Pour les métiers du secteur public, la promesse du numérique est alléchante. En différentiel par rapport aux formulaires et autres documents papier, les documents dématérialisés (et les processus qui les font vivre) apportent une sécurité, une rapidité de traitement et une fluidité dans les relations avec les usagers. Pour autant, toute promesse a ses contraintes et ses normes. Tour d’horizon des différents services dématérialisés à maîtriser pour réussir sa mutation vers le tout numérique.Le premier réflexe à acquérir vis-à-vis des documents dématérialisés est justement de perdre ses vieux réflexes. Fini l’impression d’un document pour le signer ! En effet, un document dématérialisé que l’on imprime n’a plus aucune valeur. Le document doit être traité numériquement du début à la fin de son cycle de vie. En termes de signature électronique pour les documents dématérialisés, de nombreuses normes sont en vigueur. Il en existe trois niveaux actuellement, régit par la norme eIDAS applicable depuis le 1er juillet 2014 et obligatoire depuis juillet 2017 :
- La signature électronique simple pour les documents à faible valeur juridique ;
- La signature électronique avancée avec vérification de l’identité des signataires sans face à face ;
- La signature électronique qualifiée qui s’appuie sur une identité préalablement vérifiée en face à face (via le dispositif France Connect pour les citoyens et les collectivités par exemple).
Le dernier niveau ayant un effet juridique totalement équivalent à une signature manuscrite effectuée en face à face.La signature électronique n’est qu’une étape dans le processus dématérialisé. Vient ensuite la conservation des documents. Généralement, il faut conserver les différents documents administratifs dont on est responsable sur de très longue durée. C’est l’archivage. Mais là aussi, il existe des spécificités à l’archivage des documents dématérialisés. L’archivage répond à plusieurs problématiques :
- La conservation légale (factures, contrats, etc.) ;
- La garantie de l’intégrité du document dématérialisé pendant toute la durée de conservation ;
- La création d’éléments de preuves associés au document dématérialisé (horodatage, nom des modificateurs, etc.) pouvant servir en cas de contentieux ;
- La sécurisation des documents face à une perte, une destruction involontaire, un crash disque ou encore une suppression malveillante.
Face à ces forts enjeux, les organismes publics ne sont pas tous armés en termes de ressources et de compétences. L’archivage est souvent confié à un spécialiste externe qui a une obligation de résultat sur la sécurité, l’intégrité et la réversibilité des documents dématérialisés dont il a la charge. Pour s’assurer de la qualité de l’archivage, des certifications existent telles les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1. L’archivage n’est pas une sauvegarde ou un simple stockage, c’est un service à part entière qui s’imbrique dans les processus dématérialisés.Aller vers le tout numérique, c’est prendre en compte toutes ces nouvelles obligations mais c’est surtout modifier les habitudes, ce qui est souvent le plus complexe. La conduite du changement est ainsi une phase clé de la transition numérique.
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