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Finances dans les collectivités : la traçabilité impérative

Dire que les finances publiques sont l’objet de toutes les attentions est un euphémisme. La fonction Finances dans les collectivités n’échappe en rien aux nouveaux enjeux du secteur public : essor du numérique et des services dématérialisés, nécessité de transparence auprès des institutions et des citoyens, accès à l’information renforcé. En ce sens, la question de la traçabilité des processus financiers est un sujet que chaque direction financière doit placer dans ses priorités de développement, sous peine de passer à côté des bénéfices de la révolution numérique en marche dans le secteur public. Entre obligations réglementaires, fonctionnement technique et nouveaux usages, Cegid Public dresse pour vous l’état des lieux sur la traçabilité des processus financiers dans les collectivités.

La traçabilité oui, mais de quoi ?

La réforme Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) ne s’adresse pas uniquement aux établissements publics pour le chantier de la traçabilité, les collectivités sont soumises aux mêmes obligations légales. Cette obligation ne doit pas être vue comme une contrainte mais comme une opportunité pour mettre en place sereinement un projet novateur dans votre service financier. Dire que la traçabilité n’est pas du tout assurée dans les collectivités à l’heure actuelle n’est pas la réalité. Mais force est de reconnaître que celle-ci s’applique principalement sur des documents et non par sur des processus financiers complets.

Et pourtant ! Tout l’intérêt résulte dans la connaissance de l’ensemble du cheminement. Qui a fait quoi, quand ? La personne était-elle habilitée à le faire à ce moment-là ? Qui a reçu la pièce dématérialisée une fois que cette dernière a été validée ? A quelle date ? A-t-elle été réceptionnée par le bon utilisateur ? L’objectif n’est pas d’organiser une surveillance systématique mais de restituer à bon escient des informations permettant d’accélérer la performance et de sécuriser la gestion financière.

Faire émerger non pas le contenu, mais le cycle de vie d’un document

Au sein du service financier de la collectivité, la traçabilité concerne l’ensemble des pièces de gestion du quotidien : les factures, les bons de commande, les attestations du Service Fait, les mandats, les titres de recette, etc. Mais au-delà du contenu de chaque pièce, c’est l’action associée à la pièce qu’il faut tracer (qui a saisi ? qui a validé ? qui a réceptionné ? quand cette action a été réalisée ?). Assurer une traçabilité optimale, c’est faire coexister plusieurs paramètres : la pièce justificative, les workflow métiers, les habilitations des utilisateurs, ou encore les circuits de validations. C’est tout l’écosystème financier de la collectivité qui est impacté.

La traçabilité des processus financiers : une opportunité aussi bien externe qu’interne

Très souvent, la traçabilité des processus financiers est évoquée par les collectivités uniquement pour se prémunir d’un contrôle, qu’il provienne de la Chambre Régionale des Comptes (CRC) ou d’un contrôleur de gestion en interne. Cependant, vos services financiers doivent agir de manière proactive. Un des objectifs de la traçabilité est de justifier si nécessaire des actions menées au sein de la collectivité. Néanmoins, elle constitue également un formidable outil de gestion du quotidien. Avec les solutions de gestion les plus modernes, toutes les informations relatives au cycle de vie d’une pièce, d’une procédure sont centralisées et accessibles aux utilisateurs à tous moments. L’échange, la mise à jour et la parution des informations sont automatisés. Des alertes peuvent également être mises en place pour connaître l’avancée du cycle de vie d’une pièce en temps réel. Tout est mis en place pour fluidifier la gestion financière au quotidien. Il serait donc dommage de s’en priver. S’ajoute à cela l’expérimentation sur la certification des comptes (http://www.cegid.com/fr/blog/donnees-financieres-loi-notre/), actuellement en cours dans le secteur public, dont l’exigence s’appuie sur une traçabilité complète des processus. Se préparer à cette évolution est une opportunité de repenser aux processus financiers de façon proactive.

Votre service souhaite optimiser la traçabilité de ses processus financiers ?
Nous pouvons vous accompagner dans votre réflexion. Prenez contact avec nous, un expert Cegid Public sera ravi d’en discuter !

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