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5 bonnes raisons de disposer d’une GED métier

La Gestion Electronique de Documents (GED) s’impose comme un passage obligatoire pour les collectivités et les établissements publics qui sont aujourd’hui soumis à une masse de documents à gérer au quotidien. La GED permet aux utilisateurs d’archiver, de classer et d’indexer l’ensemble de leurs documents numérisés. La GED s’inscrit pleinement dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’optimisation des échanges d’informations. Découvrons 5 bonnes raisons de disposer d’une Gestion Electronique de Documents métier dans votre organisme public !

1. Je veux consulter mes documents directement dans le contexte métier de l’application

Disposer d’une GED métier, c’est bénéficier d’un plan de classement préétabli directement dans son application de Gestion Financière ou de Gestion des Ressources Humaines. Opter pour une GED métier, c’est opter pour un référentiel de base (personnalisable par la suite) qui permet un déploiement facile et rapide pour les utilisateurs de votre organisme public. Avec une consultation en ligne, la consultation en ligne de vos documents, en mode sécurisé, peut être indifféremment assurée par les fonctions de vos applications (Finances, RH, etc.) ou directement dans le module de GED en naviguant dans les plans de classements autorisés.

2. Je souhaite faciliter l’accès à l’information par une centralisation des données

Avec la GED métier, l’information stockée est concentrée sur une base unique. Fini les documents dispersés sur les postes informatiques des différents agents de votre organisme public. Les documents et les pièces deviennent plus facilement accessibles, pour tous et en tous lieux (à partir d’une simple connexion internet). L’organisation et l’optimisation de la gestion documentaire permet de centraliser tous les documents dans un même système d’informations afin d’exploiter toutes les données en temps réel et de collaborer efficacement sans pertes d’informations. La GED métier offre un accès à l’ensemble de vos agents, selon des habilitations définies par votre organisme public, ce qui rend le système plus fiable et plus sécurisé.

3. Je désire assurer la sécurité et l’intégrité de mes documents

La GED métier garantit la sécurité des données et l’intégrité de celles-ci en évitant les redondances et les incompréhensions. Cela créé une véritable dynamique de travail collaboratif où chaque collaborateur est identifié et ne voit que les documents qui lui sont destinés (via une gestion des droits d’accès personnalisable). Les documents sont enregistrés et conservés sur un serveur unique afin d’assurer une qualité et une lisibilité optimale de l’information. Contrairement aux différents postes de travail des agents, le serveur sur lequel la GED est hébergée est sauvegardé chaque jour et offre une traçabilité optimale des opérations effectuées.

4. Je veux réduire les coûts de gestion liés à l’exploitation de mes documents

En facilitant le traitement quotidien des documents, la GED métier simplifie et optimise tous vos processus. La GED contribue à la performance de vos agents. La numérisation des documents et le stockage de ces derniers dans une GED métier permet d’optimiser votre espace de travail, de suivre plus facilement vos documents en circulation (de leur création jusqu’à leur destruction) mais aussi de diminuer le coût de conservation des documents soumis à une obligation légale.

5. Je souhaite améliorer l’indexation et la recherche de mes documents

En ayant recours à un archivage en ligne, l’indexation et la recherche des documents sont plus rapides, complètes et précises que les méthodes de classement et d’archivage papier. Les documents dématérialisés qui sont stockées dans la GED sont accessibles depuis un simple moteur de recherche. Celui-ci permet de naviguer et de retrouver tous vos contenus au moyen de vues personnalisées, de recherches structurées ou en mode plein texte.

 

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