DRH, automatisez les processus chronophages et améliorez la performance RH

La transformation digitale de toute entreprise passe inévitablement par la digitalisation des processus RH. Parmi ceux-ci, la paie est le candidat idéal à cette digitalisation car le processus est administratif, coûteux et chronophage.

Cela représente un enjeu majeur pour 79% des décideurs RH interrogés*.

Cette modernisation prend de l’ampleur et intègre aussi d’autres dimensions.

1. La dématérialisation et les processus collaboratifs :

Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives à long terme (coûts d’envoi, d’affranchissement et d’archivage) tout en participant à une démarche de développement durable.

Aussi, en proposant à vos salariés des services innovants à forte valeur ajoutée (e-coffres-forts et signatures électroniques) vous valorisez votre marque employeur.

La dématérialisation est une réponse aux enjeux de l’optimisation de la gestion RH.

La mise en place d’un tel service est facilité par un environnement législatif favorable :

• La loi El Khomri (loi travail) facilite la digitalisation des documents RH, notamment les bulletins de salaires, en permettant aux entreprises de passer d’une logique OPT-IN vers OPT-OUT. Cela signifie que les employeurs aujourd’hui peuvent mettre en place par défaut la distribution du bulletin par voie électronique sans accord préalable des salariés. Ces derniers devront spécifier explicitement leur désaccord.
• Le CPA (Compte Personnel d’Activité) poussent les entreprises à digitaliser leurs processus RH en ouvrant des plateformes de services. En effet, la loi travail prévoit que chaque titulaire devra avoir accès à une plateforme en ligne pour la consultation notamment des bulletins de paie dès lors que l’employeur les transmets par voie électronique.
• RGPD (Règlement Générale sur la Protection des Données) : ce règlement entrera en vigueur en mai 2018, et aura des implications majeures pour toutes les entreprises avec des salariés résidant dans l’Espace Economique Européen, et ce même s’ils ne sont pas citoyens européens. Les exigences vont transformer les organisations et la gestion des procédures liées aux données salariés ainsi qu’aux droits de ces derniers.

Aujourd’hui, les bulletins de paie sont de plus en plus stockés dans des coffres forts électroniques. Ainsi que d’autres formulaires papiers. Toutes les demandes administratives (prise de congés, déclaratif d’heures supplémentaires ou feuille de présence, etc.) sont réalisées via des portails collaboratifs ou des self-services.

A noter que ce type de processus dématérialisé nécessite de mettre en place une véritable gestion documentaire électronique.

2. La digitalisation des processus de paie :

La fonction RH est en pleine transformation digitale.

Les processus de paie se trouvent ainsi considérablement simplifiés, fluidifiés et harmonisés en interne comme en externe, à l’instar des progrès de la DSN en la matière.

Autres bénéfices de cette digitalisation, la diminution du risque d’erreur grâce aux workflows de validation et aux contrôles automatiques. Ces bénéfices sont possibles à travers l’optimisation des solutions RH et l’exploitation et la récupération des informations saisie en masse.

FOCUS EXPERT :

Selon Markess, en matière de paie la première attente des décideurs RH vis-à-vis du digital porte sur la dématérialisation des processus et des documents associés, telle que citée par 79% des interviewés.

Cela répond clairement aux enjeux affichés par plus de 60% des décideurs en termes d’automatisation mais aussi d’amélioration de la performance RH et de fourniture aux collaborateurs de services RH de qualité et innovants.

Le digital permet d’optimiser considérablement le travail des gestionnaires de paie en automatisant la distribution des fiches de paie, en supprimant la ressaisie des données, en simplifiant l’archivage et l’accès aux données de paie…

Par ailleurs, la dématérialisation accroit la traçabilité et la confidentialité des documents et inscrit l’entreprise dans une démarche écoresponsable.

La partie la plus visible de la digitalisation de la paie est assurément la remise aux collaborateurs de leur bulletin de salaire au format numérique (loi el Khomri).

La dématérialisation de la fiche de paie s’accompagnant nécessairement de la mise à disposition d’un coffre-fort électronique, qui outre le respect des contraintes légales offre un réel service à valeur ajoutée aux collaborateurs et répond aux enjeux de développement de la marque employeur au sein de l’entreprise.

*Etude Markess, France 2016, échantillon 115 décideurs RH et SIRH