Comment créer une facture ?

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Gestion de la petite entreprise

07 avril 2023

Il est temps de créer votre première facture. Vous vous demandez comment faire ? Pas de panique ! Vous y arriverez très facilement si vous utilisez les bons outils… Par exemple, Excel est un outil précieux, mais en aucun cas adapté à la facturation sur le long terme. Optez plutôt pour un logiciel de facturation en ligne : c’est le meilleur allié que vous trouverez pour vous assister dans cette tâche comptable.

4 min

Comment créer une facture ?

Sommaire :

  1. Quels sont les prérequis à connaître pour créer sa première facture ?
  2. Comment créer une facture sur Excel ?
  3. Créer sa première facture en quelques clics avec un logiciel de facturation

 

 

 

1. Quels sont les prérequis à connaître pour créer sa première facture ?

Prenez le temps de bien comprendre comment créer une facture avant de vous lancer. Ne vous inquiétez pas : il n’existe aucun délai légal pour l’émission d’une facture. Une fois éditée, vous devrez en revanche la garder pendant au moins 7 ans pour des raisons fiscales.

 

Est-il obligatoire de fournir une facture en Belgique ?

La facture est en principe obligatoire entre professionnels (indépendants, entreprises ou pouvoirs publics), même si elle porte sur un petit montant. Elle également valable pour chaque achat que le client effectue.

Pour les particuliers qui achètent à titre privé, la facture n’est pas obligatoire en Belgique à l’exception des grossistes, la vente et la réparation de véhicules, les services en lien avec les déménagements ou les garde-meubles, ainsi que la vente de bâtiments et les travaux sur ceux-ci.

La facture est un document légal essentiel, car il constitue une preuve qu’une opération commerciale a bien eu lieu. Elle a donc une valeur juridique : en cas de litige, elle vous sera indispensable.

Une facture, c’est aussi un justificatif comptable qui vous donne un droit de créance. Elle doit donc être conservée avec soin et disponible immédiatement en cas de contrôle fiscal.

 

Quelles sont les mentions obligatoires pour créer une facture en Belgique ?

Faire une facture est obligatoire lorsque vous vendez un produit ou un service à une autre entreprise. Chacune d’entre elles doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires dont voici la liste :

  • La date d’émission
  • Le numéro de facture
  • La date de la vente ou de l’exécution de la prestation
  • L’identité complète de l’acheteur et du vendeur
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur mais aussi celui de l’acheteur s’il s’agit d’un professionnel.
  • La désignation et les détails du produit ou de la prestation
  • Le prix unitaire catalogue hors taxe
  • Les majorations éventuelles de prix
  • Le taux de TVA légalement applicable et son montant correspondant
  • Les réductions de prix
  • La somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises.
  • Les modalités de paiement

 

 

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2. Comment créer une facture sur Excel ?

Éditer une facture sur un tableur Excel est une tâche relativement simple : il suffit de créer un tableau avec les différentes données nécessaires et quelques formules permettant de calculer le montant total HT et TTC.

Mais est-ce vraiment une bonne idée ? La réponse est non !

 

Créer une facture sur Word ou Excel, la fausse bonne idée

Les traitements de texte ou les tableurs permettent de créer des factures, mais qu’en est-il du suivi, du risque d’erreurs et de la conformité légale ?

Excel est un outil dépassé en ce qui concerne l’édition de facture. Premièrement, il ne vous permet pas de répondre aux exigences légales actuelles : seul un logiciel de facturation en conformité avec la Loi Anti-fraude à la TVA vous donne cette garantie.

Ensuite, Excel vous fait perdre en performance : vous devez saisir les informations à chaque nouvelle facture, vous ne pouvez pas suivre vos données en temps réel et le suivi des règlements est un vrai casse-tête. Sans compter le risque d’erreurs qui vous guette à chaque instant, étant donné que vous éditez et reportez les données manuellement.

En résumé, ce logiciel n’a pas été conçu pour la facturation !

 

 

3. Créer sa première facture en quelques clics avec un logiciel de facturation

Pour éditer vos factures, optez plutôt pour un logiciel de facturation !

 

Misez sur Cegid Invoice & Financing pour créer une facture

Concrètement, comment créer une facture depuis un logiciel de facturation tel que Cegid Invoice & Financing ? Voici les étapes à suivre pour y arriver. Vous allez voir, c’est d’une grande simplicité !

 

Comment créer une facture gratuitement avec Cegid Invoice & Financing en 4 étapes ?

 

Étape 1 : Où créer sa facture ?

 

Comment créer une facture avec Cegid Invoice & Financing ?

 

Après vous être connecté à votre compte, cliquez sur l’onglet “Ventes” depuis votre tableau de bord puis « Créer une facture ».

 

Étape 2 : Personnalisez votre facture

 

Comment créer une facture avec Cegid Invoice & Financing ?

 

Une nouvelle facture blanche apparaît.

  1. Entrez un nouveau client ou choisissez un client pré-enregistré.
  2. Enregistrez vos informations concernant les dates de facturation et livraison/prestation ou planifiez un échéancier du paiement si besoin.
  3. Cliquez sur “Description” pour entrer manuellement les détails de la prestation ou en choisissez en une pré-enregistrée dans la liste.

Si besoin, vous pouvez ajouter une remise.

 

Étape 3 : Un aperçu pour vérifier tous les détails

 

Comment créer une facture avec Cegid Invoice & Financing ?

 

À cette étape, il est nécessaire de vérifier une dernière fois toutes les informations de votre facture et de revenir à l’étape précédente pour faire des modifications si besoin.

 

Étape 4 : Comment envoyer votre facture en un clic ?

 

Comment créer une facture avec Cegid Invoice & Financing ?

Votre facture est maintenant validée, vérifiée et prête à l’envoi.

Vous pouvez personnaliser le contenu de votre mail, rajouter des pièces jointes supplémentaires.

Tout comme un ouvrier a besoin de bons outils pour travailler efficacement, un entrepreneur doit utiliser les bonnes solutions pour gagner en performance. Votre temps est précieux : ne le perdez pas avec des logiciels d’un autre temps. La solution de facturation Cegid Invoice & Financing est plébiscitée par les entreprises belges.

Au quotidien, elle vous permet de piloter facilement votre activité, optimiser votre temps de travail et éviter les factures impayées grâce au financement de factures.

En faisant financer vos factures client, vous vous mettez à l’abri des retards de paiement et de la pression financière qui en découle. De manière très concrète, vous recevez le montant de vos factures en attente de paiement en 48h. Votre trésorerie peut ainsi respirer, et vous aussi.

 

 

 

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