Dématérialisation des factures : des raisons pour avancer !

La généralisation des factures électroniques doit améliorer la régularité des paiements et réduire les coûts de traitement. Un chantier bien engagé, notamment dans le secteur public avec le portail Chorus Pro, mais encore loin d’être achevé. Pour parcourir le reste du chemin, voici les objectifs à garder à l’esprit.

La facturation électronique a toujours le vent en poupe, comme en ont témoigné les DAF qui participaient au Cegid Finance Connections en octobre dernier. Evolution des obligations légales et modernisation des pratiques administratives aidant, ce sont d’abord les factures des entreprises privées à destination de la sphère publique qui ont connu une véritable explosion en 2017. Entre le 1er janvier (date à partir de laquelle toutes les entités publiques devaient être en mesure d’accepter et d’émettre des factures dématérialisées) et la fin juillet, Chorus Pro a traité treize fois plus de factures qu’en 2016 !

Logique, s’agissant d’une nouvelle obligation faite aux entreprises ? Oui, avec une nuance de taille : 75 % des structures privées qui se sont lancées dans cette démarche sont des PME ou TPE non encore soumises à l’obligation de facturation électronique. Mais il ne faudrait pas pour autant en conclure que la bataille est définitivement gagnée et que l’ère du 3.0 a déjà sonné pour tous les gestionnaires de factures…

Une réalité contrastée

Selon une étude conduite par Generix Group à partir de 200 entreprises françaises et rendue publique fin novembre 2017, le chemin à parcourir est encore long. Il en ressort que 66 % des entreprises interrogées sont équipées d’une ou plusieurs solutions de dématérialisation fiscale des factures (dont 25 % depuis plus de 8 ans). Un tiers d’entre elles en est donc encore dépourvu.

Et le pourcentage du volume de factures dématérialisé reste faible. 73 % des organisations disposant d’une solution de dématérialisation ont encore plus de la moitié de leur volume de factures à dématérialiser. Les entreprises ayant d’ores et déjà déployé les trois quarts de leurs factures s’avèrent très minoritaires (7%). Le potentiel de déploiement reste donc considérable.

Trois grandes sources de complexité sont pointées du doigt par les professionnels :

• La difficulté d’intégration de la solution avec les applications de gestion existantes (40 % des répondants),
• La lourdeur du processus de mise en œuvre (33%),
• Et le coût d’installation (31%).

Par ailleurs le ROI apparaît difficile à mesurer : bien qu’elles observent des réductions de coûts, 68 % des organisations déclarent ne pas être capables de mesurer les économies réalisées suite à la mise en place de leur solution de dématérialisation.

Mobiliser largement pour atteindre les objectifs de la facturation numérique

Si la DSI et la direction financière sont perçues comme étant à l’initiative de la transition, un tel chantier implique évidemment d’autres fonctions. C’est que la dématérialisation doit générer des bénéfices de différentes natures. Economiques, au travers de la réduction des coûts de production et de traitement des factures. Métiers, grâce à l’automatisation et aux outils associés. Sans oublier les avantages induits de la numérisation des documents, leur sécurisation et l’usage de solutions cloud.

Satisfaction d’une exigence client, quête de productivité et réduction des coûts de production sont des bénéfices bien compris par les entreprises, qui n’oublient pas que la facturation numérique répond aussi à la mise en conformité avec les obligations règlementaires en la matière !

Réduire les coûts et les délais

« Mes agents sont devenus des comptables 3.0, le gain de temps est immense », se félicite François Desgardin, sous-directeur de la comptabilité à la Mairie de Paris. En une petite décennie, sous l’impulsion de la loi de modernisation de l’économie, la facturation électronique a profondément amélioré le processus de comptabilité et entraîné de précieux gains de productivité dans la sphère administrative comme pour les entreprises privées.

Gain de temps dans la gestion et surtout le paiement des factures, gain d’argent, mais aussi gain de sécurité ou gain « d’intérêt métier » dans l’activité comptable, etc. : autant d’avantages de la dématérialisation des factures. Selon François Desgardin, l’automatisation et la rationalisation des processus a permis de gagner en productivité « de 5 à 6 % sur les cinq dernières années ». Ce dont le contribuable ne manquera pas de se réjouir.

Aucun doute que la facturation électronique entre pour beaucoup dans la réduction des délais de paiement. « Le simple fait de ne pas avoir à appeler son client pour suivre le paiement de la facture est un gain de temps énorme et cette transparence évite d’éventuels litiges », explique dans Les Echos Régine Diyani, directrice de l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE), la structure qui gère Chorus Pro.

L’efficacité de l’action publique dans ce domaine a fait école. Régine Diyani en est convaincue : « La réussite de la facturation électronique dans le secteur public va entraîner celle dans le secteur privé ». Et il y a urgence : la part de factures dématérialisées dans les échanges entre les entreprises privées ne dépasserait pas 15 % aujourd’hui.

Viser d’autres objectifs stratégiques

Consultant chez Viseo et lui-aussi interrogé pour ce blog, Nicolas Abeille insiste sur le fait que la réduction des coûts n’est pas l’alpha et l’oméga du processus. Tant s’en faut. « Il y a une dizaine d’années, nos clients voyaient dans la mise en œuvre de systèmes de dématérialisation des factures un moyen de réduire les coûts administratifs. »

Un objectif peu ou prou atteint même si, tempère Nicolas Abeille, « les systèmes de dématérialisation ont souvent été accompagnés d’une rationalisation des services comptables en CSP, à l’origine d’une part significative de la réduction des coûts. Depuis lors, sous l’impulsion conjointe des évolutions légales, de la pression concurrentielle et des offres des éditeurs, nos clients visent de nouveaux objectifs, au-delà de l’optimisation des coûts. »

Quels sont ces objectifs ?

• L’optimisation du délai de traitement administratif
• La rationalisation de l’ensemble du processus (réduction des factures sans commande, nettoyage des référentiels achats, raccourcissement des délais de validation …)
• La sécurité financière
• Le renforcement de la qualité de la donnée financière
• L’adaptation aux évolutions légales (FEC, piste d’audit, obligations de transmission dématérialisée aux entités publiques …) vécues comme autant d’opportunités pour améliorer les performances globales de l’entreprise
• La mise en œuvre d’un contrôle proactif de l’ensemble des dépenses. Sur ce point, explique Nicolas Abeille, « de plus en plus de nos clients envisagent de traiter de manière globale l’ensemble de la chaîne Purchase 2 Pay, avec notamment un système optimisant le traitement des factures fournisseur et un système gérant les voyages et les notes de frais »
• La standardisation des processus transverses, pour les groupes de dimension internationale.

2020, l’Odyssée de l’espace dématérialisé

En 2020, environ 100 millions de factures électroniques seront reçues sur Chorus Pro, en provenance d’un million de fournisseurs, et à destination de 80.000 entités publiques. 2020 : achèvement du processus de dématérialisation des factures dans le secteur public. 2020, Odyssée de l’espace dématérialisé !

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