Gestion de documents : cinq erreurs à éviter pour vous y retrouver

Erreur n° 1 : miser sur la chance pour retrouver vos documents

Il y a les individus accros à l’organisation… et il y a les autres, ceux qui comptent sur la chance pour retrouver un document important deux minutes avant une réunion, et ce, qu’il s’agisse de sa version papier ou de son pendant numérique. On constate ainsi qu’un employé de bureau consacre en moyenne deux heures et demi par jour à rechercher de l’information (source : IDC 2014)…

La solution : pas de secret, pour faciliter votre travail en cours, vous devez miser sur l’organisation ! En stockant et en organisant vos documents, vous les recherchez et y accédez facilement. Un système de gestion des documents permet aux collaborateurs de s’y retrouver. Il évite ainsi les fichiers éparpillés sur des disques durs individuels et permet de collaborer avec davantage d’efficacité. A la clé, une meilleure utilisation des informations et les données professionnelles sont mieux utilisées, ce qui concourt à la performance de l’entreprise.

Erreur n° 2 : ne pas gérer le cycle de vie des documents

Ordinateurs portables, postes de bureau, bases de données, serveurs comportent leur lot de “décharges numériques” (multiples copies d’un original, dossiers temporaires inutilisés, noms de fichiers obscurs, messageries professionnelles débordant de correspondance personnelle) qui constituent un véritable frein à l’efficacité des entreprises. A l’origine de véritables lourdeurs informatiques, elles génèrent un effet pervers pour l’utilisateur : lenteur de recherche, perte ou destruction accidentelle, incapacité à déterminer la bonne version d’un document… Ainsi, selon IDC, ce sont 35 à 50 % des informations disponibles dans une entreprise qui ne sont ni indexées ni centralisées. Ce qui coûte cher : environ un tiers du salaire moyen par employé chaque année !

La solution : les solutions technologiques (sous forme de logiciel GED), les serveurs partagés, les espaces de stockage Cloud de type OneDrive et les outils bureautiques sont une réponse parfaite à cette problématique. Les cabinets d’expertise comptable sont aussi de plus en plus nombreux à proposer des services de stockage et de partages de documents professionnels sécurisés. Mais déjà, vous pouvez commencer par réfléchir à une classification qui durera dans le temps, sur la base d’un nommage et d’un classement qu’il vous faudra sans doute imposer à vos collaborateurs : pas de panique, ils s’habitueront vite ! Mettez au point des règles simples : par exemple placer systématiquement la date en tête du nom du fichier, assortie d’une abréviation commune à tous de l’intitulé de vos produits et services, et pourquoi pas du type de document.

Vous simplifiez la lecture et la recherche pour chacun et pouvez repérer instantanément les éventuels doublons…Des bonnes pratiques communes à tous, assimilables facilement et durablement. Indexer, centraliser et gérer les cycles de vie d’un document n’est pas une option : il s’agit d’une véritable nécessité économique pour les entreprises de toute taille.

Erreur n° 3 : mettre tous vos contenus au même niveau

Dans votre classement de dossiers, vous ne faites pas la différence entre votre documentation technique, vos informations commerciales et vos contenus éditoriaux ? Dans leur partage avec vos collaborateurs, rien ne garantit leur suivi et leur catégorisation ? Réagissez !

La solution : pour garantir la cohérence des documents de votre organisation, déterminez des types de contenus selon des groupes de paramètres réutilisables décrivant des attributs spécifiques. Par exemple, vous pouvez envisager de stocker deux types de documents comme les spécifications produits et les contrats dans la même bibliothèque. Leurs métadonnées tout comme les flux de travail associés sont cependant différents. Vous pourrez donc leur donner des attributs différents : “spécification” pour les premiers et “contrat” pour les seconds. Chaque type de contenu contiendra ainsi ses propres flux de travail, de sorte que l’équipe sera assurée que chaque manuel utilisateur, par exemple, suivra les mêmes processus de commentaire et d’approbation.

Erreur n° 4 : faire l’impasse sur les mises à jour des propriétés des documents

Souvent, par manque de temps ou de formation, les employés des organisations ne prennent pas le temps d’ajouter ou de mettre à jour les propriétés des fichiers qu’ils enregistrent. Or, en tant que “données sur les données”, les métadonnées fournissent des informations précieuses dans le cadre de la création et du partage d’informations.

La solution : en gérant les métadonnées des documents, les utilisateurs sont en mesure de trouver des informations pertinentes intégrées dans un système de gestion des documents lorsqu’ils effectuent une recherche, comme les propriétés du document (c’est-à-dire ses métadonnées) sont enregistrées parallèlement aux fichiers. Vous pourrez ainsi organiser, gérer et traiter le contenu de façon cohérente, assurant ainsi un traitement homogène des différents de documents, selon un format et des modèles appropriés et récurrents, tout en gérant et en protégeant les droits et en authentifiant les textes.

Erreur n° 5 : penser que la protection de vos documents est inutile

Vos documents n’ont d’intérêt que pour vous ? Inutile de les protéger et d’en sécuriser l’accès ? Pourtant, les informations stratégiques de l’entreprise sont très appréciées par la concurrence, qui met parfois en œuvre des techniques d’espionnage très avancées… Ou peuvent tout simplement trouver vos documents via les moteurs de recherche si vous n’avez pas sécurisé l’accès à vos serveurs.

La solution : protégez les documents contre les accès ou les utilisations non autorisées, en appliquant la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) à l’ensemble d’une bibliothèque de documents pour les sécuriser dans leur intégralité. Cette fonctionnalité permet ainsi de limiter les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur des fichiers chiffrés, limitant le nombre d’utilisateurs et de programmes autorisés à les déchiffrer. En limitant les droits des utilisateurs autorisés à lire les fichiers, ceux-ci ne peuvent pas effectuer des actions comme l’impression ou la copie de texte. Elle aide les organisations à appliquer les stratégies d’entreprise qui régissent le contrôle et la publication des informations confidentielles ou propriétaires. Vous pouvez également recourir à une logique de sécurisation des fichiers de type PDF : un fichier PDF sécurisé renforce les droits d’auteur en proposant des outils qui préviennent les copies pirates. Le créateur du PDF peut ainsi limiter l’accès, l’impression, la copie et l’édition de son fichier avec un mot de passe.

Vous souhaitez des solutions bureautiques ou informatiques pour répondre à ces enjeux ?