Facture impayée : le guide pour tout savoir en 2023

1. Comprendre les factures impayées

Chaque année, c’est presque la moitié des PME belges (45%) qui se disent particulièrement soucieuse de la capacité de leurs clients à payer leurs factures à temps. Comprendre les enjeux de cette problématique est un premier pas pour limiter les risques liés aux impayés.

Quels sont les chiffres clés des factures impayées en Belgique?

Les factures impayées font parties des premiers responsables des problèmes de trésorerie des entreprises. Selon le dernier rapport de l’Intrum :

• 79 % des entreprises belges considèrent comme problématique les débiteurs qui paient après la date d’échéance fixée.
• Les entreprises belges passent en moyenne 69 jours par an à relancer leurs clients pour qu’ils paient leurs factures.
• Près de 2 sociétés sur 3 (62 %) affirment qu’elles voudraient payer leurs fournisseurs plus vite, mais qu’elles n’y parviennent pas pour l’instant. Ces délais sont parfois si longs qu’ils nuisent à la santé financière de sept entreprises sur dix (69 %)

Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

À chaque service ou produit vendu, une facture est établie. Un délai de paiement est fixé par la loi ou stipulé sur le document avec l’accord des deux parties. Émise par une entreprise à un client, on considère qu’une facture est impayée lorsqu’elle n’a pas été réglée, intégralement ou partiellement, dans le temps imparti.

Quel est le délai légal pour payer une facture ?

• Le délai légal pour payer une facture en Belgique est généralement de 30 jours calendaires à compter de la réception de la facture ou d’une demande de paiement équivalente.
• Les parties peuvent s’entendre sur les modalités de paiement de plus de 30 jours, mais les délais de paiement ne peuvent en aucun cas dépasser 60 jours.
• Concernant la vente de service ou marchandises dont la date de réception serait incertaine, le délai de paiement est également de 30 jours calendaire à compte de la date de réception.

Quelles sont les raisons de l’impayé ?

En tant qu’entrepreneur, il est fréquent de faire face à un impayé au moins une fois dans sa carrière. Une multitude de facteurs peut mener un créancier à l’impayé :

• Difficultés financières
• Litiges
• Négligence
• Procédures de validation laborieuses

Autant de variables qui entrent en jeu et qui peuvent parfois représenter une source de stress.

2. Conséquences des factures impayées

Au-delà du manque à gagner qu’entraîne une facture impayée, le défaut de paiement peut avoir un impact sur votre trésorerie. Pour éviter de se retrouver dans l’inconfort, il est important de comprendre les conséquences de ces retards sur la trésorerie de votre entreprise.

Quelles sont les conséquences des impayés ?

Un impayé engendre par nature une perte financière pour l’entreprise qui en est victime.

Dans le pire des scénarios (et ce n’est pas ce que l’on vous souhaite) voici quelques conséquences que peuvent avoir les impayés sur votre entreprise :

• une diminution du fonds de roulement de votre TPE/PME
• Une diminution de ses capacités de production
• des relations commerciales affaiblies
• la gestion de procédures chronophages autour du recouvrement de la dette

Quels risques en cas d’impayés ?

Pour vous protéger contre les mauvais payeurs, il existe des mesures légales. Si la procédure amiable ne mène à rien, vous pourrez saisir le tribunal. Lettres de relance puis mise en demeure sont quelques-unes des étapes d’un recouvrement.

Trois procédures judiciaires peuvent être mises en place afin de procéder au recouvrement des créances :

• L’injonction de payer, réservée aux petits litiges.
• Le référé en provision, si le débiteur ne conteste pas sa dette.
• Lorsque ces deux premières options échouent, le tribunal se tourne vers l’assignation au paiement, un procès plus long et coûteux, en général réservé aux dettes élevées.

Quelles sont les conséquences financières pour mon entreprise ?

Les factures impayées ou retards de paiements impactent le plus souvent la trésorerie de vos TPE/PME. Une trésorerie négative implique que vous n’aurez pas accès aux fonds dont votre entreprise a besoin. Bien qu’embêtant, ce n’est pas une fatalité si le problème est traité au bon moment et surtout, anticipé.

Notez que la validité d’une facture est limitée dans le temps ! Ici, deux solutions :

• Si votre client est un particulier, vous pouvez réclamer le recouvrement d’une facture impayée dans les 2 ans qui suivent son émission.
• S’il s’agit d’une entreprise ou un professionnel, ce délai s’étend à 5 ans.

3. Processus de relance des factures impayées

L’un de vos clients ne paie pas sa facture malgré les précautions mises en place ? On vous explique comment gérer au mieux cette situation et le relancer !

Comment faire si un client ne paie pas ?

Cette situation nous est déjà (presque) tous arrivé ! L’affaire est conclue, le projet entamé, et le client disparaît au moment de payer… Avant de paniquer, il existe plusieurs solutions pour régler le litige à l’amiable :

• La fameuse relance : par téléphone, mail ou courrier, le premier réflexe est de relancer votre client. Après tout, un oubli, ça arrive à tout le monde !
• Facturer les pénalités de retards : comme les contraventions, recevoir une majoration accélère souvent le processus de paiement.
• La mise en demeure : pas des moindres, cette étape permet d’avertir le client sur la situation actuelle et les possibilités d’évolution de celle-ci, plus ou moins agréables…
• Restez polis et courtois : il en va de votre image de marque. Faites en sorte que le problème ne se retourne pas contre vous. On prend une grande inspiration avant de prendre son téléphone !

Comment faire pour relancer une facture impayée ?

Pour relancer une facture impayée, vous pouvez suivre quelques étapes-clés :

• Relancez par mail : envoyez un courrier électronique en utilisant un ton aimable afin de préserver votre relation commerciale. Si vous n’obtenez pas de réponse, adressez au client un second mail de relance de la facture impayée quelques jours plus tard.
• Décrochez votre téléphone : si vous n’avez toujours pas de retour après deux mails, n’hésitez pas à joindre le client par téléphone, pour échanger avec lui sur l’origine du problème.
• Envoyez une lettre de relance de la facture impayée : le client ne paie toujours pas malgré votre conversation ? Soyez plus formel et envoyez un courrier de relance pour la facture impayée.
• Mettez-le en demeure : toujours pas de paiement après vos lettres de relance ? Vous pouvez passer au niveau supérieur, en envoyant une lettre de mise en demeure par courrier recommandé avec avis de réception.
• Tentez l’injonction de payer : bien que 90 % des retards de paiement se règlent à l’amiable3, il existe tout de même quelques clients particulièrement récalcitrants. Dans ce cas, vous devrez entamer une procédure judiciaire et demander une injonction de payer à un juge.

Comment relancer une facture impayée par mail ?

Votre client ne vous a toujours pas payé et vous êtes prêt à lancer une procédure amiable ? Une simple relance de facture impayée par mail peut suffire à dénouer la situation. Le lendemain de l’échéance, envoyez un premier mail. Si votre messagerie électronique le permet, activez l’option « accusé de réception » pour savoir si votre message a bien été ouvert. Employez un ton courtois et neutre, comme dans le modèle de relance pour facture impayée ci-dessous.

4. Prévention des factures impayées

Le fameux dicton dit “il vaut mieux prévenir que guérir”. Lorsqu’il est question de factures impayées, c’est aussi valable ! C’est pourquoi, Cegid s’applique à vous donner toutes les clés pour limiter les risques et adapter vos processus de recouvrement de créances, tout en adoptant une posture proactive.

Comment se protéger des impayés ?

• Renseignez-vous d’abord sur la solvabilité du client. Employez votre œil de lynx et menez l’enquête : contactez d’autres fournisseurs en collaboration avec votre client, demandez des informations auprès du Tribunal de Commerce… Ainsi, vous discernez facilement l’insolvabilité d’un professionnel, ou d’une éventuelle procédure judiciaire en cours.
• Pensez bien à conserver tous les justificatifs de la prestation et à proposer des modes de paiement variés. Plus d’options vous proposerez, moins de d’impayés vous subirez ! 
• Il est également conseillé de demander le règlement anticipé de vos factures BtoB. Recevoir la totalité ou une partie de la somme qui vous est due permet de réduire de façon significative les décalages de trésorerie, provoqués par un impayé.
• Prévoyez enfin des pénalités de retard ou utilisez la clause de propriété. La perspective de payer davantage en cas de retard suffit généralement à rappeler à l’ordre les clients prompts aux dépassements de délai. De son côté, la clause de propriété empêche le client de faire usage du produit ou du service fourni avant le règlement de la facture.

Liste des mesures préventives pour réduire le risque de factures impayées

• Renseignez-vous sur le client : l’insolvabilité et les mauvaises habitudes laissent des traces. Quelques recherches devraient vous permettre de remarquer les irrégularités.
• Proposez des modes de paiement variés : donnez le choix à vos clients !
• Protégez-vous grâce aux conditions générales de ventes (CGV) : personne ne les lit et pourtant elles peuvent vous sauver dans beaucoup de situations ! N’hésitez pas à adapter la rédaction de celle-ci à votre entreprise.
• Demandez un acompte : le versement d’un acompte vous permet de ne pas fournir un service sans compensation, dans le cas où votre client refuserait de payer le reste de la facture.
• Assurez un suivi rigoureux de la facturation grâce à la mise en place d’un plan de trésorerie : vous montrer vigilant dans votre facturation vous permet de réagir rapidement en cas de factures impayées. Vous évitez ainsi de longues et pénibles procédures.
• Faites valoir votre droit de rétention ou la clause de propriété : sans paiement, le client sera dans l’impossibilité d’utiliser ou de recevoir sa commande.

5. Recours en cas de factures impayées

En tant qu’entrepreneur, vous devrez sans doute un jour faire face à des clients récalcitrants, ou à des retards de paiements plus ou moins importants. Si tel est votre cas, vous pouvez recourir à des procédures amiables, puis judiciaires.

Quelles procédures en cas de factures impayées ?

Dans la grande majorité des cas, les démarches amiables permettent de trouver une solution au litige. Ceci passe par de simples mails, appels ou courriers de relance pour commencer, puis si ces mesures ne suffisent pas, à des lettres de mise en demeure pour facture impayée.

Une fois la mise en demeure transmise, si le client ne paie toujours pas, vous pouvez démarrer une procédure judiciaire. Si le juge statue en votre faveur, les sommes dues vous seront versées, grâce aux moyens placés à la disposition de la justice.

Comment faire si le client refuse de payer ?

• L’assurance facture : en attendant d’obtenir réparation grâce au tribunal, l’assurance facture peut aider à sauver votre trésorerie. L’assureur prend en charge le paiement en cas d’impayé, ce qui permet à votre entreprise de continuer à tourner.
• L’avance de trésorerie : via le financement de factures client met aussi à votre disposition les sommes dues par un client BtoB, afin de préserver votre fonds de fonctionnement. Cette procédure simple vous permet de protéger votre trésorerie efficacement sans avoir à passer par les différentes relances client.

Comment calculer les pénalités de retard ?

En cas de retard de paiement, la loi prévoit des pénalités, à compter du lendemain de la date limite de règlement indiquée sur la facture. Pour calculer les pénalités de retard munissez-vous de vos justificatifs et effectuez le calcul de la manière suivante :

Qu’est-ce qu’une procédure simplifiée de recouvrement ?

Connaissez-vous la procédure simplifiée de recouvrement ? Simple et rapide, ce processus vous permet de recouvrir les petites créances (> 5000€) via l’entremise d’un huissier de justice. Vous pouvez y avoir recours pour éviter la lourdeur des formalités et les procédures judiciaires pour obtenir un titre exécutoire.

6. Bonnes pratiques pour gérer les factures impayées

Vous ne savez pas comment agir face aux factures impayées ? Certaines solutions se révèlent très efficaces pour recouvrer ces créances et pallier le manque à gagner !

Quelles solutions existent-t-il pour gérer les factures impayées ?

Vous pouvez d’abord amorcer un processus de relance, avant de passer à une mise en demeure si le client ne règle toujours pas sa facture. Si la procédure amiable ne résout pas le litige, engagez une procédure judiciaire. Il est possible de recourir à une injonction de payer, au référé en provision ou à une assignation au fond, selon la situation et le montant de la créance.

Pour maintenir votre entreprise à flot en attendant de toucher le règlement de vos factures, tentez d’obtenir des financements. Vous pouvez demander un escompte bancaire, qui se rapporte à un crédit à court terme et comble vos besoins urgents de trésorerie. Vous avez également des options, telles que le Dailly bancaire, l’affacturage ou encore le financement de factures.

Bien que différents, ces systèmes présentent le même avantage : ils vous assurent contre les impayés en avançant les encaissements de vos factures, en 24 ou 48 heures.

Le financement de factures : une alternative à l’affacturage en cas de besoin de trésorerie urgent

Vous avez déjà fait face à des impayés ? Pas de panique, le financement de factures peut être la solution qu’il vous faut ! En plus de vous permettre de recouvrer simplement vos créances, le financement de factures ne vous oblige pas à céder l’intégralité de vos factures clients (son nombre est ajustable selon vos besoins !)

Lorsque vous faites appel à un factor (ou société d’affacturage), vous lui cédez vos factures impayées, moyennant paiement du service ou d’une commission. Vous disposez donc immédiatement de l’argent que vous attendiez, sans devoir engager des frais supplémentaires pour l’obtenir. Ces sociétés peuvent également se charger de la gestion entière de vos encaissements et des tâches administratives liées à la facturation.

Comment financer une facture ?

Particulièrement adapté aux TPE, le financement de factures est une solution simple et rapide pour éviter les impayés.

Vous pouvez financer une seule facture à la fois, selon vos besoins, sans avoir à passer de contrat annuel. De plus, les avances de trésoreries offertes par le financement de factures sont disponibles sous 48 heures, ce qui vous permet d’agir tout de suite pour préserver votre fonds de fonctionnement.

Pour cela, il vous suffit d’opter pour un logiciel de facturation en ligne qui fournit ce service, comme Cegid Invoice & Financing. La réponse est immédiate, après une analyse du risque lié à la solvabilité du client. Vous recevez le règlement, dès l’obtention du retour positif, et les projets de votre entreprise peuvent continuer sans délai !

Comment proposer le paiement en ligne à vos clients ?

Avant de penser au pire, vous pouvez faciliter le règlement de vos services en proposant plusieurs modes de versement à vos clients. Le paiement en ligne est une solution qui a l’avantage d’accélérer les rentrées d’argent pour votre entreprise. Mais savez-vous comment le mettre en place ?

Le paiement sur Internet peut être une option offerte par votre logiciel de facturation. Libre à vous de la présenter au client directement dans un mail ou sur votre facture au format PDF. Le règlement en ligne par carte bancaire vous permet aussi de proposer le paiement en plusieurs fois.

Appels, mails ou courriers de relance, mises en demeure et procédures judiciaires… Vous connaissez désormais tous les secrets de la gestion de factures impayées ! N’oubliez pas qu’il est possible d’agir avant de devoir recouvrer des créances, afin de limiter les retards de paiement. Grâce à des logiciels de gestion, des sociétés spécialisées pour vous accompagner et de la vigilance dans la rédaction de vos documents contractuels, vous pouvez d’ores et déjà vous protéger. En étant proactif et en considérant ces mesures, vous diminuez les risques d’impayés tout en assurant la stabilité de votre entreprise.