Bewerbermanagement : Optimaler Aufbau von Recruiting-Prozessen

Effektives Bewerbermanagement, von der Stellenausschreibung bis zur Personalauswahl, ist zentral für den Unternehmenserfolg. Es optimiert nicht nur die Mitarbeitersuche, sondern stärkt langfristig auch die Arbeitgebermarke. In einer sich schnell wandelnden Arbeitswelt ist eine moderne Recruiting-Strategie entscheidend, um die besten Talente anzuziehen und für sich zu gewinnen. Hier hat das Bewerbermanagement neben dem Talentmanagement eine Kernfunktion. Reibungslose, klar strukturierte Bewerbungsprozesse und die Kommunikation mit den Bewerbern stehen hierbei im Zentrum der Bemühungen.

Vorteile von effektivem Bewerbermanagement

Effektives Bewerbermanagement entfaltet eine Reihe von Vorteilen, die sowohl für das Unternehmen als auch für die Bewerber signifikant sind:

• Optimale Talente finden: Ein gezieltes Bewerbermanagement ermöglicht es, nicht nur aus fachlicher Sicht, sondern auch in Hinblick auf die Persönlichkeit die richtigen Mitarbeiter zu finden und damit die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
• Zeit- und kosteneffizientes Arbeiten: Durch optimierte Workflows in der Kandidatenverwaltung sparen Personalabteilungen Zeit und Geld und binden alle Personen wie die Hiring Manager der Fachabteilungen sowie am Prozess beteiligte Kollegen effektiv ein.
• Unnötig lange Vakanzen vermeiden: Schnellere Besetzungsprozesse bedeuten weniger Umsatzverlust durch offene Stellen, wodurch der Firmenerfolg direkt unterstützt wird.
• Arbeitgebermarke und Candidate Experience stärken: Ein professionelles, nutzerfreundliches Bewerbermanagement (z.B. über ein ansprechendes Bewerberportal) fördert das Employer Branding und sorgt für eine positive Candidate Experience, was das Unternehmen auch bei Absagen in gutem Licht dastehen lässt.
• Softwaregestützt mit klaren Daten arbeiten: Der Einsatz von HR-Software ermöglicht eine datengestützte Optimierung des Rekrutierungsprozesses, um herauszufinden, welche Stellenanzeigen und Formate am effektivsten sind.
• Nahtloses Onboarding: Klare Prozesse und eine gute Planung erleichtern eine zügige, strukturierte Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden und verbessern dadurch die Planung und Ausführung aktueller und künftiger Projekte.
• Diese Vorteile zeigen, wie wichtig ein durchdachtes Bewerbermanagement für die gesamte Unternehmensstruktur ist, indem es nicht nur die Effizienz und Effektivität des Einstellungsprozesses steigert, sondern auch maßgeblich zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber beiträgt.

Ablauf Bewerbermanagement

Bevor der eigentliche Bewerbermanagement-Prozess anlaufen kann, ist eine fundierte Personalbedarfsplanung, z.B. durch eine Human Capital Management Strategie, essenziell. Diese legt fest, welche Stellen zu welchem Zeitpunkt zu besetzen sind und definiert die spezifischen Kompetenzanforderungen. Erst auf dieser Basis beginnt das Bewerbermanagement, die Suche nach den passenden Kandidaten strategisch anzugehen.

Der Ablauf des Bewerbermanagements gliedert sich in mehrere zentrale Schritte, die jeweils eine entscheidende Rolle im Prozess der Talentgewinnung spielen:

Formulieren der Stellenausschreibungen: In Zusammenarbeit mit der Fachabteilung werden die Anforderungen in präzise Punkte für das Stellenprofil übersetzt. Wichtig sind eine klare Aufgabenbeschreibung, Einblicke in die Unternehmenskultur und zunehmend auch die Transparenz bezüglich der Gehälter und Benefits, um einen umfangreichen und positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.

Veröffentlichung der Stellenausschreibung: Die Ausschreibung wird über geeignete Kanäle verbreitet, darunter Jobplattformen, LinkedIn, Messen oder Fachmagazine. Automatisiertes Multi-Posting vereinfacht den Prozess und erhöht die Sichtbarkeit der Anzeigen. Moderne, mobile Social-Media-Anzeigen mit minutenschnellen Bewerbungsmöglichkeiten erreichen die Zielgruppe auch außerhalb des Arbeitstages, z.B. beim abendlichen Scrollen auf Instagram.

Eingangscontrolling der Bewerbungen: Nach Eingang der Bewerbungen wird eine Eingangsbestätigung, meist automatisiert, versendet. Der Prozess umfasst das Sichten der Bewerbungen, den Abgleich mit dem Anforderungsprofil und eine erste Vorauswahl in Absprache mit den Hiring Managern.

Kontaktaufnahme zum ersten Kennenlernen: Die Termine für Erstgespräche werden durch Recruiter oder HR-Mitarbeitende geplant und durchgeführt, um z.B. die Echtheit der Angaben und das Interesse der Bewerber zu überprüfen und die grundlegende Eignung der Bewerber festzustellen. Das Ende des Gesprächs dient der Klärung der nächsten Schritte.

Planung der Interviewphase: Abhängig von der Komplexität des Auswahlverfahrens werden weitere Gespräche mit dem Hiring Manager, Peer Interviews oder Treffen mit der Geschäftsführung vereinbart. Zusätzliche Termine wie Case-Präsentationen oder Probearbeiten können Teil des Prozesses sein.

Bewerberauswahl: Nach Abschluss der Interviews erfolgt die Entscheidung. Bewerbern, die nicht ausgewählt wurden, wird zeitnah abgesagt. Geeignete, aber nicht ausgewählte Kandidaten können für den Talentpool vorgemerkt werden.

Verhandlungen und Vertragsunterzeichnung: Mit den ausgewählten Kandidaten werden Vertragsdetails verhandelt. Am Ende des Prozesses steht die beidseitige Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und die Festlegung des Startdatums.

Onboarding: Am ersten Arbeitstag sind alle Vorbereitungen getroffen, Arbeitsmaterialien bereitgestellt und ein Onboarding-Plan entwickelt. Weiterführende Dokumente und organisatorische Schritte sind strukturiert vorbereitet, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.

Best Practices im Bewerbermanagement

Bewerbermanagement ist jedoch weit entfernt von einem starren, immergleichen Ablauf, der lediglich abgearbeitet wird. Vielmehr handelt es sich um einen dynamischen Prozess, der durch verschiedene Methoden nachhaltig und positiv gestaltet werden kann. Mit folgenden Best Practices schaffen es Unternehmen, ihren Fokus über die unmittelbare Einstellung hinaus zu erweitern:

Pflege der Arbeitgebermarke

Die Etablierung eines positiven Unternehmensimages ist ein Schlüsselelement für jede Recruitingstrategie. Dies umfasst die sorgfältige Darstellung und Vermittlung von Unternehmenskultur, Werten und den sich daraus ergebenden Vorteilen für zukünftige Teammitglieder. Hierbei sind sowohl unternehmenseigene Kommunikationskanäle als auch Plattformen von Drittanbietern von großer Bedeutung.

Website: Eine ansprechende Karriereseite, die umfassende Einblicke in den Arbeitsalltag des Unternehmens bietet, ist unerlässlich. Sie sollte nicht nur Informationen zu offenen Stellen enthalten, sondern auch Benefits hervorheben, durch Bilder und Videos die Arbeitsatmosphäre vermitteln, die Unternehmenswerte klar kommunizieren und mögliche Fragen in einem FAQ-Bereich beantworten.

Reaktion auf Arbeitgeber-Bewertungen: Plattformen wie Kununu oder Glassdoor bieten eine öffentliche Bühne für Mitarbeiterfeedback. Ein aktives Management dieser Bewertungen – sei es durch Dank für positives Feedback oder professionelles Kommentieren negativer Kritik – trägt maßgeblich zu einem positiven Arbeitgeberimage bei.

Erreichbarkeit und Präsenz auf LinkedIn: Die Pflege des LinkedIn-Profils mit regelmäßigen Updates, Einblicken in den Arbeitsalltag, Vorstellung von Teammitgliedern, Feiern von Erfolgen und Beförderungen sowie das Teilen von Messeteilnahmen und anderen Unternehmensaktivitäten zeigen die Erreichbarkeit und Transparenz des Unternehmens. Eine enge Abstimmung mit dem Marketing-Team ermöglicht die Ausarbeitung eines kohärenten Social-Media-Plans, der HR-Themen geschickt integriert.

Aussagekräftige Stellenanzeigen: Stellenanzeigen sind ein wichtiger, oft auch erster Berührungspunkt mit den ausschreibenden Unternehmen. Sie müssen nicht nur informativ und klar sein, sondern auch Begeisterung für den potenziellen Arbeitgeber wecken. Dabei ist es wichtig, die Unternehmenskultur und die Employer Value Proposition zu vermitteln, Diversität und Inklusion zu berücksichtigen, transparent über die Benefits zu informieren und insgesamt ein realistisches, aber positives Bild der betrieblichen Arbeitswelt zu zeichnen.

Aufbau eines Talent-Pools und einer Talent-Pipeline

Die Entwicklung eines Talent-Pools und einer Talent-Pipeline ist für Unternehmen ein strategisches Instrument, um langfristig mit hochqualifizierten Kandidaten in Kontakt zu bleiben und schnell auf Personalbedarfe reagieren zu können.

• Personen, die durch interessante Initiativbewerbungen aufgefallen sind.
• Bewerber, die es in der Endauswahl nicht geschafft haben, aber dennoch überzeugten.
• Praktikanten, die sich als High Potentials erwiesen haben.
• Kontakte von Jobmessen oder ähnlichen Networking-Events.
• Kandidaten, die durch Active Sourcing aufgefallen sind.

Es ist hilfreich, den Pool gezielt nach Kriterien wie Verfügbarkeit, Standort, Fachkenntnissen und Erfahrungen zu segmentieren.

Eine aktive und wertschätzende Kommunikation mit Talent-Pool-Kandidaten, inklusive regelmäßiger Nurturing-Kampagnen mit Updates und zum Beispiel auch Einladungen zu Veranstaltungen, fördert langfristige Beziehungen. Eine weitere Möglichkeit ist das Shared Recruiting, bei dem Unternehmen einen gemeinsamen Pool pflegen.

Von Pool zur Pipeline: Während der Talent-Pool eine zunächst noch breite Basis potenzieller Stellenanwärter umfasst, zielt die Talent-Pipeline auf die Identifikation und Vorbereitung von Personen für spezifische, oft häufig zu besetzende Positionen ab. Die strategische Pflege dieser Bewerberquellen ermöglichen es Unternehmen, proaktiv auf die Herausforderungen des Fachkräftemangels zu reagieren und sich im Wettbewerb um die besten Talente erfolgreich zu positionieren.

Auf die eigenen Mitarbeitenden setzen

Eine effektive Best Practice im Bewerbermanagement ist es, die eigenen Mitarbeitenden miteinzubeziehen. Das geht gleich auf verschiedenen Wegen:

Interne Mobilität fördern: Die Förderung von internen Talenten ist entscheidend für eine nachhaltige Personalentwicklung. Durch transparente interne Transfermöglichkeiten und Karrierewege ermutigen Unternehmen ihre Mitarbeitenden, sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln. Dies steigert nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern nutzt auch das vorhandene Potenzial optimal und schont zudem Recruiting-Ressourcen.

Weiterbildung und Entwicklung: Investitionen in die Weiterbildung und Karriereentwicklung der Mitarbeitenden zeigen, dass das Unternehmen in seine Belegschaft investiert. Durch Angebote von Schulungen, Workshops und anderen Lernmöglichkeiten können Mitarbeitende ihre Fähigkeiten erweitern und sich auf zukünftige Rollen im Unternehmen vorbereiten.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme: Ein starkes Mitarbeiterempfehlungsprogramm kann die Rekrutierungseffizienz erheblich steigern. Empfehlungen von eigenen Angestellten sind oft von hoher Qualität, da die Mitarbeitenden in der Regel gut einschätzen können, wer zum Unternehmen passt. Verbunden mit einer Provision für erfolgreich eingestellte Kontakte zahlen solche Programme ebenfalls auf die Employee Experience ein.

Trends im Bewerbermanagement

Das Feld des Bewerbermanagements ist stetig im Wandel und erfährt durch technologische Fortschritte sowie sich ändernde Bewerbererwartungen kontinuierlich neue Impulse. In diesem Kapitel werfen wir einen Blick auf die aktuellen Trends und Entwicklungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Personalgewinnungsstrategien anzupassen und zu optimieren. Von softwaregestützten Lösungen bis hin zu neuen Ansätzen in der Kandidatenansprache – diese Trends setzen neue Maßstäbe im Bewerbermanagement.

360-Grad-Digitalisierung des Rekrutierungsprozesses

Die 360-Grad-Digitalisierung des Rekrutierungsprozesses stellt einen zentralen Trend dar, der das Bewerbermanagement grundlegend verändert. Dieser Ansatz umfasst den Einsatz von Technologien und Software in allen Phasen der Kandidatensuche und -auswahl zum Beispiel mithilfe von Bewerbermanagementsystemen. Einige Schlüsseltechnologien und Fachbegriffe, die in diesem Kontext häufig erwähnt werden, sind:

Applicant Tracking Systeme (ATS): Diese Systeme dienen der Verwaltung von Bewerbungsprozessen und verbessern die Effizienz, indem sie Stellenanzeigen verbreiten, Bewerbungen sammeln und sortieren sowie die Kommunikation mit Kandidaten automatisieren.

KI-basierte Screening-Tools: Künstliche Intelligenz wird eingesetzt, um Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen vorzusortieren und die am besten geeigneten Kandidaten zu identifizieren. Dies kann den Auswahlprozess beschleunigen und gleichzeitig die Qualität der Kandidatenauswahl erhöhen.

Robot Recruiting: Unter Robot Recruiting versteht man den Einsatz von Chatbots und anderen automatisierten Systemen, die einfache Interaktionen mit Bewerbern übernehmen können. Sie beantworten Fragen, sammeln Informationen und bieten ein interaktives Erlebnis.