Hybrides Arbeiten: Das sind die fünf Prioritäten für IT-Führungskräfte

Hybrides Arbeiten ist auf dem Vormarsch und das nicht erst seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie. Kein Wunder, schließlich bieten entsprechende Modelle das Beste aus beiden Welten – einerseits die Möglichkeit, flexibel von überall aus zu arbeiten, andererseits eine effiziente Teamarbeit sowie der soziale Austausch mit den Kollegen vor Ort im Büro.

Seitens der Arbeitnehmer ist der Wunsch nach flexiblem und hybridem Arbeiten daher groß. So berichteten laut einer aktuellen Studie neun von zehn Arbeitgebern, mit dem Druck seitens ihrer Mitarbeiter konfrontiert zu sein, langfristig auf ein Remote- oder hybrides Arbeitsmodell umzusteigen. Weitere 87 Prozent sehen sich zudem in Zugzwang, da andere Unternehmen mehr und mehr Flexibilität an den Tag legen und verstärkt Remote-Positionen ausschreiben.

Für die kommenden Monate sollten sich Unternehmen daher überlegen, wie aktuelle und zukünftige Arbeitsumgebungen in ihrem Fall aussehen könnten und welche Investitionen notwendig sind, damit Mitarbeiter ortsunabhängig bestmöglich arbeiten können. Im Zuge dessen werden auch neue Tools relevant, die die Off- und Online-Welt verbinden und gleichzeitig die Zusammenarbeit, Produktivität und IT-Sicherheit steigern.

Fünf Prioritäten für IT-Führungskräfte 

Fakt ist: Die Umstellung auf ein Hybridmodell erfolgt nicht einfach über Nacht. An dieser Stelle sind vor allem IT-Verantwortliche gefragt, die die notwendige Infrastruktur sowie die entsprechenden Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen planen und umsetzen müssen, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. IT-Führungskräfte sollten daher die fünf folgenden Faktoren priorisieren.

Optimierung von Teamzusammenarbeit und Kommunikation 

Im Rahmen einer aktuellen Studie beantworteten 59 Prozent der befragten IT-Führungskräfte die Frage, wieso sie in Remote-Working-Technologien investiert haben oder noch investieren wollen, mit dem Wunsch, den Mitarbeitern die Zusammenarbeit zu erleichtern. 51 Prozent möchten eine sichere Zusammenarbeit gewährleisten, weitere 46 Prozent die Zusammenarbeit mit externen Teams.

Hier zeigt sich: Kommunikation und Zusammenarbeit im Team haben höchste Priorität, wenn es um hybrides Arbeiten geht. Schließlich muss zu jeder Zeit sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter – egal, an welchem Ort sich diese befinden – effizient und reibungslos zusammenarbeiten können und ein entsprechender Austausch gewährleistet ist.

Im Zuge dessen sollten Sie folgendes bedenken: Viele der vorherrschenden Ansichten über unseren Arbeitsplatz sind durch klassische Büros geprägt. Schließlich waren jene stets darauf ausgelegt, Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Allerdings bieten IT-Innovationen wie E-Mails oder Messaging-Dienste dieselben Vorteile – nur eben auf eine skalierbarere Art und Weise. CIOs müssen daher Konzepte wie Kommunikation, Schulungen und Weiterentwicklung oder Wissensaustausch neu überdenken und dabei digitale Tools berücksichtigen. Hier geht es darum, eine nahtlose Erfahrung für alle Mitarbeiter zu schaffen, sodass diese sowohl remote als auch gleichermaßen im Büro ihr volles Potenzial entfalten können.

Identifizieren Sie daher diejenigen Prozesse, Aufgaben und Aktivitäten, die einen persönlichen Dialog oder eine Diskussion erfordern und welche sich auch digital abbilden lassen. Waren im Büro beispielsweise kurze spontane Gespräche über den Schreibtisch sinnvoll und produktiv, melden sich Mitarbeiter aktuell womöglich nicht via Telefon und Messenger, da der Status des Kollegen „beschäftigt“ anzeigt. Hier kann die Einrichtung eines „verfügbar“-Zeitfensters im Kalender helfen, um Spontaneität zu schaffen bzw. wiederzuerlangen.

Hybrides Arbeiten – sicher ist sicher!

Sicherheit wird häufig als Hauptgrund genannt, warum Unternehmen zögern, ein hybrides Arbeitsmodell zu etablieren. Schließlich nehmen Phishing-Attacken immer weiter zu, erst recht, da aktuell viele Links im Umlauf sind, die vermeidlich zu Corona-relevanten Informationen führen. Auch der überstürzte Einsatz von VPN-Verbindungen kann dazu führen, dass ein Unternehmensnetzwerk über unsichere Endpunkte Angriffsfläche bietet. Für Sie als Führungskraft und Ihr IT-Team bedeutet das, eine schnelle und flexible Lösung für die wachsende Zahl an Remote-Mitarbeitern und deren Geräte bereitzustellen. Dabei sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

• Internet-DNS-Schutz:
  So lassen sich User vor schadhaften Internet-Destinationen schützen, unabhängig davon, ob sie sich innerhalb oder außerhalb des Netzwerks befinden. Sie sind außerdem in der Lage, Nutzungsrichtlinien zu definieren und sicherzustellen, dass DNS-Anfragen an das schnellst verfügbare Rechenzentrum mit automatischer Ausfallsicherung gesendet werden.

• Multi-Faktor-Authentifizierung:
  Ein Zero-Trust-Modell unterstützt vor allem in einem Hybridmodell dabei, die Identität der User zu verifizieren und das Vertrauen in das Gerät herzustellen, bevor der Zugriff auf die jeweiligen Anwendungen gewährt wird. Auf diese Weise werden Risiken und Angriffsflächen minimiert.
• Sicheres VPN:
• Auf diese Weise können Mitarbeiter von überall und egal von welchem Endgerät aus arbeiten, während die IT-Abteilung gleichzeitig die nötige Transparenz und Kontrolle darüber hat, welche User und welche Endgeräte auf die Infrastruktur zugreifen.

Im Zuge dessen stellt sich auch mehr und mehr die Frage nach der Integrität – einerseits hinsichtlich Daten und Datensicherheit bis hin zur Zuverlässigkeit von Internetverbindungen und klaren Richtlinien zu Sicherheits- und Vertraulichkeitsthemen. Die Remote-Arbeit wirft zudem neue ethische Fragen auf. Zum Beispiel können Technologien zur Überwachung von Mitarbeitern Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und deren Zustimmung aufwerfen. Integrität muss in also sowohl die Handlungen der Mitarbeiter als auch die des Unternehmens selbst miteinschließen. Um die Integrität in einem Hybridmodell zu managen, sollten Sie daher die Eigenschaften und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters am Arbeitsplatz überprüfen und unter Risikogesichtspunkten bewerten. Richtlinien zu Sicherheit, Vertraulichkeit, Glaubwürdigkeit und Haftung unterstützen zusätzlich. Entsprechende Notfall- und Backup-Pläne bereiten IT-Teams zusätzlich auf bekannte Eventualitäten wie Strom- oder Internetausfälle vor.

Das Konzept „Büro“ neu überdenken

Was auf den ersten Blick nicht als Aufgabe des CIOs oder der IT an sich erscheinen mag, ist es in diesem Fall jedoch allemal, denn eine „work anywhere“-Mentalität erfordert, dass die Mitarbeiter mit den notwendigen digitalen Tools und Anwendungen ausgestattet sind, um produktiv zu arbeiten.

In diesem Szenario wandelt sich das Büro von einem Ort, an dem Mitarbeiter bislang üblicherweise ihre Arbeit erledigt haben, zu einer Arbeitsumgebung, in der sie sich nur noch zeitweise aufhalten. Dementsprechend überdenken Unternehmen weltweit aktuell ihre Bürosituation. Die einen überlegen, ob der vorhandene Platz überhaupt noch geeignet ist oder ob eine reduzierte Bürofläche in Form eines kleineren Standortes nicht sinnvoller wäre, wenn nun weniger Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Andere nutzen den gewonnen Platz und schaffen kreative Umgebungen für effiziente Zusammenarbeit, persönliche Meetings und Teambuilding-Maßnahmen.

Auf der anderen Seite muss in die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter remote investiert werden. Laut einer aktuellen Studie gaben allerdings viele Mitarbeiter an, dass es ihnen an wichtigen Utensilien fehlt (42 Prozent) und dass ihr Arbeitgeber sie nicht bei den Kosten im Rahmen der Remote-Arbeit unterstützt (46 Prozent). Allerdings gelobten die meisten Arbeitgeber mit Blick auf permanentes hybrides Arbeiten Besserung und versprachen, im kommenden Jahr mit hoher Wahrscheinlichkeit mehr in die Einrichtung der Remote-Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter zu investieren – insbesondere in Sicherheitstools und -software (74 Prozent), Computerhardware und -ausrüstung (63 Prozent) sowie Internet/Wi-Fi-Hardware (61 Prozent).

Technischer Support

Eine zusätzliche Überlegung bei IT-Services für hybrides Arbeiten ist der Support. Schließlich benötigen nicht nur Mitarbeiter vor Ort, sondern auch remote einen schnellen und einfachen IT-Support, der im Optimalfall rund um die Uhr verfügbar ist – erst recht, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Denken Sie also darüber nach, wie der Support in einem Hybridmodell für Ihr Unternehmen speziell aussehen könnte, um allen Mitarbeitern bei Problemen zu helfen.

Beachten Sie dabei, dass das Beheben von Fehlern selbst unter idealen Umständen schwierig und zeitaufwändig sein kann. Muss sich der Support dann zusätzlich auf die Problembeschreibung des Anwenders verlassen, der womöglich nicht sonderlich technisch versiert ist, kann sich dieses Problem zu einem Zeitfresser entwickeln, der Frustration und eine verringerte Produktivität nach sich zieht. Fakt ist: Der Support von Remote-Mitarbeitern muss nicht kompliziert sein, es braucht lediglich einen umfassenden Ansatz mit integrierten Tools. Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass Enduser in der Lage sind, ihre technischen Probleme angemessen zu erklären. Setzen Sie stattdessen auf Features wie Remote-Sessions und Monitoring in Echtzeit, um Fehler bei Endgeräten zu beheben.

HR-Prozesse in Workflows integrieren

HR muss in die täglichen Workflows und damit in den Alltag der Mitarbeiter integriert werden – warum das für die IT wichtig ist? Nun ja, weil entsprechende HR-Lösungen für mehr Akzeptanz bei den Mitarbeitern sorgen – auch über räumliche Grenzen hinweg – und damit die Produktivität im Unternehmen steigern. Zudem profitiert gerade die IT von weniger manuellen Integrationen hinsichtlich der Tools, die die Mitarbeiter täglich nutzen.

Wir von Talentsoft können Sie an dieser Stelle unterstützen. Die Basis bildet dabei das Talentsoft HR Hub als Single Source of Truth. Damit erfassen Sie alle Mitarbeiterdaten zentral auf einer Plattform. Die Lösung lässt sich dabei an lokale Gegebenheiten sowie den Verhaltungsbedarf der Personalabteilung in Abhängigkeit der jeweiligen Nutzer, Rollen und Organisationseinheiten anpassen. Die Implementierung erfolgt dabei mit dem flexiblen Datenmodell von Talentsoft (primär, sekundär, hybrid) schnell und reibungslos.

Darauf aufbauend vereinfacht Talentsoft Kontinuierlicher Dialog mit Microsoft Teams Integration die Zusammenarbeit hybrider Teams. Talentsoft Kontinuierlicher Dialog ist eine kollaborative Lösung für ein effizienteres Coaching zwischen Manager und Mitarbeiter. Sie bietet einen flexiblen Ansatz für die Verwaltung von Zielen und Feedback. Über eine übersichtliche Plattform können Personaler und Führungskräfte Ziele für jeden einzelnen Mitarbeiter, Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen anlegen und aufeinander abstimmen. Dank der integrierten Analysefunktionen haben Personaler und Führungskräfte außerdem einen 360-Grad-Blick auf die Leistungen, Expertisen und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter.

Die Integration von Talentsoft Kontinuierlicher Dialog in Microsoft Teams schafft zudem eine produktive und kollaborative Arbeitsumgebung und vereinfacht die Arbeit an Zielen und Projekten zusätzlich. Unterstützt wird Ihr Unternehmen dabei durch den Talentsoft Chatbot, der die häufigsten HR-Fragen der Mitarbeiter beantwortet, sowie ein KI-basiertes Matching, das die individuellen Ansprüche der Mitarbeiter mit Projekten und den Möglichkeiten innerhalb des Unternehmens in Einklang bringt.

Wenn Sie diese fünf Prioritäten berücksichtigen, steht der erfolgreichen Umsetzung einer hybriden Arbeitsumgebung nichts mehr im Wege.