaktionszeit signifikant erhöht. Außerdem verschickt die Software eine Eingangsbestätigung an die Bewerber, die individuell ausformuliert werden kann.
TIPP: An dieser Stelle können Unternehmen bereits Sympathiepunkte sammeln spannende Informationen für die Bewerber bereitstellen, zum Beispiel Team-Vorstellungsvideos
Bewerbungsauswahl und -Screening
Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt Personaler auch beim Screening und der Auswahl von Kandidaten durch fortschrittliche Funktionen wie das CV Parsing: Das automatisierte Auslesen von Lebensläufen erleichtert das Herausfiltern relevanter Informationen und deren gründliche Analyse. Eine gute Software bietet die Flexibilität, für verschiedene Stellenprofile unterschiedliche Abläufe im Bewerbungsprozess festzulegen, zum Beispiel mehrere Interviewrunden für Führungskräfte, Case-Studies für Programmierer oder ein Assessment-Center für Vertriebsmitarbeiter.
Ein weiterer Vorteil ist die Integration aller Entscheidungsträger in den Auswahlprozess. Durch personalisierte Workflows können Aufgaben verteilt und Feedback zu Bewerbern effizient gesammelt werden. Diese kollaborative Herangehensweise ermöglicht es, Bewerbungen umfassend zu verwalten und führt zu schnelleren sowie fundierteren Einstellungsentscheidungen. Unternehmen können dadurch die Zeit bis zu einer Einstellung um durchschnittlich acht Tage verkürzen. (Eigene Erhebung)
Kommunikation mit Kandidaten
Eine effektive Kommunikation mit Kandidaten ist ein wesentlicher Bestandteil des Candidate Relationship Managements (CRM). Sie spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Bewerbern ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln und sie positiv auf das Unternehmen einzustimmen. Bewerbermanagement-Software erleichtert die Kommunikation erheblich, indem sie eine zentrale Plattform für den Austausch mit Stellenanwärtern bietet. Ganz gleich, ob es um die Planung von Vorstellungsgesprächen geht, den regelmäßigen E-Mail-Verkehr oder auch die Ablehnung von Bewerbungen – die Software sorgt für einen effizienten und strukturierten Ablauf.
Auch die Planung und Durchführung von Gesprächen, sei es über Videointerviews oder persönliche Vor-Ort-Gespräche, wird durch die Software deutlich vereinfacht. Dies ermöglicht eine zeitnahe und transparente Kommunikation und trägt dadurch dazu bei, den Bewerbern ein positives Erlebnis zu bieten und sie strukturiert durch den Recruiting-Prozess zu führen.
Karriereseite
Die Einrichtung einer Karriereseite, die nahtlos in das Corporate Design der Unternehmenswebsite integriert und für Suchmaschinen optimiert ist, spielt eine zentrale Rolle in der Talentakquise und ist ein wichtiger Teil einer starken Employer Branding Strategy. Bewerbermanagement-Software ermöglicht die Konfiguration und Einbindung einer solchen Seite, die nicht nur eine reibungslose und ansprechende Nutzererfahrung bietet, sondern auch die Conversion Rate von Seitenbesuchern zu Bewerbern signifikant verbessert. Über die Karriereseite können interessierte Jobsuchende alle offenen Stellen des Unternehmens einsehen und bei großer Auswahl nach für sie geeigneten Stellen filtern. Ebenso kann die Option von Initiativbewerbungen freigeschaltet werden, um interessante Talente zu entdecken, auch wenn im Moment keine für sie passende Stelle besetzt werden muss. Durch die Bereitstellung von Videoinhalten und einer sympathischen Präsentation des Unternehmens und seiner Werte lässt sich die Attraktivität als Arbeitgeber zusätzlich steigern.
Eine interne Karriereseite fördert darüber hinaus die interne Mobilität, indem sie Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich initiativ oder auf aktuell ausgeschriebene, passende Stellen innerhalb des Unternehmens zu bewerben. So wird nicht nur die externe Arbeitgebermarke gestärkt, sondern auch das positive Signal an die bestehende Belegschaft gesendet, dass ihre Entwicklung und Karriere im Unternehmen gefördert wird.
Talentpool
Die Einrichtung eines Talentpools innerhalb der Bewerbermanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, eine wertvolle Datenbank für zukünftige Recruiting-Vorhaben zu schaffen. Diese Form des Talent-Managements hilft dabei, vielversprechende Kandidaten, die in aktuellen Bewerbungsverfahren vielleicht nicht zum Zuge kamen, für spätere Gelegenheiten zu speichern und zu verwalten. Ein solcher Pool ermöglicht es nicht nur dem HR-Team, sondern auch anderen relevanten Teammitgliedern, potenzielle Talente zu kategorisieren, zu bewerten und bei Bedarf direkt anzusprechen.
Durch das Vertaggen der Personen im Pool und das Anlegen von Bewertungen können Unternehmen effizient passende Kandidaten für neue Positionen identifizieren. Die direkte Kontaktaufnahme mit diesen Talenten, um sie auf passende Stellen aufmerksam zu machen, vereinfacht den Rekrutierungsprozess erheblich. Darüber hinaus erleichtert die Software die Suche im Talentpool durch semantische Suchfunktionen, die eine effiziente Durchforstung des Pools über Schlagwörter, Filter und Tags ermöglichen. So wird der Zugriff auf eine gut organisierte und leicht zu navigierende Talentdatenbank zur wertvollen Ressource bei der Besetzung zukünftiger Positionen.
Analysen und Statistiken
Eine moderne Bewerbermanagement-Software bietet tiefgehende Analysen und Statistiken, die es erlauben, das Monitoring relevanter KPIs feinmaschig und in Echtzeit zu überwachen. Personalverantwortliche profitieren von der Möglichkeit, Daten nach Bedarf zu exportieren und anzupassen, um spezifische Einblicke in ihre Rekrutierungsaktivitäten zu erhalten. Die Software erleichtert dabei die Erstellung von Reportings über verschiedene Aspekte der Einstellungsaktivitäten:
- Dauer bis zur Besetzung einer Stelle (Time-to-Hire)
- Anzahl der Bewerber pro Position + Demografische Kennzahlen
- Herkunft der Bewerbungen (Welche Quelle?)
- Abbruchraten von Seiten der Bewerber
- Kosten für Stellenanzeigen (Cost per Application)
- Einstellungen pro Abteilung
- Zufriedenheit der Bewerber mit dem Bewerbungsprozess
- Antwortgeschwindigkeit des Rekrutierungsteams
- Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire)
- Annahmequote von Jobangeboten (Offer-Acceptance-Rate)
Diese Kennzahlen liefern wertvolle Informationen, um die Talent-Akquisition zu optimieren, strategische Entscheidungen zu treffen und die Gesamtleistung der Rekrutierungsprozesse zu verbessern.
Rollen und Zugriffsrechte
Eine effiziente Bewerbermanagement-Software zeichnet sich durch die Möglichkeit aus, klare Rollen und Zugriffsrechte innerhalb des Rekrutierungsprozesses zu definieren. Dies ermöglicht eine präzise Zuweisung von Verantwortlichkeiten. HR-Verantwortliche übernehmen bestimmte Aufgaben wie rechtliche Rahmenprüfungen der Kandidaten, während die Hiring Manager der einstellenden Fachabteilungen oft die Entscheidung über das Ja oder Nein zu einem Bewerber treffen. Zusätzlich können weitere Teammitglieder, etwa für Peer-Interviews, einfach und gezielt eingebunden werden. Schon im Rahmen der Implementierung sollten Rollenprofile definiert und den passenden Personen zugewiesen werden.
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der Datenschutz. Die Software gewährleistet, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten (zum Beispiel Adressen oder Konto-Informationen) erhalten und nur diese Entscheidungen über Bewerber treffen können. Diese selektiven Berechtigungen sind essenziell, um die Privatsphäre der Bewerber zu schützen und gleichzeitig die Integrität des Rekrutierungsprozesses zu sichern.
Erweiterte Funktionen: Einstellungsanträge
Die Verwaltung von Einstellungsanträgen stellt eine erweiterte Funktion moderner Bewerbermanagement-Software dar. Sie ermöglicht es, den Prozess der Genehmigung und Freigabe neuer Stellen zentral zu steuern und zu dokumentieren. Anstatt Genehmigungen in E-Mails, Meeting-Notizen oder über verstreute Dokumente zu sammeln, wo leicht Missverständnisse entstehen können, bietet die Software eine einzige Plattform, auf der Abteilungen sämtliche Anfragen für neue Stellen direkt einreichen können.
Dabei sind alle Schritte innerhalb des Tools transparent und nachvollziehbar – von der Anfrage, beispielsweise für einen neuen Vertriebsmitarbeiter, bis hin zur Genehmigung oder Ablehnung seitens der Geschäftsleitung. So wird auch auch die strategische Personalplanung innerhalb des Unternehmens softwareseitig unterstützt.
Anbieter-Vergleich: Auswahl der richtigen Bewerbermanagement-Software
Die richtige Bewerbermanagement-Software kann die Personalbeschaffung eines Unternehmens entscheidend voranbringen – mit positiven Effekten für den gesamten Unternehmenserfolg. Der Grund: Werden Stellen schneller (nach-)besetzt, wirkt sich das positiv auf die Rentabilität aus, Teams arbeiten nicht unnötig lange unterbesetzt (Stichwort: Mitarbeiterzufriedenheit) und die Personalabteilung wird durch automatisierte Prozesse stark entlastet.
Entscheidend für den Erfolg ist jedoch eine umfassende Bedarfsanalyse und die Einbeziehung aller relevanten Entscheidungsträger in den Auswahlprozess. Beim Vergleich mehrerer Anbieter ist es ratsam, diese Punkte zu berücksichtigen:
Anforderungen festlegen
Zunächst sollten die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens geklärt werden: Welche Funktionen sind unverzichtbar? Und, bietet die Software die Möglichkeit, nur einzelne Module zu nutzen? Weitere wichtige Entscheidungskriterien: die geschätzte Anzahl der jährlich zu besetzenden Positionen sowie die eventuelle Notwendigkeit, international zu rekrutieren mit entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen.
Kosten
Bei der Kostenkalkulation sind neben den initialen Anschaffungs- und Implementierungskosten auch die laufenden Ausgaben für Betrieb, Support und Wartung zu berücksichtigen. Wichtig ist, die Kostenstruktur der Anbieter genau zu verstehen: Gibt es monatliche Pauschalkosten, Kosten pro Nutzer oder spezielle Lizenzen für zusätzliche Nutzer? Sicherheitsaspekte wie Audits und Serverkosten spielen ebenfalls eine Rolle. Insbesondere flexible Bezahlmodelle, bei denen nur für benötigte Funktionen oder Module gezahlt wird, können von Vorteil sein. Zudem sollte hinterfragt werden, ob Preissteigerungen zu erwarten sind und ob Verhandlungsspielräume bestehen.
Kundenservice, Wartung, Produktentwicklung
Eine gute Bewerbermanagement-Software zeichnet sich ferner durch einen umfassenden Kundenservice aus. Wichtig zu klären: Gibt es persönliche Ansprechpartner und Unterstützung bei der Implementierung sowie Angebote für Schulungen? Hinsichtlich der Produktentwicklung sollten die zukünftige Ausrichtung und geplante Funktionserweiterungen anhand einer Product Roadmap transparent gemacht werden. Vor allem Bewertungen auf Plattformen wie Trustpilot oder Capterra sowie Nutzerfeedback zum Support geben Aufschluss über die Servicequalität. Die Reaktionszeit und Verfügbarkeit über verschiedene Kommunikationskanäle (E-Mail, Telefon, Chat) sowie die Existenz unterschiedlicher Service-Level-Agreements (SLAs) sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
Integration mit bestehenden HR-Systemen
Die Fähigkeit zur nahtlosen Integration in eventuell bereits bestehende HR-Systeme wie HRIS oder HCM ist für die Auswahl einer Bewerbermanagement-Software essenziell. Schnittstellen oder APIs sollten eine unkomplizierte Kommunikation zwischen den Systemen ermöglichen, um jederzeit einen störungsfreien Datenfluss und eine konsistente User Experience über verschiedene HR-Plattformen hinweg zu gewährleisten. Nutzererfahrung und -akzeptanz sind entscheidende Faktoren für den langfristigen Erfolg und die tägliche Nutzung der Software im Unternehmen. Unternehmen, die auch beim Thema HR-Software generell über einen Anbieterwechsel nachdenken, sollten in Erwägung ziehen, ein All-in-one-Tool einzuführen – vom Recruiting über die allgemeine Personalverwaltung bis hin zum Talent Management. Eine HCM (Human Capital Management)- Suite stellt solch eine Lösung dar.
Datenschutzkonformität
Datenschutzkonformität ist ein kritischer Aspekt bei der Auswahl einer Bewerbermanagement-Software. Sie muss die zahlreichen Anforderungen der DSGVO erfüllen. Hierzu zählen Funktionen für die Einwilligung zur Datenspeicherung und -verarbeitung sowie das Recht auf Vergessenwerden und die Löschung von Daten auf Anfrage. Hochwertige Systeme setzen fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien ein, um Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung zu schützen, und gewährleisten darüber hinaus regelmäßige Sicherheitsupdates. Zusätzlich sind eine strikte Zugriffskontrolle, anpassbare Berechtigungen und Maßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein absolutes Muss für den Login sowie die sichere Speicherung von Dokumenten.
Fazit:
Mit der richtigen Bewerbermanagement-Software können Unternehmen ihren Rekrutierungsprozess erheblich optimieren. Zeitersparnis, Effizienzsteigerung und eine verbesserte Candidate Experience sind nur einige der Vorteile, die eine sorgfältig ausgewählte Lösung mit sich bringt, von denen nicht nur HR-Teams, sondern auch Bewerber und das gesamte Unternehmen profitieren.