Quelles sont les clés d’un onboarding réussi ?

Que celui qui n’a jamais été déçu par l’accueil que lui a réservé son nouvel employeur lève la main !Passées les formules de politesse, la nouvelle recrue s’attend, à juste titre, à être accompagnée, un café à la main, à son nouveau bureau sur lequel trônera un PC flambant neuf et un Smartphone nouvelle génération… avec un compte de messagerie actif en guise de cerise sur le gâteau.
Une utopie ?! En effet, la réalité est beaucoup moins glorieuse…

A son arrivée, le nouveau collaborateur aura probablement vu l’hôtesse d’accueil s’étonner que son nom ne figure pas sur la liste du personnel, ses nouveaux collègues le scruter d’un œil interrogateur et découvrir finalement que son nouveau chef est en congés et qu’il a oublié de lui commander un PC avant de partir !

Pourtant, réussir l’intégration du nouveau collaborateur est à la portée de n’importe quelle entreprise !

L’onboarding, de vrais enjeux

L’onboarding, littéralement « montée à bord » en anglais, est aujourd’hui un dispositif plébiscité par les entreprises. En effet, ce nouvel usage améliore les phases d’accueil et d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise. Il dépasse largement les seuls outils digitaux pour faire appel à une multitude de pratiques : réunions d’accueil, parcours de formations aux produits de l’entreprise, le tutorat, « vis ma vie », petit-déjeuner avec un membre du COMEX, etc.

Le cocktail de dispositifs diffère d’un contexte à l’autre. L’onboarding doit être pensé et adapté à la culture de votre entreprise. Les parcours qui en résultent s’échelonnent sur trois à six mois, voire sur une année entière pour les plus complets. Ce faisant, l’entreprise rend le nouveau collaborateur opérationnel plus rapidement, renforce son sentiment d’appartenance, encourage sa motivation… et diminue le turn-over global ! Quand on sait qu’un recrutement raté coûte entre 45 et 200 milliers d’euros à une entreprise [1], l’intérêt apparaît comme évident.

Pourtant, près des deux tiers des entreprises ont un processus d’intégration qui se limite au traditionnel livret d’accueil [2].

Pourtant, lorsqu’on sait que 8 recrutés sur 10 prennent la décision de rester dans les 6 premiers mois et que 20% envisagent même de quitter leur nouvel employeur dès le premier jour ! [3] On se dit qu’il est temps de faire quelque chose pour chouchouter ses nouvelles recrues.

Alors que la bataille des talents fait rage, de plus en plus d’entreprises décident d’agir et travaillent à offrir une belle expérience d’onboarding à leurs nouveaux collaborateurs. La paie et l’administration du personnel constituent des leviers à ne pas négliger.

La gestion administrative, levier de l’expérience collaborateur

S’il y a bien un sujet qui focalise beaucoup de crispations au moment de l’embauche, c’est bien la gestion administrative. Le nouveau salarié est encore trop souvent amener à montrer « patte blanche ». Il doit fournir de multiples documents (pièce d’identité, attestation de sécurité sociale, extrait de casier judiciaire, etc.). Puis il complète, certes à l’aide d’un stylo à l’effigie de son nouvel employeur, moult formulaires : adhésion à la mutuelle, à la caisse de prévoyance, remboursement d’une carte de transport, etc.

Tout cela est rébarbatif mais pourtant essentiel pour la RH et la nouvelle recrue. Ces étapes constituent en effet une mine d’informations précieuses et bien souvent obligatoires. L’intégration des aspects paie et administration du personnel dans le processus d’onboarding et la digitalisation des processus que cela induit représentent des enjeux de premier ordre. Elles permettent :

• une optimisation des coûts et des temps liés aux tâches administratives : les équipes RH pourront donc se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Notons pour cela l’importance de la dématérialisation des documents administratifs. Les informations ainsi collectées iront directement alimenter le système de gestion de la paie.
• une diminution des risques d’erreurs grâce à la diminution du nombre de saisie des mêmes informations.
• une accélération et la sécurisation des aspects logistiques liés à l’embauche par leur automatisation pleine ou partielle et leur adéquation aux profils de postes (accès informatique, accès aux bâtiments, dotation d’équipements, attribution d’avantages en nature, etc.)
• de véhiculer une image moderne de l’employeur (finie la gestion par enveloppe navette)
• et bien sûr d’enrichir l’expérience vécue par le nouvel embauché et donc de réduire le risque de son départ !

De la qualité de ces processus d’administration et de paie dépend une grande partie de l’activité RH et un part sensible de la performance du capital humain. A l’heure du Talent Management, la paie et l’administration du personnel restent la pierre angulaire de toute la gestion RH.

Pour aller plus loin :

• [1] Selon Cegid Digitalrecruiters en 2016
• [2] enquête Aberdeen « Welcome to the 21st Century, Onboarding! », novembre 2014
• [3] enquête Mercuri Urval en 2011
• Infographie : combien coûte un recrutement raté ?