PME : 10 bonnes raisons d’adopter la Business Intelligence

A l’heure où les avantages compétitifs et la performance dépendent de plus en plus de la capacité à collecter, maîtriser et valoriser des données volumineuses et diverses, la Business Intelligence devient un outil clé pour toutes les organisations, des plus grandes aux plus petites.

Qu’est-ce que la Business Intelligence ? C’est l’aptitude d’une organisation à comprendre le passé, à maîtriser le présent et à anticiper l’avenir, grâce à des outils logiciels qui proposent des fonctionnalités complémentaires : extraction, analyse et visualisation de données, tableau de bord, visualisation, analyse prédictive…

 

Business Intelligence contre Excel : 1 à 0

Aujourd’hui, beaucoup de directions financières se débattent au quotidien avec des processus trop lourds, des tableurs trop complexes, des cycles de validation trop longs, ou des données dont on ne sait plus si la qualité est suffisante pour appuyer des décisions stratégiques…. Cet héritage peut se conjuguer au passé avec la Business Intelligence. Ses domaines d’applications sont variés et le seront encore plus à l’avenir, avec les promesses du Big Data, de l’analyse prédictive ou de l’intelligence artificielle.
Retenons les dix domaines les plus emblématiques dans lesquels la Business Intelligence, même dans ses fonctionnalités les plus basiques, va bouleverser le quotidien de tous ceux qui œuvrent dans les directions financières.

 

1. Détecter les fraudes

Selon une étude mondiale du cabinet EY, publiée en 2017, 52 % des salariés ont déjà été confrontés ou informés de problèmes de fraude ou de corruption au sein de leur organisation – quelle que soit sa taille. Le rapprochement automatisé des informations (par exemple des bons de commande, des factures, et des paiements) permet de détecter très en amont, donc avant qu’il ne soit trop tard, des fraudes qui peuvent coûter très cher !

 

2. Mieux piloter les risques

Les analyses statistiques des outils de BI permettent d’anticiper les situations à risques, d’autant plus s’ils sont couplés avec des solutions de GRC (Gestion des risques et de la conformité) avec lesquelles il est possible de modéliser graphiquement les risques.

 

3. Anticiper les défaillances des fournisseurs et des clients

La défaillance des clients ou des fournisseurs est le lot quotidien des responsables financiers. Si l’on ne considère que les services aux entreprises, environ 1 500 entreprises françaises font l’objet, chaque trimestre, d’un redressement ou d’une liquidation judiciaires, selon le recensement publié par Altares. Le suivi d’indicateurs, avec des outils de BI, permet là encore d’anticiper et de mieux gérer le risque de défaut de paiement (pour les clients) ou de difficultés en cas de défaillance d’un fournisseur pour un service critique comme la facturation, la maintenance, la logistique, le transport…

 

4. Disposer de nouveaux indicateurs de performance

Les éditeurs de logiciels proposent régulièrement des solutions plus performantes et, surtout, de plus en plus graphiques. La Data Visualisation est en effet une tendance majeure du marché de la BI. Résultat : les utilisateurs, même néophytes, peuvent créer des scénarios, élaborer des indicateurs personnalisés et multiplier les sources de données.

 

5. Mieux gérer la trésorerie et les coûts

Même lorsque tout va bien, la mission du DAF est toujours d’optimiser la trésorerie disponible et de maîtriser les coûts. Hélas, ces missions sont encore trop souvent effectuées avec un simple tableur, surtout dans les PME qui n’ont pas investi dans des ERP ou des logiciels de gestion de trésorerie. On en connaît les limites : pertes de temps, difficultés de consolidation, formats de fichiers hétérogènes, impossibilité d’aller en profondeur dans les données pour expliquer une incohérence, des opérations sur devises qui deviennent cauchemardesques. L’impossibilité d’anticiper qui en découle produit, au mieux, une vision déformée de la réalité. Au pire elle entraîne un manque flagrant de pilotage stratégique des ressources financières.

 

6. Faciliter les arbitrages budgétaires

La connaissance fine des coûts et des flux financiers facilite les arbitrages budgétaires, du fait de la possibilité de réajustement plus fréquents qu’un aménagement annuel. C’est notamment très utile lorsqu’il faut faire face à des transformations sur le marché (par exemple, le lancement de nouvelles offres des concurrents) qui nécessitent de réallouer des investissements en fonction de l’évolution des priorités.

 

7. Visualiser les données et créer des tableaux de bord

Par rapport au mode tableur, les solutions de Business Intelligence, par la richesse de leurs fonctionnalités (par exemple le mode drill-down) apportent une convivialité, qui s’améliore même régulièrement. Et la possibilité de créer des tableaux de bord automatisés et personnalisés, bien plus difficiles à demander à un collaborateur armé d’un simple tableur Excel.

 

8. Raccourcir les prises de décision

Lorsque l’information est traitée plus rapidement, que la matière première est plus fournie et que la performance des ordinateurs n’est plus un problème, il est logique que la prise de décision s’en trouve accélérée. Il ne s’agit d’ailleurs pas seulement d’un raccourcissement du cycle de prise de décision, mais aussi d’une amélioration de sa qualité.

 

9. Simuler des scénarios de manière collaborative

Avantage de pouvoir traiter de nombreuses données en très peu de temps, il devient possible de créer des scénarios et d’en analyser rapidement les conséquences, grâce à l’analyse prédictive. Par exemple : « Qu’arrivera-t-il si l’on augmente les prix de x% ? », « Que se passera-t-il avec tel arbitrage budgétaire par rapport à tel autre ? » ou « Quel serait l’impact sur les marges de la défaillance des trois plus gros clients ? »…

 

10. Accéder à l’information n’importe où, n’importe quand et avec n’importe quel terminal.

A l’heure de la mobilité, de la transformation numérique et du télétravail, y compris dans les directions financières, on ne peut guère concevoir qu’il faille être assis derrière son bureau pour accéder à l’information dont on a besoin. Les éditeurs de logiciels l’ont bien compris, leurs solutions de Business Intelligence sont conçues pour la mobilité. Selon une enquête du cabinet PWC, 41 % des DAF français envisagent de mettre en place des outils de visualisation et de mobilité permettant à la Fonction Finance de gagner en efficacité. La Business Intelligence devrait donc rapidement gagner du terrain dans les directions financières.