In 3 Schritten versteckte Kosten der Personalbeschaffung erkennen und senken

Einstellungsprozesse sind das Sorgenkind der Personalverantwortlichen: Sie werden immer komplexer und zeitaufwändiger. Auch ihr Preis wird aufgrund vieler versteckter Kosten weitgehend unterschätzt.

Hier sind 3 konkrete Möglichkeiten, diese Art von Kosten effektiv zu reduzieren.

Was sind versteckte Kosten?

In einer Zeit des ungebremsten Wettbewerbs um Talente erweist sich vor allem die Senkung der Einstellungskosten als strategische Herausforderung. Inzwischen weiß man jedoch, dass viele dieser Kosten versteckt sind: Sie belasten die Geschäftsprozesse und ihre Auswirkungen können nicht genau gemessen werden. Sie lassen sich jedoch in mehrere Kategorien einteilen:

• Der Zeitverlust durch langwierige Auswahlverfahren, die oft von nicht spezialisierten Mitarbeitenden durchgeführt werden und somit viele Arbeitsstunden benötigen;
• Effizienzverluste durch hohe Fluktuation, die zuweilen lange und kostspielige Einarbeitungs- und Übergabezeiten erfordern;
• Verlust des Engagements der Mitarbeitenden aufgrund der Herausforderung, einen kohärenten und stabilen Teamgeist aufrecht zu erhalten.

Versteckte Kosten mit erheblichen Auswirkungen

Diese versteckten Kosten sind im Falle einer fehlgeschlagenen Rekrutierung besonders signifikant. Neben den direkten finanziellen Verlusten können Einstellungsschwierigkeiten aber auch einen Wettbewerbsnachteil für jene Akteure bedeuten, die strategisch Talente mit spezifischen Fähigkeiten akquirieren müssen, um im Innovationswettlauf mithalten zu können.

Was kann getan werden, um diese versteckten Kosten zu verringern?

Es gibt drei Haupthebel, die Unternehmen nutzen können, um versteckte Kosten bei Einstellungsverfahren deutlich zu senken:

Förderung der internen Mobilität

Die Weiterentwicklung eines Mitarbeitenden, der bereits Teil des Unternehmens ist, birgt oft ein wesentlich geringeres Risiko als eine Neueinstellung. Da seine Leistungen und Soft Skills den Kollegen bekannt sind, können sie zuverlässiger beurteilt werden. Ihre Integration erfordert zudem aufgrund ihrer Kenntnis des Unternehmens sowie seiner Kultur und Prozesse zwangsläufig eine viel kürzere Übergangszeit.

Darüber hinaus ist interne Mobilität auch ein wichtiger Faktor für das Engagement: Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung motivieren die Mitarbeitenden, indem sie die engagiertesten belohnen und ihre Loyalität gegenüber dem Unternehmen stärken.

Um diese Art der Rekrutierung zu fördern, bietet die Cegid Talentsoft-Lösung ein Tool für einen Marktplatz an Möglichkeiten, auf dem die Mitarbeitenden nach Stellenangeboten innerhalb des Unternehmens suchen können, die ihrem Profil und ihren Fähigkeiten entsprechen. Dies bietet den Personalverantwortlichen auch die Möglichkeit, jedem Einzelnen gezielte interne Mobilitätsvorschläge zu machen.

Automatisierung der Einstellungsprozesse

Die versteckten Kosten der Personalbeschaffung können auch durch die teilweise Automatisierung verschiedener Phasen des Recruiting-Prozesses gesenkt werden: Ausschreibung und Registrierung von Bewerbungen, Anwerbung und Auswahl von Kandidaten, administratives und operatives Onboarding, usw.

Indem sie Dauer des Talentakquisitionsprozesses drastisch verkürzt, optimiert die Automatisierung nicht nur die Kosten, sondern verbessert auch die Candidate Experience der Bewerbenden. Künftige Mitarbeitende werden in Echtzeit über die Bearbeitung ihrer Bewerbungen informiert und profitieren von schnelleren Antworten. Dies ist besonders wichtig, wenn man bedenkt, dass laut einer von RegionJob durchgeführten Studie 60 % der Talente aufgeben, wenn der Rekrutierungsprozess zu kompliziert ist.

Eine Rekrutierungssoftware wie Talentsoft ist daher eine Möglichkeit, den Einstellungsprozess zu optimieren und große Mengen von Bewerbungen einfach zu verwalten. Mit ihrer vorgefertigten, vollständig anpassbaren Karriere-Website ist sie ein erstklassiges Instrument für die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden, Managern über die Abteilungsleiter bis hin zur Personalabteilung. Sie können während des gesamten Prozesses Informationen austauschen und beispielsweise Bewerbungen vor der Übermittlung kommentieren. Eine Historie bewahrt alle Berichte und Meinungen für die spätere Verwendung auf. Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten in Deutschland und im Ausland werden solche Informationen in einer zentralisierten Personalbeschaffung immer wichtiger.

Netzwerke nutzen

Das Netzwerk der Mitarbeitenden ist für die meisten Arbeitgeber eine weitgehend ungenutzte Ressource. Ehemalige Klassenkameraden, Ex-Kollegen oder berufliche Partner – jedes Mitglied eines Unternehmens kennt persönlich Personen, deren Fähigkeiten für das Team wertvoll sein könnten.

Um dieses informelle Netzwerk zu stärken und voll auszuschöpfen, sind definierte Prozesse und Bonusprogramme unabkömmlich. So werden die Hürden für Mitarbeitende, geeignete Kandidaten zu empfehlen, möglichst geringgehalten und zugleich Anreize geschaffen

sodass Mitarbeitende mit möglichst geringen Hürden und hohem Anreiz geeignete Kandidaten empfehlen können.

Genau das ermöglicht die Lösung von Cegid Talentsoft. Dank des speziellen Kooptationstools können Mitarbeitende eine Liste der für Mitarbeiterempfehlungen offenen Stellen durchsuchen und mit wenigen Klicks einen Kandidaten empfehlen. Sie müssen lediglich einige Informationen ausfüllen und eine Nachricht an den zuständigen Personalverantwortlichen senden, um Empfehlungspunkte zu sammeln und sie schließlich gegen Prämien einzutauschen.

Optimierung der Prozesse zur besseren Identifizierung von Talenten

Wenn Einstellungskosten die Bilanzierung von Unternehmen jeder Größe zunehmend belasten, ist die Senkung versteckter Kosten eine Priorität für viele Personalabteilungen. Um dieses Ziel zu erreichen, stützen sich diese 3 Hebel auf die Zentralisierung und Nutzung von Personalinformationen. Diese Prozesse werden durch HR-Lösungen der nächsten Generation erleichtert. Cegid Talentsoft bietet eine komplette Suite von Tools, die entwickelt wurden, um die Rekrutierungsprozesse von der Profilauswahl bis zum Onboarding tiefgreifend zu vereinfachen.