La dématérialisation des processus de gestion s’accélère

D’ici 2020, toute facture destinée à un organisme d’Etat devra être transmise sous forme dématérialisée, selon un calendrier progressif et des procédures établies. Mais au-delà de l’utilisation de Chorus Pro, la dématérialisation des documents de gestion présente suffisamment de bénéfices pour ne pas attendre son tour trop longtemps.

La dématérialisation a longtemps fait figure d’horizon rêvé, et même un peu fantasmé, pour les entreprises – qui entrevoyaient au début de l’ère internet toutes les promesses du « zéro papier » avec un certain émerveillement – avant d’entrer dans les usages avec la multiplication de leurs obligations déclaratives et la généralisation des paiements, par voie électronique. Pour autant, les entreprises françaises accusent toujours un retard dans ce domaine sur leurs voisines européennes. Les pouvoirs publics veulent accélérer la dynamique, en particulier pour améliorer leur propre productivité. Avec une locomotive : la facturation électronique.

Un mouvement irrésistible

En 2020, toute facture envoyée à un organisme d’Etat devra l’être sous forme dématérialisée, quelle que soit la taille du fournisseur. Une bascule, illustrée depuis le 1er janvier 2017 par l’arrivée du portail Chorus Pro pour la gestion des factures des entreprises fournisseurs de biens ou de services à une entité publique.
Cette perspective, dont les grands groupes sont déjà familiers, va entraîner une systématisation, dans l’ensemble des PME et TPE, de l’usage d’outils de gestion intégrant un processus de production et d’envoi sécurisé de factures vers l’Etat et les entités publiques et parapubliques, mais aussi vers leurs clients privés.
L’ensemble des processus de gestion ne peut manquer d’accompagner l’évolution : commandes clients et fournisseurs, confirmations, bons de livraisons gagneront à suivre le mouvement vers la digitalisation, de même que l’ensemble du cycle d’achat.

De sérieux avantages

La facturation dématérialisée et, à sa suite, l’ensemble des processus de gestion, génère d’importants bénéfices pour l’entreprise et son écosystème.
Des économies quantifiables : moins de papier, moins de temps consacré à des tâches automatisables, moins de frais de routage et d’affranchissement, moins de besoins d’espace et de personnel d’archivage. La facture électronique entrante coûte jusqu’à 10 euros de moins que la même au format papier*. Et la sortante coûte jusqu’à 6,50 € de moins que son équivalent papier**. L’équivalent d’un mètre carré d’archives, soit en moyenne 23.000 pages, tient sur une (petite) clé USB. On comprend l’intérêt de la formule, y compris pour les PME.

*Etude GS1 France de 2010
**Etude Billentis 2013

Une réactivité améliorée : les documents sont disponibles en un clic et leur transmission instantanée. Un classement numérique rationnel réduit au maximum le temps de recherche, garantit la traçabilité, et encourage le travail collaboratif.

Gain pour l’environnement : la dématérialisation au sens large diminue considérablement l’usage des consommables (papiers et cartouches d’encre…), et des déplacements professionnels (téléconférences, webinaires). L’étude de McKinsey Smart 2020 : Enabling the low carbon economy in the information age estime la réduction totale d’émissions de CO² liées à la dématérialisation à 500.000 tonnes par an – soit pas moins du total des émissions de carbone de l’Australie en 2005.

Les nouvelles obligations

Les entreprises ont le choix entre trois modes de dépôt de leurs factures à leurs clients publics :

• Le mode portail, via saisie manuelle ou PDF,
• L’EDI (échange de données informatisées)
• L’API (application programming interface, passerelle logicielle entre les systèmes de l’émetteur et ceux du récepteur).

Le mode portail est certifié par une signature électronique avancée. Les PDF doivent, normalement, être des fichiers natifs, générés depuis l’application, et non de simples scans de documents papier ; cependant la pratique de l’administration semble devoir s’assouplir sur ce point. Des solutions techniques permettent par exemple de garantir la piste d’audit fiable depuis la génèse des documents jusqu’à leur archivage.
L’obligation suit une mise en place graduée jusqu’en 2020, qui va des plus grandes aux plus petites entreprises :

• Depuis le 1er janvier 2017, y sont soumises les entreprises de plus de 5 000 salariés et les entreprises publiques ;
• Au 1er janvier 2018 : les entreprises de 250 à 5 000 salariés ;
• Au 1er janvier 2019 : les entreprises de 10 à 250 salariés ;
• Au 1er janvier 2020 : les entreprises de moins de 10 salariés.

Rien n’empêche de devancer la date limite : les entreprises de toutes tailles qui sauteront dès maintenant dans le train de la dématérialisation de leurs opérations de gestion prendront une avance substantielle sur leurs concurrentes…
Si nous sommes entrés de longue date dans l’ère de la télédéclaration et de la télétransmission obligatoire, la mise en place, même progressive de la dématérialisation des factures aux administrations, constitue une étape décisive. La « culture papier » fait encore de la résistance, mais devrait bientôt céder face aux avantages tangibles de l’ère digitale.

Dématérialisation des relations entreprises / administrations :
Rappel du cadre et des obligations juridiques

Champ d’application en matière fiscale

Toutes les entreprises soumises à un régime réel d’imposition doivent obligatoirement télétransmettre leurs déclarations, leurs paiements et leurs demandes de remboursement de crédit de TVA, ainsi que leurs règlements d’impôt sur les sociétés et de taxe sur les salaires.
Depuis le 1er janvier 2015, toutes les entreprises, quel que soit leur chiffre d’affaires, doivent obligatoirement télétransmettre leurs déclarations de résultats et annexes.

Toutes les entreprises redevables de la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) doivent télétransmettre leurs déclarations n° 1330-CVAE (CERFA n° 14030), le paiement de la CVAE étant effectué par télérèglement. De même, tous les redevables de la CVAE doivent obligatoirement télétransmettre les relevés d’acomptes n° 1329-AC (CERFA n° 14044) et les déclarations de liquidation et de régularisation n° 1329-DEF (CERFA n° 14357).

Les entreprises relevant de la Direction des Grandes Entreprises (DGE) doivent obligatoirement transmettre par voie électronique les déclarations de résultats et leurs annexes, les déclarations de taxe sur la valeur ajoutée et de taxes assimilées, ainsi que les déclarations de CVAE. L’obligation de télérèglement concerne : la TVA et les taxes assimilées, l’impôt sur les sociétés, l’imposition forfaitaire annuelle, les impositions recouvrées dans les mêmes conditions que l’impôt sur les sociétés, la taxe sur les salaires et la contribution économique territoriale et ses taxes additionnelles.

Téléprocédures sociales

L’obligation, pour les employeurs et pour les travailleurs indépendants redevables de cotisations et contributions sociales, d’effectuer par voie dématérialisée les déclarations et le paiement de celles-ci (auprès de l’URSSAF, du RSI, etc.) a été instaurée en 2014 d’abord pour certaines catégories d’entreprises et de professionnels – en fonction du chiffre d’affaires ou du montant des cotisations – et progressivement étendu depuis.

Dématérialisation des factures

La loi du 20 décembre 2014 relative à la simplification de la vie des entreprises a instauré l’obligation pour les entreprises de communiquer leurs factures sous format électronique pour toutes fournitures de biens ou de services à l’Etat. Le point de contact pour cette démarche dématérialisée est le portail Chorus Pro (https://chorus-pro.gouv.fr/)
Calendrier de mise en place :

• 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés et/ou CA annuel supérieur à 1,5 milliards d’euros ou total de bilan supérieur à 2 milliards d’euros) et les personnes publiques
• 1er janvier 2018 : entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés et jusqu’à 1,5 milliards d’euros de CA annuel ou 2 milliards d’euros de total de bilan)
• 1er janvier 2019 : petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et jusqu’à 50 millions d’euros de chiffre CA ou 43 millions d’euros de total de bilan)
• 1er janvier 2020 : microentreprises.

Plus d’infos sur impots.gouv.fr

Pour aller plus loin :

Loi travail 2, le retour