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Exigences de l’administration fiscale : Quels impacts sur votre système d’information ?

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Pour aller plus loin :
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10 points de contrôle pour se mettre en conformité

 

3 indispensables à respecter
Inaltérabilité / Intangibilité
Sécurisation; traçabilité
Conservation; archivage

Les obligations impactent directement le processus de facturation exploité dans un ERP, un logiciel de gestion commerciale, d’affaires et de production, un logiciel de comptabilité ou de gestion de caisse.

Service comptabilité
Si vous utilisez un logiciel comptable, vous devez vous assurer que les écritures importées ne peuvent être modifiées une fois intégrées dans le logiciel de comptabilité.
En cas d’erreur sur une écriture, vous devez passer une OD de régularisation. Les données enregistrées et documents associés doivent être archivés. De même il convient de conserver la traçabilité des opérations d’archivage.
Vous devez être en mesure d’offrir une piste d’audit fiable permettant d’établir un lien certain entre la comptabilité et les données provenant d’autres logiciels en cohérence avec votre Fichier des Écritures Comptables (FEC).

Service Administration des Ventes et service Commercial

Si vous utilisez des fonctionnalités de facturation dans un logiciel de gestion commerciale ou de gestion d’affaires, vous devez vous assurer que dès lors que la facture a été émise ou comptabilisée elle doit être intangible.
En cas d’erreur suite à l’émission d’une facture, toute modification ne pourra intervenir que sous forme d’avoir ou de facture complémentaire. Chaque document archivé servira de pièce justificative en cas de contrôle.

Boutique

Votre logiciel ou votre système de gestion de caisse doit vous permettre de sécuriser vos encaissements. Vous n’avez plus la possibilité de modifier les tickets sans tracer les flux de modifications. À partir du moment où votre facture est émise, les écritures sont comptabilisées et verrouillées.
Votre éditeur de logiciel doit vous fournir un certificat de conformité ou une attestation individuelle pour justifier de la conformité de la solution utilisée (loi anti-fraude TVA, BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803).

Service production

Si vous utilisez des fonctionnalités de facturation et de règlement clients dans un logiciel de gestion de production vous devez vous assurer qu’il réponde aux exigences de l’administration fiscale pour éviter un redressement.
Vous ne devez pas modifier les factures ou avoirs comptabilisés ou émis aux clients.
Vous devez également historiser les sessions d’export d’écritures comptables depuis vos journaux de ventes et de règlements.

16 mars 2017
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