Excel, le degré zéro du partage de l’information en PMI

Facile à mettre en place, peu cher, Excel a longtemps été la solution privilégiée des entreprises pour gérer leur activité. Mais face à la complexification des processus et dans un univers ultra-concurrentiel, le tableur ne fait plus le poids. Place à l’ERP !

Sans ERP, les PMI se privent d’une analyse globale de leur activité

En France comme en Europe, bon nombre d’entreprises – souvent dirigées par leur fondateur historique – n’ont toujours pas mis en place d’ERP. Ces PME et TPE industrielles continuent d’utiliser des tableaux Excel pour gérer leur activité. Un fichier résume les achats, un autre la fabrication, un autre encore la planification des commandes… Les documents se multiplient dans chaque division, le tout sans véritable lien ni cohérence.
Si ce fonctionnement peut suffire pour réaliser des opérations basiques, l’utilisation de ces fichiers cloisonnés pose un problème fondamental : ils ne peuvent jamais s’interconnecter. Il est alors impossible d’analyser globalement l’activité, de définir précisément les coûts de production ou encore d’identifier précisément les manques à gagner. Une faiblesse plus que pénalisante.

ERP versus tableur : quels avantages pour les entreprises ?

Accès direct à l’information

Avec un ERP, l’information est accessible en temps réel par tous les services de l’entreprise. Un commercial peut par exemple accéder au CRM et vérifier les stocks sans passer par un “intermédiaire”.

En comparaison, dans une entreprise qui utilise uniquement des fichiers Excel, le commercial auquel un client commande un produit doit au préalable échanger avec le responsable du stock pour connaître le nombre de pièces disponibles – en espérant que le document soit à jour ! De plus, plusieurs acteurs doivent parfois être sollicités pour obtenir une réponse si le produit est indisponible (le directeur de production et le responsable de l’entrepôt notamment). Autrement dit, une perte de temps considérable pour une information parfois erronée.

Données unifiées et mises à jour en temps réel

Un ERP offre la possibilité de planifier la production en fonction de la disponibilité des machines et des composants. Si l’un de ces éléments est manquant, l’ERP intègre le temps nécessaire à sa livraison par le fournisseur et ses éventuelles conséquences sur le prix d’achat.

En revanche, avec un fichier Excel, impossible de prendre en compte ce type de réactions en chaîne. Un manque de visibilité qui peut impacter directement la productivité. Il est par exemple possible que deux commerciaux passent commande pour une pièce au même moment. L’absence d’informations en temps réel engendre dans ce cas un conflit dans la prise de commande qui ne pourra pas être honorée dans les temps.

Sécurisation des données

Aujourd’hui, laisser des données sensibles dans un document Excel sur un PC qui se connecte en Wifi, revient à prendre un vrai risque. L’ERP, en mode SaaS notamment, offre en revanche de réelles garanties en matière de sécurité et de sauvegarde des données. Les solutions de sécurisation et d’authentification prévues par le progiciel de gestion et l’hébergeur Cloud sont des réponses performantes face à un enjeu désormais déterminant pour les industriels.

Limitation du risque d’erreurs

Qui dit fichier Excel, dit saisies manuelles. Or, rien ne garantit que les salariés aient, à l’origine, intégré la bonne information au fichier. De plus, à chaque fois que le document passe entre de nouvelles mains, le risque d’erreur augmente.

Désormais, grâce à l’ouverture des ERP à l’ensemble du système d’information de l’entreprise, la production des données est automatisée. Les machines collectent en temps réel toutes les informations utiles : quantité de pièces produites, temps de fabrication… Cet avantage représente un enjeu majeur pour limiter les risques d’erreur mais aussi pour augmenter la productivité des équipes qui peuvent se concentrer sur l’analyse et le reporting.

Continuité de l’information

Quand les fichiers Excel se caractérisent par leur cloisonnement, dans un ERP, l’ensemble des informations sont « chaînées » : elles sont toutes liées les unes aux autres. La continuité de l’information est d’autant plus précieuse pour l’entreprise que les données sont accessibles par de multiples points d’entrée. Cette dimension essentielle de l’ERP permet par exemple de répercuter en temps réel la fluctuation du prix d’un composant sur le produit final, ou encore d’améliorer la traçabilité, avec la possibilité de déterminer un éventuel composant défectueux.

Homogénéisation des pratiques

Un ERP accessible à tous a pour effet d’homogénéiser l’intégration des données, mais aussi les habitudes de travail. Le progiciel de gestion intégrée s’avère particulièrement précieux quand une entreprise souhaite franchir un nouveau cap comme la mise en place de normes ISO. L’ERP rime automatiquement avec continuité de l’information, traçabilité et agilité des processus. C’est également particulièrement efficace lors de l’ouverture d’une antenne à l’étranger. Partout sur la planète, les acteurs des différents sites de l’entreprise ont accès à une information unique, homogène et fiable.

>>> Découvrez tous les avantages d’un ERP fait pour votre organisation

Découvrez maintenant comment faire évoluer sereinement votre ERP vers le Cloud