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Prélèvement à la source : des mois clés pour le service public

Pour les employeurs du secteur public non soumis à la DSN, la mise en place du Prélèvement à la Source revêt l’allure d’un double défi. Les enjeux administratifs et sociaux se mêlent étroitement autour du sujet le plus sensible qui soit : la paie. Pour réussir, le jour J se prépare dès maintenant.
A compter du 1er janvier 2019, tous les revenus des particuliers seront retenus à la source. Le protocole PASRAU – Prélèvement à la source pour les revenus autres – s’appliquera à toutes les organisations non encore soumises à la DSN,

  • de manière transitoire pour les salariés du secteur public qui seront hors DSN à cette date, et ce aussi longtemps qu’ils ne seront pas entrés dans son périmètre (en 2022).
  • de manière pérenne pour tous les revenus autres que les salaires, comme : Indemnités Journalières de Sécurité Sociale, retraites, rentes, indemnités chômage, etc.

Dans le secteur public, on génèrera donc chaque mois un fichier PASRAU en lieu et place d’un fichier DSN. Ce fichier contiendra moins d’informations que la DSN, se limitant à celles nécessaires au prélèvement à la source. Mais la précision de ces données va s’avérer tout aussi cruciale …

Un fonctionnement identique pour tous les contribuables

Qu’on soit salarié du privé ou du secteur public, le système est identique.
L’administration fiscale calculera les taux de prélèvement en fonction des revenus 2017 déclarés au printemps 2018. Le taux individuel figurera sur la déclaration de revenus du contribuable, en ligne au printemps 2018 et sur son avis d’impôt à l’été 2018.

  • L’administration fiscale communiquera ensuite à̀ l’employeur le taux de prélèvement retenu ; par défaut il s’agit du taux du ménage
  • Le contribuable peut demander un « taux personnalisé » (dans le cas de déséquilibre des revenus du ménage par exemple), ou un « taux non personnalisé » s’il veut conserver confidentiel le montant de son impôt vis-à-vis de son employeur.

Dès le premier revenu versé en 2019, ce taux de prélèvement sera appliqué aux salaires comme aux traitements : le montant du prélèvement à la source apparaîtra clairement sur la feuille de paie.

Mise à jour des taux : chaque mois l’employeur va recevoir de la DGIP les taux de prélèvement de ses salariés, qu’il lui faudra intégrer dans les paies. Comme le secteur public clôture les paies le 20 du mois courant, il appliquera donc les taux (qui sont valables deux mois) avec un mois de décalage. Conséquence : pour être prêt pour les bulletins de janvier, il faudra donc demander les taux dès le mois de décembre à l’administration fiscale.

Les inquiétudes compréhensibles des employeurs

La France est dernier pays de l’OCDE, avec la Suisse, à passer au prélèvement à la source des revenus. Un tel changement suscite naturellement des inquiétudes parmi les employeurs du secteur public, et en particulier :

  • Ne pas se retrouver à servir d’intermédiaire entre le salarié et le fisc ! Parce que le bulletin de paie, sur lequel figure le taux de retenue, lui est donné par son employeur, les salariés auraient tendance à questionner ce dernier plutôt que la DGFIP… qui est pourtant le seul interlocuteur du contribuable en la matière.
  • Les responsables publics s’inquiètent également du coût social d’une erreur de taux, ou de l’application du « taux non personnalisé » pour un contribuable qui ne serait pas reconnu pour cause de données personnelles erronées. Quand on sait que ce « taux non personnalisé » est calculé sur la base d’un célibataire sans enfant, on comprend l’importance des conséquences sur le net à payer – et les difficultés qui s’ensuivront.

Si la première de ces craintes peut être surmontée par la formation et l’information, la seconde peut s’avérer plus délicate. Car alors que dans le privé la vérification des données personnelles a déjà été effectuée dans le cadre de la mise en place de la DSN, pour le secteur public il va falloir mettre les bouchées doubles : vérifier l’identification de chaque collaborateur, corriger les erreurs, récupérer les taux, transmettre un nouveau flux… le tout dans un délai très court.

Les risques existent ; mais si le changement est correctement mis en œuvre, il permettra de les circonscrire rapidement à quelques cas exceptionnels.

Mettre en œuvre le changement

1 – Se mettre à jour. C’est l’heure du grand nettoyage ! Les données personnelles du SIRH doivent faire l’objet d’une grande attention. Et par la suite, la saisie d’un nouvel arrivant va nécessiter une rigueur exemplaire au quotidien, car les données sont transmises dans le mois alors qu’elles étaient jusque-là transmises en fin d’année par la N4DS.

2 – Tester les process avec la « Préfiguration ». La mise en place du PAS offre une phase dite de préfiguration : le protocole technique est mis en œuvre en mode test, et il sera possible d’émettre des bulletins de salaire comportant la mention de la retenue à la source dès le mois de septembre. Cette phase de préfiguration constitue un élément majeur pour réussir son PASRAU :

  • elle permet de savoir si un collaborateur n’est pas reconnu par l‘administration fiscale… avant qu’il ne soit trop tard,
  • elle familiarise les agents et contractuels avec la notion – et la somme,
  • l’équipe de paie peut rôder la nouvelle méthode de travail,
  • le manager peut tester l’efficacité de sa nouvelle organisation.

3 – Accompagner les agents. Comme leurs employeurs, les salariés peuvent avoir des appréhensions face à la mise en place du prélèvement à la source. Des réponses claires s’imposent : qui traiterait à la légère la question d’un salarié sur son bulletin de paie ?

  • L’inquiétude principale relevée est celle de la confidentialité du taux confié par l’administration fiscale à l’employeur. Certains contribuables estiment que, ce dernier n’a pas à connaître ou à déduire l’existence d’autres sources de revenus, fonciers par exemple, ni à pouvoir estimer les revenus d’un conjoint, surtout dans le cas d’un ménage dont les revenus sont très déséquilibrés.
  • Les taux individuels constituent de fait une information confidentielle, à traiter comme telle par l’employeur. La rigueur du service RH est ici absolument indispensable, et le SIRH doit permettre de piloter les droits d’accès. A noter qu’en cas de manquement, les poursuites et les peines encourues sont les mêmes que dans le secteur privé.
  • Diffuser la communication du ministère : un dispositif multicanal a été annoncé le 10 avril lors de la conférence de presse du Ministre de l’Action et des Comptes publics. Il comprend notamment une campagne presse, radio et internet, des tutoriels, des vidéos Consomag, et un dispositif terrain de 5 affichettes disponibles dans le réseau des centres des Finances publiques, à placarder dans des lieux de passage.

Etes-vous bien équipés ?

Face au changement en cours, mieux vaut utiliser une solution de paie éprouvée. Les meilleurs éditeurs de solutions de paie ont signé une charte d’engagement avec la DGFIP ; ils ont mis en place et suivi des sites pilotes dès 2017, et proposent des services d’accompagnement opérationnels dès cet été.

Pour les administrations qui seraient équipées de versions anciennes, ou de solutions plus ou moins sur mesure, le prélèvement à la source constituera une occasion de remettre en cause les habitudes – et peut-être aussi de passer au cloud, pour profiter du confort d’un logiciel toujours à jour et d’une sécurisation garantie des données.

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