Is jullie organisatie klaar voor een 4-daagse werkweek?

Terug naar artikelen

Human Capital Management

24 November 2022

8 Minuten

Waarom je met minder werkuren per week juist meer voor elkaar krijgt

Het hele begrip productiviteit, inclusief de manier waarop het binnen organisaties wordt gemeten, heeft tijdens de wereldwijde COVID-19-pandemie een paar verrassende wendingen genomen. Jarenlang geloofden veel bedrijven dat medewerkers die op afstand werkten minder productief waren dan hun aan kantoor gebonden collega’s. Maar tijdens de pandemie, toen de meeste mensen ineens noodgedwongen thuis moesten werken, gingen deze veronderstellingen wankelen. Want wat bleek? In plaats van een daling in de productiviteit, wat men in eerste instantie verwachtte, gebeurde er iets anders. Tot ieders verbazing werden er veel meer effectieve werkuren gedraaid wanneer mensen vanuit huis werkten. Waarom? Omdat de grenzen tussen privé en werk vager werden dan ooit tevoren.

Maar meer effectieve werkuren vertaalt zich niet noodzakelijk in productiviteit alleen. Er bleken meer voordelen te zijn. Daarom besloten sommige bedrijven de pandemie aan te grijpen als een ideale gelegenheid om nieuwe strategieën uit te testen. Niet alleen om de productiviteit te verhogen, maar ook om eens met een frisse blik te kijken naar klanttevredenheid en het werkgeluk van medewerkers.

Om daar meer over te weten te komen hebben we Nicole Miller, People Operations Manager bij Buffer, uitgenodigd voor de laatste aflevering van onze podcast, “The Ins and Outs of Work”. Zij vertelt hoe productiviteit er vandaag de dag uitziet en waarom haar organisatie de moedige beslissing nam om over te stappen op een standaard vierdaagse werkweek.

“Wij hadden ons kantoor in 2015 al geloosd… dat betekent dat we gewend waren om op afstand te werken toen de pandemie voor het eerst toesloeg. Alleen: nu werden onze routines compleet overhoop gegooid. Mét de kinderen thuis, zonder opvangopties tijdens je werkdag.”

 Nicole Miller, People Operations Manager bij Buffer

 

Een nieuwe manier om naar productiviteit te kijken

De vijfdaagse 9-tot-5-werkweek is iets waar bedrijven zolang we ons kunnen herinneren aan hebben vastgehouden als een “gouden standaard”. Maar de COVID-19 pandemie heeft die standaard op zijn grondvesten doen trillen. In deze onzekere en rare tijd moesten veel bedrijven een stapje terug doen en nadenken over hoe de werkplek er na de pandemie uit zou zien. En hoewel het leven in sommige delen van de wereld weer normaal begint te worden, zal er waarschijnlijk nog jaren sprake zijn van een hybride werkmodel. Daarbij werken mensen deels thuis en deels op kantoor.

Dit betekent dat medewerkers tijdens het thuiswerken zullen blijven jongleren met allerlei stressfactoren. Denk aan de zorg voor de kinderen tot het omgaan met andere afleidingen, zoals de pakketbezorger die voor de deur staat. Alleen al daarom kun je productiviteit niet meer afmeten aan simpelweg het aantal gewerkte uren.

Als mensen vanuit huis werken, moeten ze hun dag op een andere manier indelen dan wanneer ze op kantoor werken. Dit betekent niet dat het werk niet gedaan wordt, wél dat het soms in andere tijdsblokken gebeurt.

Die verschuiving naar werken op afstand opende tijdens de pandemie de ogen van veel mensen – waaronder het team van Buffer. Het zorgde ervoor dat we op een nieuwe manier naar productiviteit gingen kijken. Wat veel bedrijven al snel beseften, is dat je je veel beter kunt richten op de uitkomsten en resultaten in plaats van naar de gelogde uren. Immers, als je je werk voor de dag gewoon afkrijgt, waarom zou je dan acht (of meer) uur achter elkaar aan je computer gekluisterd moeten zitten?

Het eenvoudige antwoord: niet doen, want het is gewoon geen effectieve manier van werken.

Op deze manier over productiviteit nadenken kan voor veel bedrijven aanvoelen als een aardverschuiving. Zeker voor de meer traditionele organisaties die jarenlang hebben vastgehouden aan het systeem van in-en uitklokken. Maar deze omslag is enorm belangrijk. We leggen hieronder uit waarom.

Tijdens de pandemie werd alles ineens uitdagender. Voor veel werknemers ging het moreel omlaag terwijl de stress omhoog schoot. Thuiswerken tijdens deze a-typische omstandigheden maakte ons ervan bewust hoe noodzakelijk het is om een gezondere balans tussen werk en privéleven te creëren. We werden gedwongen om na te denken over wat ‘op de klok zijn’ vandaag de dag nou echt betekent.

Voor het team van Buffer leidde dit tot de invoering van een vierdaagse werkweek. Het bedrijf wilde werknemers meer flexibiliteit geven in hun dagelijkse schema’s en meer tijd om niet-werkgerelateerde zaken aan te pakken.

Het eindresultaat? Overweldigend positief.

 

Buffer’s overstap naar een standaard 4-daagse werkweek

Geïnspireerd door andere bedrijven in de wereld van tech en social media, speelde Buffer al lang met het idee van een vierdaagse werkweek. Dus voordat ze deze grote zakelijke beslissing namen – en nadat ze een aantal werknemersenquêtes hadden laten invullen – testten ze eerst een paar verschillende dingen uit. Vrijdagmiddag vrij in de zomer bijvoorbeeld, en een proef van 30 dagen met de vierdaagse werkweek. Deze experimenten hadden overigens op geen enkel moment gevolgen voor de beloning van hun mensen.

Maar de kortetermijnproeven brachten geen verandering.

Daarom besloot het bedrijf om de proefperiode van 30 dagen uit te breiden tot een volledige zes maanden, gewoon om eens te zien hoe goed het nou écht zou passen bij de bedrijfscultuur. Buffer was flexibel genoeg om werknemers die misschien liever vijf kortere dagen werkten ook die mogelijkheid te bieden, in plaats van al hun werk in vier langere dagen te proppen. Dit bleek effectief te zijn. Hun mensen kregen namelijk de kans om een werkschema op te stellen dat uiteindelijk het beste voor hén zou werken.

Wat het bedrijf al snel ontdekte nadat ze dit nieuwe beleid hadden ingevoerd, was dat het geen enkele negatieve invloed had op de productiviteit. Zo keken ze naar statistieken zoals de antwoordtijden van de klantenservice en de klanttevredenheidsscores, om zeker te weten dat ze niets over het hoofd zagen.

Ze keken ook naar interne statistieken zoals het aantal uren dat aan coderen werd besteed. Wat bleek? Ingenieurs brachten onder andere meer productreleases uit zodra het bedrijf overschakelde op een vierdaagse werkweek.

Aan het eind van de proefperiode van zes maanden bekeek Buffer een aantal verschillende productiviteitsmetingen, op alle niveaus en binnen alle afdelingen. Zo waren ze er zeker van dat een permanente verschuiving naar een vierdaagse werkweek schaalbaar en duurzaam zou zijn, ook op de lange termijn.

Belangrijk hierbij was ervoor te zorgen dat de relatie met de klant op geen enkele manier in gevaar zou komen. Het klantenserviceteam kon bijvoorbeeld niet zomaar afwezig zijn op vrijdag wanneer klanten hulp nodig hadden; vandaar dat Buffer de tijd nam om een beleid uit te werken dat flexibel genoeg was om alle werknemers voordeel te bieden, zonder de normale bedrijfsactiviteiten te verstoren.

Uiteindelijk kwam de definitieve beslissing om een flexibele vierdaagse werkweek in te voeren neer op het stellen van duidelijke verwachtingen over de gehele linie. De afspraak was helder: ook al mochten werknemers nu kortere werkweken maken, ze moesten nog steeds dezelfde resultaten behalen – en dat werkte. Een perfect voorbeeld van productiviteit gezien door de lens van resultaten in plaats van uren.

 

Hoe implementeer je een 4-daagse werkweek bij jullie organisatie?

Toegegeven, een vierdaagse werkweek is niet voor iedere organisatie weggelegd. Je moet zeker niet proberen zo’n nieuw beleid in te voeren omdat het een cool of trendy idee is. Als jullie operationele infrastructuur het niet kan ondersteunen, dan werkt het gewoon niet.

Eén van de vele overwegingen waarmee je rekening moet houden als je overstapt op een vierdaagse werkweek, is dat je kritisch moet kijken naar jullie vergadercultuur, dat je meer moet vertrouwen op asynchrone samenwerkingen via digitale tools en platforms, en dat je bepaalde uitzonderingen moet maken. Jullie klantenserviceteams kunnen niet zomaar de winkel sluiten omdat zij maar vier dagen werken. Hun klanten hebben immers gewoon een vijfdaagse werkweek.

In die zin moet een dergelijk beleid zowel operationeel als bedrijfscultureel op elkaar zijn afgestemd. Dat is een voorwaarde om succesvol te zijn. En als je nou denkt dat het inderdaad een kans maakt om te werken bij jullie, dan is het belangrijk om het volgende in gedachten te houden:

  • Zorg dat de top meedoet: Beslissen om een vierdaagse werkweek in te voeren is een ingrijpende verandering, eentje die iedereen binnen een organisatie van bovenaf moet ondersteunen. Maar het gaat er niet alleen om dat de directie van jullie bedrijf dit beleid luidkeels ondersteunt, het is meer dan dat. Ze moeten ook het goede voorbeeld geven door het beleid te omarmen en te handhaven, nét zoals ze dat van de rest van hun mensen verwachten. Dit is de sleutel om zo’n grote verandering in de bedrijfsvoering tot een succes te maken, zonder dat het wordt overschaduwd door de heersende bedrijfscultuur.
  • Neem de tijd om te testen: Hoewel het idee van een vierdaagse werkweek op papier goed klinkt, zul je waarschijnlijk tegen een paar (onverwachte) hobbels oplopen wanneer je het in praktijk brengt. Als algemene best practice geldt: begin langzaam en doe geen beloftes totdat je weet of het een haalbare oplossing is voor jullie organisatie. Nog belangrijker, of het iets is wat jullie werknemers echt willen. Als je de proef op de som wil nemen, kun je overwegen om te beginnen met één vrije dag per maand en dit langzaam uit te breiden tot je in staat bent om het op te schalen naar één dag minder werken per week.

Vergeet niet dat, ook al heeft Buffer nu een vierdaagse werkweek, het minstens zes maanden van vallen en opstaan heeft gekost voordat het een officieel beleid werd. Maar het is een goed voorbeeld dat de tijd nemen om iets als dit goed te doen op de lange termijn een wereld van verschil kan maken.

  • Wees niet gefrustreerd als het niet werkt: Hoewel je misschien de beste bedoelingen hebt met het testen van een vierdaagse werkweek, kun je natuurlijk tot de conclusie komen dat het gewoon niet werkt voor jullie – en dat is prima. Mocht dit nou zo zijn, wees dan volledig transparant met je mensen over de reden waarom je op dit moment geen vierdaagse werkweek kunt invoeren. Er zullen waarschijnlijk werknemers zijn die al droomden over langere weekenden, maar deze door dit nieuws in rook zagen opgaan. Vergeet dan niet: het feit dat een vierdaagse werkweek voor jullie organisatie niet mogelijk is, betekent niet dat je geen nieuw flexibel werkbeleid kunt invoeren om jullie werknemers te helpen een betere balans tussen werk en privéleven te vinden.

“Onze rol binnen HR was ervoor te zorgen dat we duidelijk waren over onze verwachtingen, zodat onze mensen wisten dat ze dezelfde resultaten moesten leveren, ook al werkte iedereen nu met kortere werkweken.

 Nicole Miller, People Operations Manager at Buffer