Experts-Comptables : 5 conseils pour la gestion de vos FEC

Conseil n°1 : Systématisez vos clôtures périodiques

Lorsque les déclarations périodiques telle que la TVA sont intégralement faites sur la base de la comptabilité, il est impératif que les dates de validations des écritures soient cohérentes avec les dates des déclarations. De même, pour la déclaration annuelle, il faudra impérativement que les dates de validations soient antérieures ou concomitantes à la date d’envoi effectif de l’EDI TDFC, sous peine de risque de rejet.

Plusieurs dates de validations sont désormais possibles dans les logiciels Cegid en fonctions des dates de clôture. Ainsi la date de validation n’est plus obligatoirement la « date de clôture » mais peut être la « date système » correspondante à la date à laquelle on a lancé les clôtures périodiques ou la clôture définitive. A faire : Systématiser vos clôtures périodiques !

Attention ! Si des mesures de tolérances sont prévues par l’administration pour les entreprises qui font appel à un cabinet pour une mission de surveillance, le process est lourd car il faudra alors fournir deux fichiers ! Le FEC officiel de l’Entreprise, ainsi qu’un justificatif complémentaire à fournir par le Cabinet pour prouver que les écritures d’inventaires (et les autres écritures de régularisation) étaient bien validées dans son système avant l’envoi (et bien sûr identiques aux informations présentes dans le FEC de l’entreprise).

Conseil n°2 : Archivez vos FEC avec l’EDI Liasse

Nous vous conseillons d’archiver vos FEC de manière systématique avec vos liasses. Et si vous avez besoin de faire une liasse rectificative, régénérez un FEC et stockez le avec ! Une procédure à mettre en place dès aujourd’hui pour aborder les éventuels contrôles fiscaux avec plus de sérénité, et qui vous sera utile en cas de transmission de dossier ou de migration de logiciel…

Conseil n°3 : attention à la zone « Référence de la Pièce Justificative»

Une information qui n’est pas obligatoire (exemple : écritures d’inventaire)… mais attention !

• En présence d’une référence, l’administration pourra demander la production de cette pièce référencée.
• En l’absence de référence, l’administration pourra demander des explications sur une comptabilisation sans justificatif. Pensez alors à en préciser l’explication dans la notice.

Sécurisez vos travaux : les services de dématérialisation BOX avec OCR permettent d’automatiser l’attachement des pièces comptables aux lignes d’écritures !

Conseil n°4 : Ne négligez pas la « Notice Explicative »

En même temps que le fichier des écritures comptables, il faut produire sa Notice. Il s’agit de donner des éléments complémentaires à l’administration sur ce qui pourrait à priori sembler suspicieux dans le FEC, et de montrer sa bonne volonté !

• Des codifications spécifiques en usage dans l’entreprise ? Donnez un descriptif détaillé pour faciliter la lecture de la comptabilité.
• De la saisie sur pièce ? Indiquez-le ! Exemple « étant donné que nous avons fait de la saisie sur pièce, la numérotation est non continue sur un exercice puisque le compteur est unique pour l’exercice en cours et le suivant. »

Conseil n°5 : Sécurisez vos travaux avec un outil d’audit de production comptable

Un outil d’audit de production comptable permet d’automatiser une série de contrôles et d’analyse sur vos dossiers. Utile par exemple :

• Avant de clôturer ou d’envoyer une liasse, pour vous assurer qu’il n’y ait pas d’anomalies,
• Pendant la clôture, pour compléter la révision.
• Pour vos dossiers en surveillance pour aider votre client à monter une notice FEC !