Digitale Personalakte: 5 Top Gründe, um jetzt zu investieren

Laut einer Studie von IDG zur Digitalisierung im Personalwesen nutzen nur 27,3 Prozent der deutschen Unternehmen eine Software zur Verwaltung ihrer Personalakten, wobei der Großteil dieser Lösungen in der Cloud betrieben wird. Zudem bieten nur 27,9 Prozent der Unternehmen, die ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal anbieten, ihren Beschäftigten die Möglichkeit, sich an der Pflege ihrer Stammdaten zu beteiligen. Auch beim Digitalisierungsgrad im Personalbereich geben sich die Unternehmen im Vergleich zu allen anderen Unternehmensbereichen häufig das schlechteste Zeugnis. Dies unterstreicht, dass die Personalabteilung zu den am wenigsten digitalisierten Unternehmensbereichen gehört. Die genannten Zahlen verdeutlichen die noch ungenutzten Potenziale im Personalmanagement und unterstreichen die dringende Notwendigkeit, in digitale Personalakten zu investieren. Angesichts dieses offensichtlichen Nachholbedarfs werfen wir einen Blick auf 5 Gründe, die für den Einsatz einer digitalen Personalakte sprechen.

Personalakte, Papier oder digital?

In der Diskussion um die Personalakte stellt sich die Frage: Papier oder digital? Die digitale Personalakte präsentiert sich als moderne Alternative zur traditionellen Papierakte, indem sie alle wesentlichen Informationen und Dokumente eines Mitarbeiters digitalisiert und an einem zentralen Ort zusammenführt. Diese elektronische Form behält den vollen Umfang der Inhalte einer Papierakte bei, von Personal- und Vertragsdokumenten wie Bewerbungsschreiben und Lebenslauf über Arbeitsverträge bis hin zu Sozialversicherungs- und Steuerdaten sowie Kopien amtlicher Urkunden. Der wesentliche Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern in der Art der Aufbewahrung. In Deutschland, wo es keine explizite gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Personalakte gibt, ist die sorgfältige Aufbewahrung aller für das Arbeitsverhältnis relevanten Dokumente dennoch unerlässlich. Die Entscheidung zwischen Papier und digitaler Ablage hat somit nicht nur Auswirkungen auf die Effizienz und Zugänglichkeit der Daten, sondern auch auf die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Personalverwaltung zukunftssicher gestalten.

Digitale Personalakte: Die Speicherung von Personalakten

Die Frage, ob Personalakten in Papierform oder digital geführt werden sollen, ist mehr als eine technische Entscheidung – sie betrifft auch Compliance, Effizienz und die Sicherheit sensibler Daten. Die Umstellung auf digitale Personalakten bietet viele Vorteile, wirft aber auch Fragen zur Umsetzung und zu rechtlichen Anforderungen auf.

In Deutschland gibt es – abgesehen von speziellen Anforderungen im öffentlichen Dienst – keine generelle Pflicht zur Führung von Personalakten, unabhängig davon, ob diese digital oder auf Papier geführt werden. In jedem Fall müssen sich Unternehmen darüber im Klaren sein, dass die Führung von Personalakten – ob digital oder traditionell – die strikte Einhaltung arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Standards erfordert.

Die Entscheidung für digitale Personalakten ist daher – noch – keine Frage der gesetzlichen Vorgaben, sondern eine strategische Entscheidung, die den Weg für effizientere und transparentere HR-Prozesse ebnet. Die seit 2022 gesetzlich vorgeschriebene elektronische Führung von Entgeltunterlagen macht jedoch deutlich, dass die Digitalisierung in der Personalverwaltung unaufhaltsam voranschreitet.

In der Diskussion um papierlose Personalakten ist ein wichtiger Punkt zu beachten: Nicht alle Dokumente eignen sich gleichermaßen für die ausschließliche digitale Aufbewahrung. Obwohl die Digitalisierung für Effizienz und verbesserte Zugänglichkeit sorgt, erfordern wichtige Dokumente, insbesondere solche mit gesetzlichen Anforderungen an die Originalunterschrift, wie Kündigungen und Arbeitsverträge, physisch Aufbewahrung. Diese Originaldokumente besitzen im Streitfall eine höhere Beweiskraft.

Auch wenn die Möglichkeit des ersetzenden Scannens Flexibilität im Umgang mit Papierdokumenten bietet, muss eine Balance zwischen digitaler Effizienz und der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen gefunden werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Gesetzlich festgelegte Fristen bestimmen, wie lange Unternehmen verschiedene Dokumente aufbewahren müssen, um rechtliche Standards einzuhalten und die Rechte von Arbeitnehmern zu schützen. Und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente sind unterschiedlich: So müssen z.B. steuerlich relevante Lohnunterlagen sechs Jahre aufbewahrt werden, während Lohnunterlagen, die für die Gewinnermittlung des Unternehmens relevant sind, sogar zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Für Sozialversicherungsunterlagen gilt eine Frist von fünf Jahren. Die sorgfältige Beachtung der unterschiedlichen Fristen ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen.

Die Entscheidung, digitale Personalakten in der Cloud oder auf eigenen Servern zu betreiben, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Cloud-basierte Lösungen bieten Flexibilität und entlasten die IT-Abteilung, da Wartung, Updates und Fehlerbehebung vom Anbieter übernommen werden. Zudem ermöglichen sie einen ortsunabhängigen Zugriff und tragen durch rollenbasierte Berechtigungskonzepte zur Datensicherheit bei. On-Premise-Lösungen bieten dagegen eine größere Kontrolle über die Daten, erfordern aber ein eigenes IT-Team für Betrieb und Wartung. Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud Computing und Software-as-a-Service (SaaS) erscheinen On-Premise-Modelle zunehmend als Auslaufmodell.

Die digitale Personalakte: 5 Gründe, die Personalakten zu digitalisieren

1. Vom Suchen zum Finden: Effizienzsteigerung durch Digitalisierung von Personaldaten

Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich fragen musste, auf wessen Schreibtisch der wichtige Vertrag liegt oder wie der Kollege seine Unterlagen sortiert hat. Digitale Personalakten bieten heute eine zentrale, fehlerfreie Ablage und machen die Suche nach Dokumenten in physischen Archiven überflüssig. Intelligente Suchfunktionen beschleunigen das Auffinden von Informationen und Dokumenten und reduzieren so den Verwaltungsaufwand drastisch. Das spart nicht nur Zeit. Es bedeutet auch weniger Stress im Büroalltag. Die Möglichkeit, Daten mit wenigen Klicks zu aktualisieren, sorgt für stets aktuelle Informationen, während der direkte Zugriff auf Dokumente und Informationen von überall aus die Arbeitsqualität und -flexibilität enorm steigert. Die Digitalisierung von Personaldaten markiert somit einen Wendepunkt: Vom Suchen zum Finden, ein Paradigmenwechsel, der die Effizienz in Personalabteilungen nachhaltig revolutioniert.

2. Weniger Aufwand, mehr Zeit: Entlastung der Personalabteilung

Die Einführung digitaler Personalakten bedeutet weniger Verwaltungsaufwand und mehr Freiräume in den Personalabteilungen. Statt überquellender Aktenschränke und zeitraubender Papierarbeit ermöglicht die Digitalisierung einen schnellen, papierlosen Zugriff auf Mitarbeiterdaten. Diese Umstellung bringt eine erhebliche Zeitersparnis mit sich, insbesondere durch die Reduzierung von direkten Anfragen der Mitarbeiter zu Urlaubstagen oder anderen Stammdaten. In vielen Fällen können die Mitarbeiter ihre Daten selbst eingeben oder aktualisieren. Statt der Datenpflege kann sich die Personalabteilung somit auf wichtigere Themen konzentrieren und die frei gewordene Zeit eröffnet neue Möglichkeiten: Statt täglicher Routineaufgaben können sich Personalverantwortliche nun verstärkt der Mitarbeiterentwicklung, der Förderung des Teamzusammenhalts und der strategischen Personalplanung widmen. Digitale Personalakten entlasten also nicht nur die Personalabteilung, sondern tragen auch zu einer dynamischeren und zukunftsorientierten Unternehmenskultur bei.

3. Empowerment durch Transparenz mit der elektronischen Personalakte

Die Einführung der elektronischen Personalakte ermöglicht ein bisher nicht gekanntes Maß an Mitarbeiter-Empowerment durch Transparenz. Die Mitarbeiter haben nun jederzeit und überall Zugriff auf ihre Personaldaten. Sie können ihre eigenen Dokumente einsehen und hochladen. Darüber hinaus nehmen sie aktiv an der Pflege ihrer persönlichen Daten teil. Durch individuelle Berechtigungskonzepte erhält jeder Mitarbeitende genau den Zugriff, den er benötigt.

Diese Einbindung erhöht die Autonomie des Einzelnen. Gleichzeitig führt sie zu einer deutlich höheren Datenqualität. Auf Unternehmensebene sorgt die digitale Personalakte für umfassende Transparenz. Sie ermöglicht detaillierte Auswertungen und Reportings über die Belegschaft und deren Entwicklung, was wiederum die interne Kommunikation und das Vertrauen fördert. So können Mitarbeitende ihre berufliche Entwicklung und administrative Angelegenheiten wie Gehaltseingänge oder Urlaubsanträge proaktiv verfolgen.

4. Digitalisierung von Personalakten als Kostendämpfer

Die Digitalisierung von Personalakten bedeutet nicht nur Modernisierung und Effizienz, sondern auch Kosteneinsparungen. Durch die Umstellung von Papierakten auf digitale Akten entfallen die traditionellen Kosten für Druck, Papier, Lagerung und manuelle Verwaltung. Darüber hinaus reduzieren digitale Personalakten den Bedarf an physischem Speicherplatz, was nicht nur Platz im Büro spart, sondern auch die Betriebskosten erheblich senkt. Darüber hinaus bietet die digitale Lösung einen besseren Schutz vor Datenverlust durch Unfälle wie Feuer oder Wasser oder auch durch mangelnde Organisation und ermöglicht eine effizientere Datenverwaltung und -sicherheit. Die Investition in die Digitalisierung der Personalakten trägt direkt zur Kostensenkung bei.

5. Von analog zu digital: Rechtssichere Personalverwaltung

Ob analog oder digital: Bei der Verwaltung personenbezogener Daten, z.B. Personalakten, sind zahlreiche rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Digitale Personalakten bieten hier eine effiziente Lösung. Sie gewährleisten die Einhaltung des Datenschutzes nach DSGVO und erhöhen die Rechtssicherheit.

Im Vergleich zu Papierakten haben digitale Systeme klare Vorteile. Papierakten werden in der Regel in abschließbaren Aktenschränken aufbewahrt. Der Schutz vor unbefugtem Zugriff ist nur schwer zu gewährleisten. Digitale Systeme hingegen verbessern die Zugriffskontrolle erheblich. Sie ermöglichen dies durch individuell einstellbare Berechtigungskonzepte.

Digitale Personalakten unterstützen Unternehmen auch bei der revisionssicheren Archivierung. Diese erfolgt nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Sie ermöglichen die verschlüsselte und sichere Ablage von Personaldokumenten in revisionssicheren Archiven. Dies bietet mehr Sicherheit im Hinblick auf den Datenschutz nach DSGVO. Zudem wird der gleichzeitige Zugriff mehrerer berechtigter Personen auf dieselben Informationen erleichtert, ohne die Vertraulichkeit zu gefährden.

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