Online Kollaboration: Kann Ihr Personalmanagement-Team von online Kollaborations-Software und -Instrumenten profitieren?

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Talentmanagement

09 January 2020

3 min

Online Kollaborations-Tools sind im Personalmanagement des 21. Jahrhunderts nicht mehr wegzudenken. Laut einer aktuellen Spiceworks und Lifesize Studie nutzen bereits 92 Prozent der befragten Studienteilnehmer eine derartige Software. Insbesondere bei einem großen Workforce und regelmäßiger Arbeit über das Internet sollte die Personalverwaltung daher über die Einführung entsprechender Werkzeuge in den Betriebsablauf nachdenken. Denn Personalmanagement online ist heute eine Realität und die Entwicklung wird sich in den kommenden Jahren nur noch weiter verstärken. Wie und wann kann das eigene Team aber von Kollaborations-Software profitieren?

Wann kann Ihr Team von HR Kollaborations-Software profitieren?

Digitale Personalakten, geteilte Projektpläne über das Netz, Management-Methoden wie SCRUM (nicht nur) bei Software-Projekten: Wie eine IDC-Studie im Auftrag von SAP ergeben hat, haben bereits 63 Prozent der kleinen und mittelständischen deutschen Unternehmen die digitale Transformation abgeschlossen und nutzen im Rahmen dessen auch online Software für die interne Zusammenarbeit. HR-Teams und die Personalverwaltung profitieren gleich in mehrfacher Hinsicht von der schlauen Software: Kollaborations-Tools verbessern den Arbeitsablauf, sparen Zeit und Geld und verringern den Organisationsaufwand, sowie den Papierstau im Unternehmen. Kann demnach auch Ihr HR-Team von den cleveren Tools profitieren? Ja, insbesondere dann, wenn einige der im Folgenden genannten Voraussetzungen erfüllt werden.

Zum einen ist ein großes Workforce ein Indikator für den Einsatz von Kollaborations-Tools: Je größer die Anzahl der Mitarbeiter, desto stärker profitieren Unternehmen von der Digitalisierung der Personalverwaltung. Findet die Arbeit im Unternehmen ohnehin zu einem großen Teil über das Internet statt, so lohnt sich der Einsatz noch mehr. Besonders effektiv eingesetzt werden können Kollaborations-Tools, wenn die Personalabteilung aus mehreren Teams besteht, jede Abteilung ihren eigenen HR-Vertreter hat oder generell im Unternehmen viel über Teamgrenzen hinweg gearbeitet wird.

Die Vorteile von Kollaborations-Software

Was aber sind die Vorteile von Kollaborations-Software beim Stichwort Personalmanagement online? Zum einen sorgen die Tools für eine flexible Arbeitsumgebung: Auch die HR-Abteilung möchte heute flexibel und standortunabhängig arbeiten können, den Teammitgliedern die Möglichkeit für Home Office an bestimmten Tagen bieten und effektiv zusammen arbeiten. Hierfür sind online Kollaborations-Werkzeuge perfekt geeignet. Arbeitet man dann noch mit Freelancern oder Festangestellten per Internet zusammen, summieren sich die Vorteile weiter.

Dank inzwischen standardmäßig eingesetzter HTTPS Verschlüsselung, sowie der Möglichkeit, einzelnen Teammitgliedern Rollen zuzuweisen und dadurch festzulegen, wer über welche Kompetenzen verfügt, ist online Kollaboration zudem extrem sicher.

Ein weiterer Vorteil: Die Produktivität der Mitarbeiter steigt außerdem vor allem dadurch, dass mehrere Personen in Echtzeit gemeinsam an Akten, Dokumenten oder Präsentationen arbeiten können – das sogar um bis zu 20 Prozent, wie Untersuchungen nahelegen. Das erklärt die hohe Nutzung aller Arten von Kollaborations-Software in Unternehmen: Google alleine konnte letztes Jahr die Marke von einer Milliarde Nutzer seines Tools Google Drive verkünden, welches oft auch zur Zusammenarbeit in Unternehmen eingesetzt wird.

Fazit: Für Ihr Team geeignet?

Ist Online Kollaborations-Software also für Ihr online Personalmanagement geeignet? Wenn Ihr Unternehmen viele junge Mitarbeiter beschäftigt, Sie über eine große Zahl an Angestellten verfügen, Ihr Team von einer flexiblen und standortunabhängigen Arbeitsumgebung profitieren könnte und somit auch Konzepte wie Home Office in den Arbeitsalltag integriert werden sollen, dann ja. Prinzipiell kann jedes kleine, mittelständische und große Unternehmen profitieren, wenn die Personalverwaltung die Chancen der Digitalisierung nutzt. Wichtig ist dabei, einen geeigneten Anbieter zu finden, welcher passend zugeschnittene Lösungen für den eigenen Betriebsablauf bietet.