5 Gründe, warum Cloud HR-Software heute Business-Standard ist

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Talentmanagement

15 July 2023

New Work, Digitalisierung und auch der Fachkräftemangel stellen unsere Arbeitswelt auf den Kopf und tragen erheblich zum Wandel im Bereich Human Resources Management (HR-Management) bei. Personalarbeit geht heute weit über die traditionellen Aufgaben der Personalverwaltung hinaus und umfasst eine breite Palette an Funktionen - von effizienten Recruiting-Prozessen über Talent Management bis hin zur Lösung komplexer arbeitsrechtlicher Fragestellungen.

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In diesem dynamischen Kontext sind fortschrittliche HR-Software-Lösungen unerlässlich geworden, um das Personalmanagement zukunftsorientiert zu gestalten. Der Einsatz moderner Technologien, insbesondere Cloud HR Software, ist nicht länger nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit, um weiterhin im Wettbewerb bestehen zu können.

In diesem Artikel zeigen wir fünf Gründe auf, warum Cloud HR-Software heute zum Business-Standard gehören sollte und wie der Umstieg von einer in die Jahre gekommenen Lösung nicht nur die Digitalisierung unterstützt und den administrativen Aufwand reduziert, sondern auch Mitarbeiter in die Lage versetzt, ihre Produktivität und Effizienz durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge zu steigern.

Bevor wir jedoch tiefer in die Materie eintauchen, ist es wichtig zu verstehen, was cloud-basierte HR-Software ist und welche Vorteile sie im Vergleich zu herkömmlichen, lokal bzw. on premises installierten Anwendungen mit sich bringt.

Cloud-Computing

Unter Cloud-Computing versteht man die Bereitstellung von Rechenressourcen über das Internet, sodass Nutzer Speicher, Rechenleistung und Anwendungen nach Bedarf verwenden können. Solche Clouds können in zwei Haupttypen eingeteilt werden:

  • öffentliche Cloud, die von externen Anbietern für eine breite Benutzerbasis bereitgestellt wird, und
  • private Clouds, die speziell für einzelne Organisationen eingerichtet werden und somit zusätzliche Sicherheit und Kontrolle bieten.

Cloud-Computing-Dienste werden gerne genutzt, da sie Flexibilität und Skalierbarkeit („Mitwachsen“) bei der IT-Nutzung bieten. Ein weiterer Vorteil gegenüber On-Premise-Servern besteht darin, dass Unternehmen nicht mehr selbst in Server, deren Wartung und das Hosting investieren müssen. Ein angenehmer Nebeneffekt ist auch, dass die dazugehörigen Upfront- und Fixkosten entfallen.

Cloud Software und SaaS (Software as a Service)

Cloud-Software umfasst Programme, die auf entfernten Servern betrieben werden und Nutzern den Zugriff von überall ermöglichen. Dies fördert mobiles Arbeiten und erleichtert die Zusammenarbeit von Teams über geografische Grenzen hinweg. SaaS ist eine spezielle Kategorie der Cloud-Software, bei der Anwendungen über das Internet angeboten werden und Kunden meist per Abonnement dafür zahlen. Cloud Software Modelle machen die lokale Installation und Wartung von Software überflüssig. Zudem bietet SaaS den Vorteil stets aktuelle Softwareversionen nutzen zu können und spart IT-Infrastrukturkosten.

HCM and HR Software

HCM-Software (Human Capital Management Software), oft cloudbasiert, ist ein umfassendes Tool für HR-Prozesse in einem Unternehmen. Sie bündelt Funktionen wie Talentmanagement, Personalverwaltung und Leistungsbeurteilung auf einer zentralen Plattform. Diese Software unterstützt Unternehmen dabei, Mitarbeiter effektiv zu verwalten und zu fördern und unterstützt bei strategischen Personalentscheidungen. Dank der Cloud-Technologie vereinfacht sie die Automatisierung und Optimierung von Personalprozessen, was zu gesteigerter Produktivität und Effizienz im HR-Bereich führt.

1. Fit für New Work

New Work steht in der heutigen Arbeitswelt für Flexibilität, Kollaboration und digitale Transformation. Die Corona-Pandemie hat nicht nur „New Work“ verstärkt, sondern auch die Rolle von Personalmanagement tiefgreifend verändert. Standen doch Herausforderungen wie die Aufrechterhaltung der Arbeitsproduktivität unter veränderten Bedingungen, Krisenmanagement und -kommunikation sowie der Schutz der Mitarbeitergesundheit im Fokus. Diese Sondersituation war ein Weckruf für viele Unternehmen, endlich cloudbasierte HR Software einzusetzen, um sich effektiv für New Work zu rüsten.

Cloud-HR-Software dient als Basis für eine effiziente und dynamische Abbildung der Personalprozesse und erleichtert deren Flexibilisierung. So ermöglichet sie etwa Mitarbeitern, von überall zu arbeiten, was sowohl die Work-Life-Balance als auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.

Moderne Cloud HR-Software verbessert auch das Onboarding neuer Mitarbeiter und kann die Interaktion zwischen den neuen Team-Mitgliedern und den Führungskräften fördern. Ebenso unterstützt sie gezielt die Karriereentwicklung jedes einzelnen Mitarbeitenden. Und die Integration in existierende Arbeitssysteme wie Microsoft Teams steigert zudem die Produktivität und Leistung von Remote-Teams.

2. HR-Innovation: Mehr als nur Prozessabbildung

Die digitale Transformation erfordert auch im HR-Bereich einen Paradigmenwechsel. Es genügt nicht mehr, dass HR-Systeme lediglich Prozesse abbilden. Moderne HR-Systeme müssen die Bedürfnisse derjenigen, die täglich damit arbeiten, in den Mittelpunkt stellen: Personalverantwortliche, Manager und Führungskräfte. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei der User-Experience, dem Design, der Benutzerfreundlichkeit und der Funktionalität.

Moderne, ganzheitliche HR-Lösungen decken heute vier zentrale Bereiche ab: Core HR und Personalverwaltung, Recruiting, Talentmanagement sowie Schulung und Weiterbildungen. Unabhängige Silo-Systeme gehören damit der Vergangenheit an.

Am Beispiel Talentmanagement lässt sich der Wandel gut illustrieren: Es geht heute nicht mehr nur um die Förderung einer kleinen Elite von “Top-Talenten”, sondern es gilt, die Talente der gesamten Belegschaft zu fördern und weiterzuentwickeln. Umfassende Software-Lösungen helfen diese Talente zu erkennen, decken Kompetenzlücken auf und nutzen KI sowie intelligente Matching-Technologien für personalisierte Erlebnisse. So wird HR-Innovation zur Realität.

3. Zukunftssichere Mitarbeiterkompetenzen: dem Fachkräftemangel entgegenwirken

Die Leistungsfähigkeit und der Erfolg eines Unternehmens werden maßgeblich durch das Know-how seiner Mitarbeiter bestimmt. In einer Zeit, die von Fachkräftemangel geprägt ist, ist es essenziell, kontinuierlich in die Belegschaft zu investieren und die spannendsten Talente anzuziehen. Mit dem Vormarsch digitaler Geschäftsmodelle und der Digitalisierung der Prozesse wächst auch der Bedarf an digitalen Kompetenzen und entsprechender Expertise.

Viele Unternehmen sind sich trotz vorhandener HR-Systeme unsicher über das Skillset und das genaue Kompetenzprofil ihrer Mitarbeiter. Das deutet darauf hin, dass diese Systeme und die zugrunde liegenden traditionellen Ansätze nicht mehr ausreichen, um als Unternehmen zukunftsfähig zu agieren und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Moderne HR-Software-Lösungen, kombiniert mit einer umfassenden Up- und Reskilling-Strategie, sind daher unerlässlich. Sie unterstützen nicht nur die Karriereentwicklung und Weiterbildung jedes einzelnen Mitarbeiters, sondern tragen auch maßgeblich zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung bei.

4. Agilität durch offene HR-Plattformen und Integrationen

Die Agilität im HR-Bereich wird maßgeblich durch den Einsatz offener HR-Plattformen und Integrationen mit externen Systemen gefördert. Dies ermöglicht eine zentralisierte und dynamische Steuerung von Personalprozessen, wodurch Unternehmen schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren können.

Offene HR-Plattformen erleichtern die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben, wie z.B. Abwesenheitsverwaltung und Reisekostenabrechnung, und tragen zur Optimierung der Personalbeschaffung inklusive Bewerbermanagement und Mitarbeiterentwicklung bei​​. Zudem können sich solche Plattformen ideal an lokale Gegebenheiten und den Verwaltungsbedarf der Personalabteilung anpassen, was eine effizientere Datenerfassung und -verwaltung zur Folge hat.

Durch benutzerfreundliche Self-Service-Funktionen können Mitarbeiter ihre Daten selbst aktualisieren, was Personalern wertvolle Zeit spart​​. Weiterhin ermöglichen intelligente Verknüpfungen von HR-Daten in einem zentralen Tool eine effiziente Abwicklung administrativer Aufgaben, und geben Personalverantwortlichen mehr Raum für Talentmanagement und Personalentwicklung.

5. Kosten senken dank modernen HR-Software-Lösungen in der Cloud

Die Kostensenkung trotz der beträchtlichen Investitionen, die mit einer neuen Software-Lösung einhergehen (Lizenzgebühren, Implementierungs- oder Schulungsaufwendungen), erscheint auf den ersten Blick kontraintuitiv. Dies gilt besonders, wenn man nur die Ausgabenseite betrachtet.

Der Vorteil cloudbasierter-HR-Software liegt vor allem darin, dass sie alle Kernfunktionen des Personalmanagements auf einer Plattform bündeln, was nicht nur die Handhabung vereinfacht, sondern auch Zeit und Kosten spart. Durch die Zentralisierung und Automatisierung von Prozessen wie Talentmanagement, Personalbeschaffung und Bewerbermanagement, sowie Weiterbildung können Unternehmen ihre Effizienz und die Produktivität im Personalbereich erheblich steigern.

Die Konsolidierung der Systeme führt nicht nur zu neuen Synergien, sondern ermöglicht auch eine langfristige Senkung laufender Kosten. So lassen sich beispielsweise durch ein innovatives Talentmanagement die Kosten und die Zeit pro Einstellung um jeweils 25 bzw. 30 Prozent reduzieren. Auch die Fluktuationsrate kann um etwa ein Drittel gesenkt werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass in einer immer stärker digital geprägten Arbeitswelt der Einsatz fortschrittlicher HR-Software-Lösungen, insbesondere cloud-basierte Systeme, unerlässlich geworden ist. Es ist an der Zeit, veraltete lokale (on premises) Legacy-Systeme durch cloudbasierte HR-Software zu ersetzen, die über die Prozessabbildung hinausgeht und die User Experience in den Vordergrund stellt.

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