HR Management Software & IT: Gemeinsam oder getrennt?

2023 nutzten bereits 89 % aller Personaler im deutschsprachigen Raum Software im HR-Bereich (Studie von Personal Manager). Und das Stichwort „Cloud“ ist dabei prädominant: 46 % der HR-Management-Softwarelösungen sind in der Cloud angesiedelt, während weitere 39 % ein hybrides Set-up nutzen (IDG Studie Digitalisierung im Personalwesen). Es geht also klar weg vom Papierkram hin zum massiven Einsatz von Cloud-Technologien. Und jetzt kommen noch HR Tech, Automation und Künstliche Intelligenz dazu. Ohne Technik und IT geht es im modernen Personalwesen nicht mehr!

So unterstützt HR Management Software die Personalarbeit

Digitalisierung, agiles Projektmanagement und Automatisierung gewinnen in Unternehmen zunehmend an Bedeutung – ein Trend, der natürlich auch in den HR-Abteilungen angekommen ist. Hier erleichtert Software schon seit einiger Zeit traditionelle Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, das Hiring Management und die Planung flexibler Arbeitszeiten. HR Management Software greift dem Team noch weiter unter die Arme und erleichtert unter anderem das Online-Recruiting, verwaltet digitale Personalakten und integriert neue Mitarbeiter nahtlos in den bereits bestehenden Mitarbeiterstamm. Kurz gesagt, HR Management Software transformiert die manuelle Verwaltung von Personaldaten in einen digitalen Prozess.

Wenn Sie zum ersten Mal mit dem Thema der HR-Management-Software in Kontakt kommen, werden Sie möglicherweise auf verwandte Begriffe stoßen, wie z. B. Human Resource Information System (HRIS), Human Capital Management (HCM) oder auch Human Resource Management System (HRMS). Alle beschreiben ähnliche Konzepte, mit leicht unterschiedlichen Schwerpunkten. Und je nach HR-Softwarelösung werden entweder alle oder aber nur spezifische HR-Prozesse digital abgebildet. Nachfolgend stellen wir einige ausgewählte Funktionen kurz vor:

Recruiting und Onboarding

Bei Recruiting und Onboarding dreht sich alles darum, geeignete Kandidaten für das Unternehmen zu identifizieren, erfolgreich einzustellen und ihnen einen reibungslosen Start im Unternehmen zu ermöglichen. Ziel ist es, neue Mitarbeiter so zu begleiten, dass sie sich langfristig im Unternehmen einbringen und entfalten können. Der Einsatz digitaler Tools optimiert diesen Prozess, indem er die Abwicklung beschleunigt und dafür sorgt, dass sich Bewerber von Anfang an gut aufgehoben fühlen.

Talentmanagements

Im Bereich des Talentmanagements unterstützt Software dabei, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, sie im Unternehmen zu halten und ihre Kompetenzen gezielt zu fördern. Das Ziel ist es, diese Mitarbeiter kontinuierlich zu motivieren und für ihre Weiterbildung zu sorgen. Durch die Digitalisierung ergeben sich auch in der Personalentwicklung neue Möglichkeiten, wie kontinuierliches digitales Lernen oder das gezielte Ansprechen potenzieller Talente im Internet, auch bekannt als Active Sourcing.

Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiterzufriedenheit ist ein wichtiger Faktor, da zufriedene Mitarbeiter mehr Motivation, Einsatz und Produktivität zeigen. Unternehmen sollten daher diese Zufriedenheit regelmäßig messen, indem sie die Mitarbeitenden aktiv nach ihrer Meinung fragen und deren Vorschläge für Verbesserungen einholen. Dank digitaler Tools können sich Mitarbeiter in einem vertraulichen Rahmen äußern, was es für die Personalabteilung einfacher macht, zeitnah wertvolles Feedback zu erhalten und gezielt Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsumfeldes zu ergreifen. So lassen sich mit nur wenigen Klicks große Datenmengen auswerten und wertvolle Einsichten gewinnen.

Kompensationsmanagement

Die Gestaltung von Vergütungssystemen, spielt eine zentrale Rolle in Unternehmen, da Mitarbeitergehälter einen großen Teil der Betriebskosten ausmachen. Dieser Bereich des HR-Managements ist verantwortlich für die Entwicklung und Pflege von Vergütungssystemen, mit dem Ziel, faire und leistungsbezogene Bezahlungsstrukturen zu schaffen. Durch den Einsatz von Software können Unternehmen ihre Ressourcen strategisch nutzen, beispielsweise durch das schnelle Erstellen von Gehalts- und Prämienberichten, das Verfolgen der Arbeitskosten in Echtzeit oder das Rationalisieren des Dateneingabeprozesses für Mitarbeiterinformationen.

Personalstammdaten und die digitale Personalakte

Personalstammdaten und die digitale Personalakte sind Kernelemente moderner HR-Systeme. Die digitale Personalakte, ein spezielles Dokumentenmanagement-System für Personalabteilungen, transformiert die herkömmliche, papierbasierte Personalakte in ein digitales Format. Dieser Wandel trägt nicht nur zu einer erheblichen Reduktion von Papierverbrauch und Platzbedarf bei, sondern ermöglicht auch die Automatisierung vielfältiger Personalprozesse. Ebenso gewährleistet sie den standortunabhängigen Zugriff auf Personaldaten, was eine flexible und effiziente Personalverwaltung unterstützt.

Gemeinsam stark: IT und HR-Management im Team

Die Digitalisierung und der Einsatz von IT in der Personalarbeit markieren einen klaren Trend: Weg von routinemäßigen, administrativen Aufgaben hin zu Tätigkeiten, die echten Mehrwert schaffen. Diese Verschiebung führt nicht nur zu einer signifikanten Reduktion manueller Arbeit in der HR-Abteilung, sondern etabliert auch neue Bereiche der Verantwortung. Gleichzeitig stellt sich die Frage nach der Notwendigkeit und Art der Zusammenarbeit zwischen IT und HR, insbesondere angesichts der Tatsache, dass bei vornehmlich auf SaaS basierenden Systemen die Rolle der IT infrage gestellt werden kann. Brauchen wir in diesem Kontext die IT überhaupt noch?

Bei der Beantwortung dieser Frage, darf man nicht außer Acht lassen, dass bei der Auswahl und beim Einrichten von HR-Management-Software viele technische Details überlegt und werden sollten:

• Best-of-Breed Einzellösungen oder Alleskönner? Welche HR-Prozesse an eine Software ausgelagert werden sollen, kann nur die Personalabteilung entscheiden. Bei technischen Überlegungen, wie der Entscheidung zwischen spezialisierten Einzellösungen oder aber einer integrierten Gesamtlösung für HR-Management, leistet die IT-Abteilung wertvolle Unterstützung. Die Kernfrage dabei ist, ob man führende Spezialanwendungen für einzelne Prozesse oder eine einheitliche Plattform bevorzugt, die alle HR-Funktionen nahtlos integriert. Jeder Weg bietet eigene Vorteile und stellt spezifische Herausforderungen dar, deren Stärken und Schwächen abgewogen werden müssen.
• Cloud oder doch vor Ort? Bei der Digitalisierung im HR-Bereich steht man vor der Entscheidung: Soll die Lösung On-premise, Hybrid oder in der Cloud betrieben werden? Diese Wahl ist entscheidend für die strategische Ausrichtung der IT-Infrastruktur und beeinflusst maßgeblich Flexibilität, Skalierbarkeit und die Kosten-Effizienz der HR-Systeme auf lange Sicht. Ferner spielen Datenschutz und Datensicherheit eine wesentliche Rolle. Ebenso wichtig ist, wie diese Entscheidung die internen IT-Kompetenzen und die Integrationsfähigkeit mit vorhandenen Systemen beeinflusst.
• Global denken oder lokal handeln? Bei Unternehmen mit mehreren, mitunter auch internationalen Standorten, stellt sich die Frage nach einer zentralen globalen oder dezentralen lokalen HR-IT-Strategie. Globale Ansätze schaffen Synergien und Konsistenz, während lokale Lösungen Flexibilität und Anpassung an regionale Anforderungen bieten. Die Wahl muss individuell, basierend auf den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens, erfolgen, um die optimale HR-IT-Ausrichtung zu gewährleisten.
• Integration ist alles: Anbindung bzw. Einbindung in existierende Systeme: Integration bedeutet, unterschiedliche Anwendungen und Systeme so miteinander zu verknüpfen, dass sie als ein einheitliches, effektives Gesamtsystem fungieren. Die Integration einer neuen HR-Software mit bestehenden Systemen ist unerlässlich, um Daten effizient und automatisch auszutauschen und nicht mehr auf zeitaufwendigen und fehleranfälligen manuellen Datentransfer zurückgreifen zu müssen. Nur so können HR-Prozesse optimiert und die Mitarbeiter-Experience verbessert werden.
• Was wird aus den Altsystemen? Beim Übergang zu neuen HR-Systemen gilt es, bestehende Altsysteme geschickt zu ersetzen. Oft laufen mehrere Systeme parallel, die ähnliche Aufgaben erfüllen. Die Entscheidung, einige dieser Systeme zu erneuern oder abzulösen, erfordert eine Neukonzeption der Nutzung und Anpassung der Datenmodelle. Zudem ist eine gründliche Planung für die Deaktivierung der Altsysteme essenziell. Die Migration auf das neue Set-up muss minutiös geplant werden, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten, bei dem die Integrität und Sicherheit der Daten gewahrt bleiben, und vor allem auch die Nutzer der Lösung begleitet werden.

Obwohl Aufgaben, die früher umfassendes IT-Wissen erforderten, heute einfacher geworden sind, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen HR und IT für eine optimale Gestaltung des Zusammenspiels zwischen Technik und HR-Prozessen unabdingbar. Dies beginnt bereits bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen, erstreckt sich über die Implementierungsphase und reicht bis zur Außerbetriebnahme veralteter Systeme. Damit dies ohne Komplikationen abläuft, ist es wichtig, dass beide Seiten ein fundiertes Verständnis für die Belange und Kenntnisse des anderen aufbauen. Die relativ neue Rolle des HR-IT-Managers verdeutlicht zusätzlich, wie wichtig die Zusammenarbeit zwischen diesen beiden Bereichen ist.