Een toekomstbestendige HR-strategie ontwikkelen in 5 stappen

Hét stappenplan voor organisaties om strategisch human resource management succesvol te ontwikkelen en implementeren in 2021

Het begin van het nieuwe jaar is hét moment voor organisaties – in allerlei soorten en maten – om eens kritisch te kijken naar hun overkoepelende bedrijfsstrategieën, en die wellicht te vernieuwen. Daarbij mag een frisse blik op het bestaande HR-beleid niet ontbreken. De vele veranderingen die 2020 voor ons in petto had, zullen voorlopig nog wel even doorsijpelen in 2021. Daarom is het tijd om te reflecteren op hetgeen we van de pandemie hebben geleerd. Hoe kunnen we die lessen inzetten om een nieuw toekomstpad uit te stippelen?

HR-strategieën spelen een fundamentele rol bij de manier waarop bedrijven en hun werknemers zich ontwikkelen, zich aanpassen en transformeren – dat moge duidelijk zijn. Maar hoe stuur je in deze roerige tijden zowel je organisatie als werknemers in dezelfde richting? Een solide HR-strategie is de sleutel. Niet alleen om de uitdagingen van 2021 het hoofd te bieden, maar ook daarna.

Wat is een HR-strategie?

Er zijn heel wat definities van de term HR-strategie in omloop, maar deze sprong ons in het oog:

Een HR-strategie is de strategie die door een organisatie wordt aangenomen, gericht op het integreren van diens cultuur, medewerkers en systemen, door het coördineren van een reeks acties om de vereiste bedrijfsdoelstellingen te behalen.
– Bron: Mba Skool

Je zou ook kunnen zeggen: een HR-strategie gaat over het afstemmen van de mensen, processen en cultuur van een bedrijf. Het is een katalysator waarmee bredere organisatiedoelstellingen bereikt kunnen worden, en de neuzen van de mensen binnen die organisatie dezelfde kant op komen te staan. Kortom: het vermogen van organisaties om hun doelstellingen te definiëren en bereiken, houdt rechtstreeks verband met de interne HR-strategie. Het is een onmisbare schakel.

Vanuit een praktisch perspectief is de HR-strategie een langetermijnplan dat de HR-activiteiten binnen een organisatie definieert: van werving en selectie tot onboarding, performance management, leer- en ontwikkelprocessen, beloningsstructuren, talent management, etc.

Zo werkt de HR-strategie als een hefboom waarmee organisaties hun werknemers, inclusief het senior management, effectief kunnen verenigen rondom een eensgezinde, toekomstgerichte visie. En hoewel het misschien lijkt alsof het operationele aspect van een HR-strategie vooral tactisch van aard is, reiken de implicaties ervan veel verder dan dat. Het heeft effect op het langetermijnsucces en zelfs de cultuur van een organisatie.

MBA Skools’ definitie van een HR-strategie, zoals we hierboven noemen, houdt interessant genoeg ook in dat deze “afgestemd moet zijn op de missie, visie en doelstellingen van een organisatie”. Dit betekent dus dat een HR-strategie, net als elke andere bedrijfsstrategie, een weliswaar krachtige, maar ook functionele rol speelt bij het helpen van organisaties om hun bestaansreden (“missie”) dieper te verankeren, terwijl ze tevens toewerken naar een gewenst toekomstbeeld (“visie”). Om dit te bereiken moeten alle systemen, processen en mensen van een organisatie op het ritme van dezelfde trom slaan (“doelen”).

Nu we dit hebben vastgesteld, is het tijd om je eigen HR-strategie op te stellen.

Hoe maak je een HR-strategie?

Hoewel er niet persé een “goede” of een “foute” manier is om een succesvolle HR-strategie te creëren, zijn er absoluut best practices die je kunt volgen. Vooral als je doel is een HR-strategie te ontwikkelen die verder gaat dan een tactische aanpak om jullie organisatie – en mensen – van binnenuit te transformeren.

Natuurlijk bewegen bedrijfsstrategieën mee met allerlei sociale, politieke, economische en culturele verschuivingen in de wereld. Sterker nog, de manier waarop organisaties vandaag de dag hun HR-strategie formuleren, kan compleet anders zijn dan pak ‘m beet twee jaar geleden.

Maar wat maakt nou het verschil? Hoe ontwikkel en implementeer je een effectieve HR-strategie die onderscheidend is? Om daar dieper op in te gaan, vroegen we onze eigen HR-experts om hun visie. Zij kwamen met deze vijf stappen:

1. Stem je HR-strategie af op jullie bedrijfsbehoeften

Een bedrijfsstrategie bepaalt hoe doelstellingen bereikt gaan worden, en hoe een organisatie zal groeien – zowel op korte als op lange termijn. Het strategisch HR-plan sluit hierop aan, en creëert een interne infrastructuur die werknemers en processen op zo’n manier inzet, dat die doelstellingen ook echt gehaald worden.

Het spreekt voor zich dat het maken van een HR-strategie niet in een vacuüm plaatsvindt. Het is een directe afgeleide van de bredere bedrijfsstrategie en, belangrijker nog, zorgt ervoor dat je mensen als het ware de lijm zijn die jullie HR-strategie met jullie bedrijfsstrategie verbindt.

Zo kan dat er bijvoorbeeld in de praktijk uitzien: stel dat een bedrijf, dat te lijden heeft gehad onder de economische gevolgen van COVID-19, besluit om in 2021 de focus te verleggen van het werven van nieuwe klanten naar het behouden van klanten – in een poging het verloop te verminderen. De beste manier om dit te doen is door een ultieme klantervaring te creëren. Het versterken van de klantrelatie komt dus bovenaan de prioriteitenlijst te staan.

Het creëren van een geweldige klantervaring (oftewel, de customer experience) gaat echter hand in hand met de manier waarop medewerkers hun werk ervaren (de employee experience). Gelukkige en toegewijde medewerkers, die klantrelaties koesteren, zorgen immers voor gelukkige klanten. Naast het klantbehoud, zou dit bedrijf dus ook moeten focussen op een HR-strategie die het perspectief van de medewerker centraal stelt.

Dit is slechts één voorbeeld van een HR-strategie als bondgenoot van de overkoepelende bedrijfsstrategie. Het bewijst maar weer wat een invloed én impact strategisch personeelsbeleid heeft op de resultaten van een organisatie. Met andere woorden: hoe nauw de HR-strategie aansluit bij de bredere bedrijfsbehoeften.

Een HR-strategie heeft betrekking op de volledige business. Het begint met het luisteren naar de behoeften van de klant. Op basis daarvan worden organisatiestructuren en interne processen ontworpen, en daar vloeien weer impactvolle communicatieplannen uit voort. Door de korte- en langetermijnstrategie te ondersteunen, speelt HR een cruciale rol bij het succes van een organisatie en haar mensen.

– Shana Roy, Chief People Experience Officer, Talentsoft

2. Bepaal hoe de weg naar succes eruitziet

Net als bij het formuleren van elk doel en iedere doelstelling, is het maken van een strategie slechts de helft van het werk. Het is niet zo dat je daarna klaar bent. De echte weg naar succes begint eigenlijk pas als inkt van het HR-plan is opgedroogd, wanneer er stappen gezet worden om gestelde doelen te bereiken of zelfs te overtreffen.

Bij het ontwikkelen van een HR-strategie moet je je dus afvragen: “Hoe ziet de weg naar succes eruit?” Het is immers makkelijker om een strategie te bouwen met een gewenst eindresultaat voor ogen, dan een strategisch kader te bedenken en de rest aan het toeval over te laten. Maar hoe stel je dit vast? Om dat proces goed te structureren, kan je een HR-strategie bepalen op basis vier belangrijke, interne hefbomen:

• Cultuur : Hoe zal deze strategie het dagelijks management en de werknemerservaring binnen de organisatie verbeteren, veranderen, versterken of zelfs transformeren?
• Organisatie : Hoe zal deze strategie de hiërarchische structuur van de organisatie optimaliseren, de rapporteringslijnen verfijnen en inzichtelijk maken welke behoefte er is aan nieuwe taakomschrijvingen?
• Mensen : Hoe zal deze strategie de voortdurende ontwikkeling, groei, het succes en geluk van de mensen binnen de organisatie ondersteunen?
• HR-systemen : Hoe zal deze strategie de processen op het gebied van o.a. talent management stroomlijnen, van rekrutering, training, compensatie en meer?

Nu duidelijk is hoe succes eruit zou moeten zien, is het belangrijk om vast te stellen hoe je uiteindelijk bepaalt of de gestelde HR-doelstellingen daadwerkelijk bereikt zijn. Key performance indicators – kortweg KPI’s – helpen daarbij, zeker als je die gedurende het jaar blijft toetsen. KPI’s zijn meestal kwantitatieve maatstaven, maar kunnen, afhankelijk van de aard van de doelstellingen, ook bestaan uit kwalitatieve input.

De Universiteit van Nottingham is een goed voorbeeld van een solide HR-strategie in actie, waarbij hun belangrijkste HR-doelstellingen worden opgesplitst in een reeks haalbare doelen, die vervolgens in kaart worden gebracht met duidelijk gedefinieerde maatstaven voor succes (de KPI’s).

Pro-tip > Maak het beheersbaar

Om te voorkomen dat je overweldigd raakt door wat aanvoelt als grote strategische hindernissen die genomen moeten worden, is het handig om jullie strategie op te splitsen in meer behapbare brokken, een soort strategische kwartaal- of maandplannen in het klein.

Zo leer je jezelf ook aan om – aan het einde van elke maand of elk kwartaal – gericht de tijd te nemen om doelen opnieuw te bekijken, de KPI’s te updaten met de laatste statistieken, te beoordelen wat werkt (en wat niet), en bij te sturen als dat nodig is.

3. Focus op samenwerking

Ook wanneer je de nodige stappen hebt gedaan om je HR-strategie af te stemmen op de bredere bedrijfsdoelstellingen, heb je nog steeds de steun en buy-in nodig van je belangrijkste stakeholders in de organisatie. HR heeft direct invloed op alle afdelingen van een bedrijf, dus om je strategische doelen te bereiken moet je die stuk voor stuk mee aan boord krijgen.

Het is dus essentieel die belanghebbenden op een goede manier te betrekken bij wat je doet. Je zult samen prioriteiten moeten vaststellen, bepalen waar de focus op moet liggen het komende jaar, bekijken wat haalbaar is. Vervolgens ga je samenwerken om een pad uit te stippelen voor de toekomst en jullie KPI’s te bepalen.

Strategisch personeelsbeleid wordt vaak gezien als een top-down managementstructuur, maar in werkelijkheid kan het alleen succesvol zijn met de steun van je teams en managers. Zij zorgen ervoor dat je HR-strategie daadwerkelijk vorm krijgt. Natuurlijk is het zo dat de meeste mensen binnen een bedrijf het meestal wel eens zijn met de HR-doelstellingen, maar de manier waarop ze met je samenwerken om die te bereiken, kan per afdeling verschillen. Daarom is het zo belangrijk dat elk team en elke afdeling op dezelfde golflengte zit. Als dat niet zo is, zal het implementeren van een goede HR-strategie een nachtmerrie zijn.

Ook al spreken we van een ‘HR-strategie’, dat betekent niet dat de inhoud van die strategie alleen vanuit de visie van HR ontworpen wordt. Een HR-strategie heeft impact op de hele organisatie. Om je plannen te toetsen en verrijken, moet je tijdens het proces dus samenwerken met alle belangrijke stakeholders.

– Jean-Stéphane Arcis, Chief Executive Officer, Talentsoft

4. Stimuleer betrokkenheid door efficiënt te communiceren

“Mijn zegen heb je!” Als de belangrijkste stakeholders binnen het bedrijf je succes wensen met je HR-strategie en vervolgens weer over gaan tot de orde van de dag, gaat er iets niet goed. Je hebt hun actieve ondersteuning nodig, anders gaat jouw zorgvuldig gecreëerde HR-plan in rook op.

Nou hoef je je plannen niet bij iedere medewerker afzonderlijk te pitchen, dat zou niet praktisch zijn. Maar er zijn altijd mensen binnen de verschillende afdelingen die namens HR de boodschap willen verspreiden. Dat zijn degenen die bereikt moeten worden, want zij zijn de potentiële pleitbezorgers en toekomstige ambassadeurs voor je strategie, visie en ambities. Zij zullen die informatie weer delen met hun leidinggevenden en teams, zodat voor iedereen duidelijk is wat HR het komende jaar van hen verwacht.

Houd er wel rekening mee dat ieders communicatiestijl weer anders is, dus bedenk goed hoe je de informatie wil delen. Voor sommigen werkt een één-op-één setting prima (bijvoorbeeld tijdens een Teams videocall), anderen hebben een gedetailleerde e-mail nodig om in beweging te komen. Waarschijnlijk zul je meerdere communicatiekanalen gaan gebruiken, waarbij ook valt te denken aan workshops of chats – zolang er maar een ‘domino-effect’ ontstaat. Op die manier zal iedereen op een organische wijze doordrongen zijn van het HR-plan.

5. Meet resultaten in real-time

Deze stap klinkt misschien voor de hand liggend – vooral na wat we in stap twee hebben besproken – maar het is ongelofelijk belangrijk: meten is weten.

Om op een consistente manier de vooruitgang tegen de doelstellingen af te zetten, zijn KPI’s vastgesteld. Nu is het zaak die een integraal onderdeel te maken van het strategische plan. Dat betekent: regelmatig rapporteren en data-analyses maken. Maandelijks, per kwartaal, of beide.

Waak er wel voor dat het geen overkill aan data wordt waarmee je de inbox van je teams overspoelt. Neem de tijd om te bestuderen wat die gegevens nou eigenlijk zeggen, haal er bruikbare inzichten uit en maak er een punt van om die regelmatig te presenteren. Dit zal de HR-strategie alleen maar versterken. Het zorgt ervoor dat iedereen zich beseft hoe belangrijk die bevindingen zijn.

Vergeet overigens niet dat een strategie simpelweg een kader is dat een plan in beweging zet waarmee een reeks doelstellingen bereikt kan worden. Maar plannen veranderen, zeker wanneer zich onverwachte situaties voordoen – zoals een pandemie, om maar even een voorbeeld te noemen. Blijf dus wendbaar en pas de strategie aan op basis van de situatie waar jullie organisatie in real time mee geconfronteerd wordt.

Als doelstellingen worden behaald is dat op zich een schouderklopje waard, maar daar draait het niet om. De waarde van het meten van succes zit ‘m in het feit dat het je in staat stelt om de strategie gaandeweg te verfijnen, te focussen op wat werkt, en de tactieken die niet aan de verwachtingen voldoen af te bouwen.

Rapporteren over data betekent niet dat je alle uitkomsten op een dashboard zet, en het verder voor gezien houdt. Niemand zit te wachten op een overload aan gegevens. Focus daarom op rapporten die waardevolle inzichten geven.

– Elodie Champagnat, Directrice Global Presales & Product Marketing, Talentsoft

Hoe ziet een goede HR-strategie eruit?

Zoals hierboven vermeld, is het voorbeeld van de HR-strategie van de Universiteit van Nottingham een goed model om te volgen. Het giet een samenhangende strategie in een doordacht, bruikbaar en gebruiksvriendelijk kader. Als je een solide sjabloon nodig hebt om jullie HR-strategie aan te spiegelen, is dit een aanrader.

Er zijn uiteraard nog veel meer bedrijven wereldwijd die unieke, boeiende, succesvolle en in veel opzichten opvallende HR-strategieën hebben geïmplementeerd. Deze voorbeelden springen er voor ons uit:

Google : De techgigant uit Silicon Valley staat bekend om hun competitieve, maar betrokken cultuur, die gericht is op het langetermijnsucces en het geluk van hun werknemers. “Google ziet het als volgt: om de beste talenten aan te trekken, moeten we een fantastische werkcultuur creëren.” Dat is zeker gelukt. Google biedt haar werknemers over de hele wereld een werkomgeving en bedrijfscultuur die gevuld is met cafés, sportcomplexen, wellnessfaciliteiten, en andere unieke extraatjes. Het wordt daarom beschouwd als één van de meest aantrekkelijke plekken om te werken. Maar ze gaan verder dan alleen het aanbieden van dit soort bonussen.

“HR kan een bedrijf maken of breken. Daarom zorgt het senior management ervoor dat ze buitengewoon goed geïntegreerd zijn. Werknemers worden gezien als een kostbare investering die beschermd moet worden. Er wordt alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat de mensen die er werken gelukkig zijn, waardoor ze productief zijn voor de organisatie.”

Cadburry : Het merk dat veel consumenten kennen van hun chocolade, staat in zakelijke kringen bekend om de grote betrokkenheid bij hun werknemers én hun gezinnen. De HR-strategie van Cadbury is eenvoudig: hun mensen komen op de eerste plaats, waardoor hun werknemers tot de meest loyale ter wereld behoren. Wat Cadbury echter nog unieker maakt is dat het bedrijf, sinds de oprichting in 1824, “hun fabrieksdorpje en R&D fabrieken heeft behouden. Het dorp is een fijne en comfortabele leefomgeving voor het personeel en hun gezinnen. En hoewel wonen op dezelfde plek als waar je werkt niet voor iedereen is weggelegd, is deze people-first aanpak een perfect voorbeeld van een HR-strategie die naadloos aansluit bij de bredere bedrijfsdoelstellingen, zoals het behoud van werknemers.”

Nissan : Wanneer we het over de auto-industrie hebben, is Nissan een buitenbeentje. De bedrijfscultuur, opgebouwd rond het Japanse concept Kaizen, stelt werknemers in staat om voortdurend te verbeteren, hun vaardigheden te ontwikkelen en een diepgaande impact te hebben op het bedrijf. Dit vormt de ruggengraat van Nissans’ HR-strategie. “De HR-praktijken bij Nissan omvatten transparante salarisschalen en volledige autonomie voor managers om hun eigen teams te werven en op te bouwen. Het is een praktijk die je niet vaak ziet in de auto-industrie. Maar bij Nissan is het de sleutel tot hun succesvolle productieproces.”

Een effectieve HR-strategie bouwen: nu is het moment

Heb je het gevoel dat jullie HR-strategie ontspoord is tijdens de COVID-19 pandemie? Nu het moment om die weer op de rails te krijgen – of een ander spoor te kiezen. Met het volgen van deze vijf stappen ben je alvast goed op weg om jullie strategische HR-beleid naar een opvallend hoger niveau te tillen. Een niveau dat jullie bedrijfscultuur zal bekrachtigen, het geluk van werknemers zal stimuleren en bredere bedrijfsdoelstellingen zal versterken. En, niet onbelangrijk: dit stappenplan helpt je om HR te positioneren als een belangrijke aanjager van organisatorisch succes. Misschien wel op een manier die jullie niet eerder voor mogelijk hielden.

Als je er klaar voor bent om een effectieve HR-strategie te ontwikkelen, maar nog niet precies weet waar je moet beginnen, dan staan de HR-experts van Talentsoft klaar om je te helpen. Neem vandaag nog contact op met ons team!