La presse fait régulièrement écho aux rapprochements de collectivités depuis la mise en place de la loi NOTRe. La force des médias est d’accrocher le lecteur avec des titres chocs. Beaucoup de ces titres mettent en avant le caractère provoqué des rapprochements, et de leurs impacts directs sur les processus de gestion financier au sein des collectivités. eksaé Public vous propose de mettre en exergue les secrets d’un mariage financier réussi entre plusieurs collectivités !
Le réglementaire, contrainte ou opportunité ?
« Nouvelle intercommunalité, mariage forcé, mariage de raison » titre Le Républicain Lorrain dans son édition du 10 janvier 2017. « Nouvelle intercommunalité, démarrage désordonné » selon la Charente Libre et son édition du 26 janvier 2017. On lit peu de nouvelles positives sur le sujet des fusions entre collectivités. La loi NOTRe semble vécue comme une contrainte bien plus que comme une opportunité. Il est pourtant nécessaire de changer les mentalités ! En effet, un mariage financier préparé en amont par les différentes prenantes permet à la nouvelle collectivité de partir sur des bases saines et directement dans une optique de performance. À condition d’avoir une stratégie globale et de fédérer les différents services.
Prendre les devants pour avancer sereinement
Pour bien réussir un mariage financier, il faut se préparer le plus en amont possible. Il est vrai que beaucoup des fusions se sont décidées sur la base d’une décision de la préfecture, mais qui fut réellement étonné ? C’est simplement l’application des textes et des réalités des territoires. La préparation c’est avant tout le dialogue pour définir ce qui va être mutualisé. Pour cela il faut partir des pratiques, des forces et des compétences de chacun. Il faut identifier aussi ce qui peut freiner les mutualisations pour en discuter, faire des arbitrages cohérents et les traiter. Chacun doit s’exprimer et être écouté. C’est l’étape la plus importante pour que la mise en uvre de la fusion financière se fasse sans écueil. Les principaux sujets à évoquer entre les collectivités participantes à la fusion sont 😕 Le planning du projet ;? Les risques éventuels ;? La mesure de la performance avant et après la fusion ;? L’optimisation des moyens et des ressources (humaines, techniques, financières, etc.).
Avancer ensemble pour recréer une unité
Une fois que la fusion est opérée, il faut organiser la gestion financière de la nouvelle collectivité. Ce sont les élus et la Direction Générale qui doivent arbitrer en cas de besoin. Chacun doit trouver sa place, même si elle n’est plus forcément la même que précédemment. Le processus de fusion nécessite un temps d’adaptation. Le changement de dimension oblige à repenser les processus de travail conçus à l’origine pour une collectivité de petite taille. Il faut revoir les outils en place et les faire évoluer. Les agents ne travailleront plus jamais pareils !
Des impacts métiers sur le quotidien à appréhender
Lors de la préparation de la fusion, des indicateurs financiers de performance ont été déterminés afin de mesurer précisément les gains apportés par la fusion. On peut citer par exemple : la réduction du nombre de tiers pour augmenter les volumes par tiers et le pouvoir de négociation, la valorisation du patrimoine pour le gérer de façon dynamique, l’optimisation du coût de la dette, la réduction des durées de règlements, ou encore la déconcentration des demandes d’achats pour mieux coller aux nouveaux besoins de l’entité. Mais au-delà de l’aspect macro-économique de la fusion, celle-ci a des impacts directs sur les usages du quotidien pour le service Finances, et sur l’utilisation des solutions de gestion. Les processus et les outils de Gestion Financière doivent se mettre au diapason de la fusion en assurant aux utilisateurs une collaboration efficace, une sécurité renforcée ou encore une traçabilité optimale. Une fusion est ainsi une réelle opportunité pour les services financiers des collectivités de repenser leur système d’informations, et d’intégrer les nouvelles technologies (workflows, outils de pilotage dynamiques, alertes, etc.) et la dématérialisation dans les différents processus. Au final, une fusion est avant tout question d’agilité. Une agilité qui doit se retrouver dans la gestion des moyens humains, dans les processus métiers, et dans les outils de gestion.
Ce qu’il faut retenir
Pour réussir sa fusion financière, il faut se préparer. Chaque partie prenante à la fusion doit se placer dans une dynamique nouvelle et être capable de revoir tous ses processus financiers de fond en comble. Il faut faire évoluer les outils de gestion et de pilotage afin qu’ils soient adaptés à la nouvelle taille et aux nouveaux enjeux de la collectivité. Enfin, se faire accompagner par des experts qui ont l’expérience de fusions déjà menées auprès d’autres collectivités est une bonne idée pour effectuer sa mutation sereinement.
Votre collectivité est soumise à une fusion ? Votre service Finances souhaite simplement favoriser l’agilité dans ses processus ?Nous pouvons répondre à vos questions.