100 millions. C’est le nombre colossal de factures émises chaque année dans le secteur public. Cette manne de documents à traiter, à analyser et à échanger, implique de disposer de ressources importantes (en termes de budgets, d’effectifs, de compétences, ou encore d’outils) au sein des services financiers des organismes publics. Face à ce constat, l’Etat a engagé une réflexion globale sur la transformation des services publics. Ces derniers doivent bénéficier des riches opportunités offertes par les nouvelles technologies pour optimiser leur gestion, et in fine améliorer le service rendu aux citoyens. Exemple concret de digitalisation du secteur public : la dématérialisation des factures obligatoire via le portail en ligne officiel Chorus Pro. Mais au-delà de l’obligation réglementaire, que va apporter cette dématérialisation aux différentes parties prenantes de la facturation ?
L’efficacité opérationnelle
En dématérialisant les factures, les agents des services finances des collectivités et des établissements publics fluidifient considérablement leur processus de facturation. Le traitement des pièces est facilité et le gain de temps est non négligeable. Les délais de règlements sont réduits et surtout, face à un législateur qui demande toujours plus de transparence et de fiabilité, le suivi et la traçabilité des factures sont bien plus sécurisés grâce à la dématérialisation. Les agents ont une meilleure lisibilité et compréhension des informations, ce qui facilite les échanges.
Les gains financiers
La dématérialisation apporte des économies significatives pour les services qui traitent des factures. Selon une étude de GSI France datant de 2014, l’économie sur une facture émise se situe entre 3 et 5 euros, et aux alentours de 6 euros pour une facture reçue. Ces gains sont importants car la dématérialisation agit sur l’ensemble des coûts de base d’une facture papier : fini les matières premières, fini les impressions, fini les espaces de stockage et fini les coûts de transport !
L’action environnementale
La dématérialisation épouse parfaitement la prise de conscience environnementale de ces dernières années. En effet, dématérialiser son processus de facturation signifie de ne plus utiliser de papier et de ne plus avoir recours aux transports. Mettre en place cette nouvelle pratique permet de changer les usages et ainsi réduire la consommation d’énergie et diminuer le rejet de CO2. Un atout de plus pour dès à présent lancer sa mutation !