Comment faire une facture d’acompte ?

Sommaire : 

1. Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

2. Comment calculer une facture d’acompte ?

3. Comment créer une facture d’acompte avec un logiciel de facturation ?

    

1. Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Commençons par les bases ! Une facture d’acompte est une pièce comptable permettant de constater le versement d’un acompte, à savoir un certain pourcentage (souvent entre 20 et 40 %) du montant total de la prestation. La facture d’acompte est faite avant la livraison ou le début d’une prestation et le montant sera déduit de la facture finale.

Il est généralement demandé dans les situations suivantes :

• le montant total du devis est élevé,
• l’achat de matériaux coûteux est indispensable au lancement de la production,
• une réservation est nécessaire à la vente,
• la prestation doit se dérouler sur une longue période de temps.

D’autres raisons qui vous sont propres peuvent vous amener à réclamer un acompte à vos clients.

La facturation d’un acompte offre un avantage supplémentaire : si les conditions générales de vente le prévoient, il est possible d’utiliser l’acompte comme indemnité en cas d’annulation de la commande.

Facture d’acompte : quelles mentions obligatoires en Belgique ?

Traitez vos factures d’acompte comme vos factures classiques, car elles doivent comporter les mêmes mentions obligatoires dont voici la liste complète :

• La date d’émission 
• Le numéro de facture 
• La date de la vente ou de l’exécution de la prestation 
• L’identité complète de l’acheteur et du vendeur
• Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur mais aussi celui de l’acheteur s’il s’agit d’un professionnel. 
• La désignation et les détails du produit ou de la prestation 
• Le prix unitaire catalogue hors taxe 
• Les majorations éventuelles de prix 
• Le taux de TVA légalement applicable et son montant correspondant 
• Les réductions de prix 
• La somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises. 
• Les modalités de paiement

Elles présentent cependant quelques différences. Déjà, la mention « facture d’acompte » doit figurer sur le document. Ensuite, elle doit faire référence au devis initial. Vous pouvez par exemple écrire : « acompte de x % sur le devis xxx ».

Quand établir une facture d’acompte ?

La facture d’acompte est éditée et envoyée avant la réalisation de la prestation ou de la livraison des produits commandés. Son règlement déclenche le début des opérations. Une fois le service effectué, une facture finale sera générée : le montant de l’acompte sera alors retiré du montant total à régler.

Voici quelques règles à respecter en Belgique :

• Vous devez toujours établir une facture pour les clients qui ont un numéro de TVA.
• Vous devez donc toujours en établir une pour les clients assujettis à la TVA, et vous n’êtes pas obligé d’établir une facture pour les particuliers.
• La facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit le moment de la réception de l’acompte.

Comment numéroter une facture d’acompte ?

N’oubliez pas de dater votre facture d’acompte du jour de son émission. Et attention à la numérotation ! Elle doit suivre la même série chronologique que vos autres factures. Il n’y a donc pas de décompte spécifique pour les factures d’acompte.

La facture d’acompte est-elle avantageuse pour vos clients ?

Pour vos clients, verser un acompte est aussi avantageux. Cela lui permet de répartir les coûts dans le temps et donc de ne pas avoir à payer une somme importante en une seule fois.

Mais attention : une fois l’acompte versé, vous avez l’obligation de réaliser les services commandés jusqu’au bout.

Comment la facture d’acompte sécurise votre trésorerie ?

Mettre en place une facture d’acompte présente plusieurs avantages pour votre entreprise. Vous sécurisez vos dépenses, surtout lorsque vos coûts de production sont élevés. Tous ces frais sont habituellement pris en charge par votre trésorerie, ce qui peut potentiellement la mettre en danger en cas d’impayés.

Facture d’acompte et facture d’avancement : quelles différences ?

La facture d’acompte et la facture d’avancement (ou facture d’avance) sont deux types de règlement ayant des objectifs différents.

La facture d’acompte a pour but de garantir une transaction en réalisant un versement partiel du montant total d’une vente. C’est un règlement unique qui est fait avant la livraison ou le début d’une prestation.

La facture d’avancement (appelée également facture de situation) est un dispositif de facturation permettant d’échelonner des paiements en fonction des travaux réalisés via de multiples factures intermédiaires.

2. Comment calculer un acompte ?

Vous êtes libre de choisir le montant de l’acompte pour vos prestations. Vous devez cependant vous mettre d’accord avec votre client sur les sommes à payer, ainsi que sur leurs dates de règlement, avant et pendant la réalisation du travail.

L’acompte représente généralement 30 % du montant total du devis, mais vous pouvez tout à fait décider de procéder autrement en fonction de la situation propre de votre entreprise. 

Quels que soient vos choix, assurez-vous toujours que votre client en est bien informé et qu’il les valide en signant le devis.

Faut-il ajouter la TVA sur une facture d’acompte ?

Oui, la TVA doit apparaître sur votre facture d’acompte dans le cas de livraison de biens, car elle est exigible dès l’encaissement. Votre client peut ainsi déduire la TVA sans attendre la facture finale.

Puisque vous devez calculer la TVA sur les factures, vous devez également la mentionner dans votre déclaration. Ce n’est pas la date de la facture qui compte pour déterminer le mois ou le trimestre durant lequel elle est due (et déductible pour votre client), mais bien le moment du paiement de l’acompte. 

Exemple : Vous êtes soumis à l’obligation trimestrielle de déclaration et votre client vous paie un acompte le 29 mars. Si vous établissez la facture le 2 avril, vous devrez malgré tout déclarer et payer la TVA dans votre déclaration du 1e trimestre. Nous vous recommandons donc d’établir la facture dès le moment où vous demandez le paiement de l’acompte pour éviter tous risques de confusion.

Facture d’acompte : que faire si le client annule sa commande ?

Si vous avez prévu que l’acompte payé servira d’indemnité en cas d’annulation de la commande, il y a une petite subtilité à connaître en matière de TVA. En effet, une indemnité n’est en effet pas soumise à la TVA. Idéalement, vous devez donc :

• Établir une note de crédit à votre client (ce qui vous permettra de récupérer la TVA sur l’acompte)
• Envoyer une lettre à votre client dans laquelle vous indiquez que, conformément à vos conditions générales de vente, vous conservez l’acompte payé à titre d’indemnité.

Sachez, qu’en principe, vous devriez rembourser la TVA perçue à votre client. Mais rien ne vous empêche de préciser dans vos conditions générales de vente que l’indemnité est égale au total de l’acompte versé (TVA incluse donc), ce qui vous dispensera de cette obligation de remboursement.

3. Comment créer une facture d’acompte avec un logiciel de facturation ?

Gérer les factures d’acompte peut être complexe et surtout chronophage. C’est la raison pour laquelle utiliser un logiciel de facturation en ligne simplifie toutes vos démarches comptables. Il vous aide à éditer vos devis et factures d’acompte très rapidement et sans faire d’erreurs.

Facture d’acompte : gagnez du temps et évitez les erreurs avec Cegid Invoice & Financing

Avec Cegid Invoice & Financing, vous pouvez créer un devis en 2 minutes seulement. Si vous décidez de demander un premier versement à votre client, il vous suffit de remplir le champ dédié avec le montant de l’acompte.

Une fois le devis accepté par votre client, la facture d’acompte est générée automatiquement. Tout est beaucoup plus fluide !

Pour la facture finale, le logiciel de facturation reprend automatiquement les éléments acceptés dans le devis et la facture d’acompte correspondante. À partir du montant total, le solde est calculé et édité de manière automatique. Vous diminuez ainsi drastiquement les risques d’erreurs.

Demander un acompte c’est sécuriser vos transactions en limitant l’avance de trésorerie et les risques d’impayés. Avec Cegid Invoice & Financing vous pouvez réaliser toutes les étapes de facturation en quelques minutes en tout et pour tout. Vous gagnez en productivité et vous pouvez enfin oublier tous les contre-temps liés à cette tâche administrative peu enthousiasmante : création et archivage de chaque document, recherche des informations client, erreurs de saisie, suivi des factures, etc.