So kann die richtige Software für die Lohnabrechnung das Personalwesen optimieren

Ein immer wiederkehrendes Thema im Personalwesen ist die Lohnabrechnung. Im Normalfall jeden Monat steht die Gehaltsabrechnung für sämtliche Mitarbeiter an. Dabei kann bei ineffizienter Planung viel Arbeit anfallen. Die Lösung ist der Einsatz von HR Management Software. Mit einer elektronischen Lohnabrechnung können Prozesse ganz leicht optimiert werden. Dabei ist die Häufigkeit der Verwendung und die richtige Software entscheidend.

Software für Lohnabrechnung: Was muss sie leisten können?

Im Personalwesen haben die Verantwortlichen auf den ersten groben Blick eine leichte Aufgabe mit Lohnabrechnungen zu bewältigen. Doch bestimmte Herausforderungen sorgen dafür, dass sich die Prozesse mehr als erwartet ziehen. Denn neben dem Bereitstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst können persönliche Situationen für große Unterschiede sorgen. Diese Situationen beinhalten zum Beispiel Arbeitnehmer in Mutterschutz, Kurzarbeit oder Alterszeit. Entsprechend groß sind die Anforderungen an die HR Management Software, die möglichst viel Funktionalität mitbringen sollte, um auf alle Eventualitäten reagieren zu können.

Ein Beispiel ist die Integration von ELSTER bzw. ELSTAM. Die elektronische Steuererklärung und Lohnsteuerabzugsmerkmale haben beide den Vorteil, nicht mehr auf Papier durchgeführt werden zu müssen. Deshalb bieten sie sich perfekt dazu an, direkt ein Teil der Software zu sein. Sämtliche Daten können digital übermittelt werden und verringern den Aufwand enorm. Das gilt ebenfalls für die Abrechnung von Mitarbeitern in Kurzzeit. Da die Kurzarbeit in der deutschen Industrie zunehmend ist, gewinnt diese Thematik für die HR-Abteilungen immer mehr an Bedeutung. Nachdem die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in vollem Umfang erstellt wurden, sind sie zudem einfach bereitzustellen. Die zentrale Plattform bringt dem Personalwesen also auch nach der eigentlichen Arbeit viele Vorteile. Rückwirkende Änderungen, etwa in Form von Rückrechnungen, lassen sich automatisch integrieren, wobei auch das übersichtliche Interface für alle Seiten von Bedeutung ist.

Ziele der HR Management Software

Wer im Personalwesen darüber nachdenkt, eine HR Management Software einzusetzen, muss diesen Einsatz mit den Unternehmenszielen abstimmen. Eines der Hauptziele richtet sich verständlicherweise an die HR-Abteilung selbst. Die Software kommt hier vor allem zum Einsatz, um sie zu entlasten und möglichst vor Überstunden zu bewahren. Durch die Automatisierung bzw. Vervollständigung vieler Vorgänge stellt die Erleichterung des Alltags eine große Hilfe dar. Das gilt insbesondere für wiederkehrende Vorgänge, die zuvor stets neu bearbeitet werden mussten. Durch den richtigen Einsatz von HR Management Software ist dieser Teil der Abrechnung nun größtenteils bereits erledigt, bevor es losgeht.

Auch der besten HR-Abteilung können Fehler unterlaufen. Es ist ein menschlicher Zug, der sich vor allem dann einschleicht, wenn repetitive Aufgaben auftreten. Und dennoch sorgen sie am Ende für Probleme, weil die Zahlen eventuell nicht übereinstimmen. Die Überarbeitung der Fehler kostet wiederum Zeit und Geld. Durch die Automatisierung und elektronische Umsetzung werden Fehler minimiert und lassen dem Personalwesen einiges mehr an Spielraum. Zu guter Letzt ist vor allem in Deutschland ein weiterer Vorteil, den Betriebsablauf modernisieren zu können. Im Hinblick auf die Digitalisierung hängt das Land im internationalen Vergleich nach wie vor zurück. Das führt wiederum in einzelnen Betrieben zu Schwierigkeiten. Durch die Software zur Lohnabrechnung wird zumindest ein kleiner Schritt in die korrekte Richtung gemacht. Dieser wird sich auf lange Sicht definitiv auszahlen, vor allem wenn die Vorgänge aktuell zu große Ressourcen verschlingen.