Hybrides Arbeitsumfeld – 5 Prioritäten für IT-Führungskräfte

Seitens der Arbeitnehmer ist der Wunsch nach flexiblem und hybridem Arbeiten weiterhin groß. So berichtet eine aktuelle Studie, dass nur weniger als 10% der Wissensarbeiter täglich im Büro sein möchten. Tatsächlich arbeiten aber 49% der Mitarbeitenden vor Ort, 42% in einem hybriden Arbeitsumgebung (2021 waren es nur 28%) und 9% komplett remote. Arbeitgeber sehen sich auch immer öfter mit dem Wunsch nach mehr Selbstbestimmung konfrontiert: 75% der Mitarbeiter möchten selbst entscheiden, an welchen Tagen sie ins Büro kommen und an welchen sie im Homeoffice arbeiten.

Es ist an der Zeit, dass Unternehmen erwägen, wie ihre Arbeitsumgebungen aussehen sollten, damit die Beschäftigten bestmöglich ortsunabhängig arbeiten können. Dazu gehören auch Überlegungen zu notwendigen Investitionen, wie zum Beispiel Softwaretools, die die Off- und Online-Welt miteinander verbinden und gleichzeitig die Zusammenarbeit, Produktivität und IT-Sicherheit steigern.

Die Umstellung auf ein Hybridmodell erfolgt nicht einfach über Nacht. Hier sind IT-Verantwortliche gefordert, die notwendige Infrastruktur sowie die entsprechenden Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen zu planen und umzusetzen und eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten. IT-Führungskräfte sollten die fünf folgenden Schwerpunkte priorisieren.

1. Hybrides Arbeitsumfeld: Teamzusammenarbeit und Kommunikation 

Im Rahmen einer aktuellen Studie geben 25 Prozent der befragten IT-Führungskräfte an, sich vor allem auf das Thema Zusammenarbeit und Kollaboration zu konzentrieren, und 84% der Befragten planen in sogenannte FoW Initiativen (Future of Work bzw. Zukunft der Arbeit) zu investieren. Hierbei liegt das Interesse unter anderem auf der Beschaffung von Team-Kollaborationssoftware, einheitlicher Kommunikation oder auch HR-Software.

Die obengenannten Aussagen der IT-Leiter unterstreichen, dass Kommunikation und Teamzusammenarbeit weiterhin höchste Priorität haben, wenn es um hybrides Arbeiten geht. Es muss zu jeder Zeit sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter – unabhängig von ihrem Standort – effizient und reibungslos miteinander zusammenarbeiten können und ein entsprechender Austausch gewährleistet ist.

Im Zuge dessen sollten Sie Folgendes bedenken: Viele der vorherrschenden Ansichten über unseren Arbeitsplatz sind immer noch durch das Konzept klassischer Büros geprägt. Diese sind seit jeher darauf ausgelegt, Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Heute bieten IT-Innovationen wie Kollaborationssoftware oder Messaging-Dienste ähnliche Vorteile – nur eben auf eine skalierbare Art und Weise. CIOs müssen daher Konzepte für Kommunikation, Schulungen und Weiterentwicklung, oder auch Wissensaustausch neu überdenken und dabei digitale Anwendungen berücksichtigen. Hier geht es darum, eine nahtlose Erfahrung für alle Beschäftigten zu schaffen, sodass diese sowohl im Homeoffice als auch im Büro ihr volles Potenzial entfalten können.

Es gilt diejenigen Prozesse, Aufgaben und Aktivitäten zu identifizieren, die einen persönlichen Dialog oder eine Diskussion erfordern, und sich auch digital abbilden lassen. Waren im Büro beispielsweise kurze spontane Gespräche über den Schreibtisch sinnvoll und produktiv, melden sich Mitarbeiter womöglich nicht via Telefon und Messenger, da der Status des Kollegen oft als „beschäftigt“ angezeigt wird. Hier kann die Einrichtung eines „verfügbar“-Zeitfensters im Kalender helfen, um Spontaneität zu schaffen bzw. wiederzuerlangen.

2. Hybrides Arbeiten – sicher ist sicher!

Für IT-Leiter bringt der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell bedeutende Sicherheitsrisiken mit sich, von der Wahrung der Datensicherheit bis hin zur Gewährleistung sicherer Verbindungen außerhalb des Firmennetzwerks. Tatsächlich ist die Sorge um Sicherheit einer der vorrangigen Gründe, warum beim Umstieg auf ein hybrides Arbeitsumfeld gezögert wird. Zum Glück existieren heute viele Lösungen, die diesen Übergang erleichtern und Sicherheitsrisiken handhabbar machen.

Der menschliche Faktor ist und bleibt einer der größten Sicherheitsschwachpunkte. Als IT-Führungskraft sollte Ihr Hauptaugenmerkt darauf liegen, die Mitarbeitenden regelmäßig hinsichtlich der Sicherheitsbelange zu sensibilisieren. Es ist wichtig, ihnen klarzumachen, dass mit der zunehmenden Eigenständigkeit auch die Verantwortung steigt, empfindliche Bereiche Ihres Unternehmens zu schützen.

Neben der Sensibilisierung zu Sicherheitsthemen und dem richtigen Verhalten, müssen natürlich auch technische Sicherheitsmaßnahmen für die wachsende Zahl an Remote-Mitarbeitern und deren Geräte bereitgestellt werden. Dazu gehören unter anderem:

• Internet-DNS-Schutz:
  Ein DNS-Schutz sorgt dafür, dass Benutzer vor gefährlichen Internetseiten geschützt sind, unabhängig davon, ob sie sich innerhalb oder außerhalb des Firmennetzwerks befinden. Im Kontext von DNS-Management ist es des Weiteren möglich, Nutzungsrichtlinien zu definieren und sicherzustellen, dass DNS-Anfragen an das schnellst verfügbare Rechenzentrum mit automatischer Ausfallsicherung gesendet werden.
• Multi-Faktor-Authentifizierung:
  Die Implementierung einer Multi-Faktor-Authentifizierung garantiert ein strenges Verifizierungsverfahren zur Überprüfung der Nutzeridentität, bevor der Zugriff auf Applikationen freigeben wird. Besonders in einer hybriden Arbeitsumgebung hilft ein Zero-Trust-Modell dabei, die Identität der Anwender zu überprüfen und auch das Vertrauen in ihre Geräte herzustellen. Dadurch lassen sich potenzielle Risiken und Angriffspunkte reduzieren.
• Sicheres VPN:

Mithilfe von VPNs, können Mitarbeitende standortunabhängig und egal von welchem Endgerät aus arbeiten. Gleichzeitig behält die IT-Abteilung die nötige Transparenz und Kontrolle, welche User und welche Endgeräte auf die Infrastruktur zugreifen. Besonders in BYOD (Bring Your Own Device) Umgebungen, gilt es, sämtliche Geräte, die Zugriff auf die Firmeninfrastruktur haben, zu kontrollieren und zu identifizieren. Unabhängig davon, ob sie dem Unternehmen oder den Arbeitnehmern gehören.

Im Zuge der IT-Sicherheitsfragen für ein hybrides Arbeitsumfeld gewinnt auch das Thema Integrität an Bedeutung. Dies betrifft sowohl Daten und Datensicherheit als auch die Zuverlässigkeit von Internetverbindungen und klarer Sicherheits- und Vertraulichkeitsrichtlinien. Die Remote-Arbeit wirft zudem neue ethische Fragen auf. Zum Beispiel können Technologien zur Überwachung von Mitarbeitern Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und Fragen zur Zustimmung aufwerfen. Daher muss Integrität sowohl die Aktivitäten der Beschäftigten als auch des Unternehmens umfassen. Um die Integrität in einem Hybridmodell zu managen, sollten Sie daher die Eigenschaften und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters am Arbeitsplatz überprüfen und unter Risikogesichtspunkten bewerten. Richtlinien zu Sicherheit, Vertraulichkeit, Glaubwürdigkeit und Haftung unterstützen zusätzlich. Entsprechende Notfall- und Backup-Pläne bereiten IT-Teams zusätzlich auf bekannte Risiken wie Strom- oder Internetausfälle vor.

3. Das Konzept „Büro“ in einem hybriden Arbeitsumfeld neu überdenken

Was auf den ersten Blick nicht als Aufgabe des CIOs oder der IT an sich erscheinen mag, ist es in diesem Fall jedoch allemal, denn eine „Work Anywhere“-Mentalität erfordert, dass die Mitarbeiter mit den notwendigen digitalen Tools und Anwendungen ausgestattet sind, um ortsunabhängig produktiv zu arbeiten.

In diesem Szenario wandelt sich das Büro immer mehr von einem Ort, an dem Mitarbeiter bislang üblicherweise ihre Arbeit erledigt haben, zu einer Arbeitsumgebung, in der sie sich nur noch zeitweise aufhalten. Dementsprechend überdenken immer mehr Unternehmen ihre Bürosituation. Die einen überlegen, ob der vorhandene Platz überhaupt noch geeignet ist oder ob eine reduzierte Bürofläche in Form eines kleineren Standortes nicht sinnvoller wäre, wenn nun weniger Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Andere nutzen den gewonnenen Platz und schaffen kreative Umgebungen für effiziente Zusammenarbeit, persönliche Meetings und Teambuilding-Maßnahmen.

Des Weiteren ist es notwendig, in die Arbeitsumgebung der remote Mitarbeiter zu investieren. Laut einer Studie gaben viele Mitarbeiter an, dass es ihnen an wichtigen Utensilien fehlt (42 Prozent) und dass ihr Arbeitgeber sie nicht bei den Kosten im Rahmen der Remote-Arbeit unterstützt (46 Prozent). Allerdings gelobten die meisten Arbeitgeber mit Blick auf permanentes hybrides Arbeiten Besserung und versprachen, mehr in die Einrichtung der Remote-Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter zu investieren – insbesondere in Sicherheitstools und -software (74 Prozent), Computerhardware und -ausrüstung (63 Prozent) sowie Internet/Wi-Fi-Hardware (61 Prozent).

4. Technischer Support

IT-Abteilungen sollten im Rahmen von hybriden Arbeitsumgebungen ein besonderes Augenmerk auf den Support legen. Schließlich benötigen nicht nur Mitarbeiter vor Ort, sondern auch jene, die im Homeoffice arbeiten einen schnellen und unkomplizierten IT-Support. Dieser sollte idealerweise rund um die Uhr verfügbar sein, besonders wenn Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Überlegen Sie also, wie der Support in einem Hybridmodell für Ihr Unternehmen organisiert werden kann, um allen Mitarbeitern bei technischen Schwierigkeiten effektiv zu helfen. Die Bedeutung eines effektiven Supports wird durch eine aktuelle Studie unterstrichen, in der 49% der Teilnehmenden angaben, durchschnittlich zwischen einer und fünf Stunden wöchentlich für die Behebung von IT-Problemen aufzuwenden.

Das Lösen von technischen Problemen kann selbst unter besten Bedingungen schwierig und zeitaufwändig sein. Wenn der Support sich dann noch auf die Problembeschreibung des Nutzers verlassen muss, der vielleicht wenig technisches Wissen hat, kann sich dieses Problem rasch zu einem Zeitfresser entwickeln, der Frustration und eine verringerte Produktivität nach sich zieht. Tatsache ist: Der Support von Remote-Mitarbeitern muss nicht kompliziert sein, wenn man die richtigen Softwaretools verwendet. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Anwender ihre technischen Probleme genau beschreiben können. Setzen Sie stattdessen auf Funktionen wie Fernwartung und Echtzeit-Monitoring, um Fehler bei den Endgeräten schneller zu beheben.

5. HR-Prozessen in die täglichen Workflows einbinden

In einem hybriden Arbeitsumfeld wird HR zur Angelegenheit aller Mitarbeiter. In einer Zeit, in der Mitarbeiter zunehmend autonom und selbstbestimmt arbeiten, sollten wichtige Personalprozesse in den täglichen Arbeitsablauf und Routinen integriert werden. Dies fördert eine kontinuierliche Zusammenarbeit und gewährleistet effektive Leistungsbeurteilungen.

Die IT-Abteilung spielt auch hier eine entscheidende Rolle: Indem sie passende technologische Lösungen bereitstellt, trägt sie dazu bei, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die Vernetzung untereinander zu verbessern. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Beseitigung zeitaufwendiger manuelle Aufgaben wird es jedem Mitarbeiter ermöglicht, sich auf seine Hauptaufgaben zu konzentrieren und effizienter zu Arbeiten.

Cegid Talentsoft unterstützt das hybride Arbeiten

In der heutigen Arbeitswelt, und besonders in einem hybriden Arbeitsumfeld, ist es wichtig, HR-Prozesse in den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeitenden zu integrieren. Eine reibungslose und anwenderfreundliche Handhabung von HR-Prozessen, wie zum Beispiel Leistungsmanagement und Weiterbildung, ist entscheidend, um Mitarbeiter langfristig zu motivieren und sicherzustellen, dass sie in ihre Aufgaben involviert bleiben.

Dies kann durch die Integration von HR-Prozessen in täglich genutzte Tools erreicht werden. So können Mitarbeiter diese in den Tools durchführen, die sie ohnehin täglich verwenden. Die Vorteile eines solchen Ansatzes lässt sich anhand der Integration von Cegid Talentsoft in Microsoft Teams erläutern:

• Direkte Feedbackkultur: Durch das Tool Continuous Conversations (kontinuierlicher Dialog), das direkt in Teams integriert werden kann, entsteht eine kollaborative Lösung für eine effiziente Feedbackkultur zwischen Managern und Mitarbeitenden. Es bietet einen flexiblen Ansatz für die Verwaltung von Zielvorgaben, Schlüsselergebnissen (OKRs bzw. Objectives and Key Results) und auch Feedback. In der übersichtlichen Plattform können Personaler und leitende Angestellte Ziele für jeden einzelnen Mitarbeiter, Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen anlegen und aufeinander abstimmen. Dank der integrierten Analysefunktionen haben Personaler und Führungskräfte außerdem einen 360-Grad-Blick auf die Leistungen, Expertisen und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter.
• Zeitersparnis bei der Informationssuche: Unser interaktiver HR-Chatbot in der Knowledge Base beantwortet häufig gestellte HR-Fragen direkt in Microsoft Teams, wodurch die Wartezeit für administrative Anfragen verringert und die Arbeit effizienter gestaltet wird und so Verzögerungen und Missverständnisse bei Projekten vermeidet.

Für den erfolgreichen Einsatz der Software ist die Zentralisierung Ihrer Daten in einem robusten HR-Kernsystem entscheidend. Talentsoft Hub dient als zentrale Sammelstelle für HR-Daten und gewährleistet deren sichere Aufbewahrung. Sein anpassungsfähiges Datenmodell ermöglicht eine schnelle Implementierung und liefert sofortigen Nutzen. Als Kern des Systems ermöglicht Cegid Talentsoft Hub Core HR die zentrale Erfassung und Organisation aller Mitarbeiterdaten auf einer Plattform. Darüber hinaus kann die Lösung leicht an lokale Gegebenheiten und spezielle Anforderungen der Personalabteilung angepasst werden, abhängig von den Benutzern und ihren Rollen sowie den verschiedenen Organisationsstrukturen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit der Umsetzung der fünf genannten Schwerpunkte bereits ein wichtiger Schritt in Richtung einer sicheren, stabilen und effizienten Arbeitsumgebung gemacht ist. Wir von Cegid unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung von hybriden Arbeitsumgebungen.