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3 astuces pour organiser une réunion efficace

Vos réunions ont tendance à être chronophages, voire démotivantes ? Vous souhaitez améliorer vos réunions d’équipe, et ainsi vos lancements et vos suivis de projets ? Révisez votre organisation et suivez nos trois astuces pour transformer la “réunionite” en rendez-vous utile et efficace, dans un climat favorable à l’échange et à la performance.

1 – Préparez-vous comme il se doit

Vous vous en doutez, la préparation d’une réunion ne s’improvise pas. Seulement dans les faits, cette phase semble être bâclée, si ce n’est oubliée par les Français, qui sont pourtant des inconditionnels de la réunion d’entreprise.

 

C’est ce qu’indique le baromètre annuel Wisembly/IFOP, qui révèle également une conclusion intéressante : les cadres des entreprises de toutes tailles perdent en moyenne dix jours par an en réunions inefficaces (sachant que plus l’entreprise est grande, plus l’inefficacité augmente). 80% des réunions dépassent une heure : une durée plutôt longue quand on sait qu’ils se rassemblent environ trois fois par semaine… Comment faire, dans ce contexte, quand on sait qu’une réunion sur quatre est inefficace ? Mieux vous préparer, pour commencer !

 

Une réunion efficace est donc une réunion qui a été anticipée, aussi bien par l’animateur que par les participants. A cette fin, suivez quelques bonnes pratiques.

  • Partagez un ordre du jour (ODJ) clair et précis en amont.
  • Définissez clairement le thème de la réunion (de quoi vous allez parler).
  • Rappelez les objectifs de la réunion en début de rendez-vous.
  • Faites le point sur l’objectif à atteindre (s’agit-il de trouver une solution, de présenter une problématique, de parler résultats ?).
  • Déterminez avec précision le plan et les points à aborder pour atteindre l’objectif.
  • Établissez, enfin, un plan d’action à l’issue de votre réunion.

Envoyez également à chacun la liste des participants, indiquant éventuellement leur rôle et leur valeur ajoutée, ainsi que tous les éléments de préparation qui seront évoqués lors de la réunion (synthèses, analyses, graphiques, conclusions de précédentes réunions…). Demandez à vos invités de venir avec quelques idées et questions, pour permettre d’aller rapidement dans le vif du sujet et de créer un environnement stimulant à l’échange. En effet, toujours selon le baromètre, plus les réunions seraient courtes et rares (une par semaine de 28 minutes, précisément), plus elles seraient efficaces et productives. Notre pic d’efficacité décline en effet après 45 minutes, autant prévoir une durée réellement optimale !

 

Notre conseil bureautique : l’outil Outlook de Microsoft Office 365 vous permet de planifier officiellement et efficacement vos rencontres. Vous pourrez, par exemple, envoyer une demande de réunion au nombre de collaborateurs de votre choix, tout en y ajoutant des pièces jointes, en définissant un lieu de rendez-vous (physique ou virtuel) et en utilisant l’assistant planification pour déterminer le meilleur moment pour votre réunion en fonction des plannings de vos différents invités.

2 – Animez la rencontre avec efficacité

Selon l’institut Ifop, 9 personnes sur 10 se sentent inutiles lors d’une réunion de travail. Les trois quarts des participants font autre chose, en pianotant par exemple discrètement sur leur ordinateur ou smartphone, et pas moins de 32 % s’endorment carrément…

 

Pour éviter que vos collaborateurs ne tombent dans les bras de Morphée, désignez un animateur (un tant soit peu dynamique) qui aura pour mission de gérer le temps affecté à chaque sujet. Commencez à l’heure prévue, affichez l’ordre du jour (thème, objectif, plan et durée de la réunion) et précisez la méthode de travail et l’organisation de la rencontre.

 

L’animateur pourra également proposer régulièrement des synthèses intermédiaires et recentrer la discussion en cas de digression, contribuant ainsi à faciliter les interactions, à favoriser la participation et à équilibrer les temps de parole jusqu’à la conclusion de la réunion. Si vous projetez une présentation PowerPoint, donnez le rôle du « projectionniste » à une seconde personne et chargez une troisième de prendre des notes pour réaliser un compte-rendu.

 

Lors de cette phase, évitez les ordinateurs ouverts et les téléphones portables… Proposez à vos collaborateurs de laisser la technologie dans un panier à l’entrée et de ne se concentrer que sur les échanges et la prise de notes manuscrite. Vous serez épaté de la dynamique de groupe créée et du temps gagné !

 

Notre conseil bureautique : si toutefois vous ne pouvez pas vous déplacer et que votre réunion est une conférence téléphonique ou une vidéoconférence, vous pourrez profiter de fonctionnalités gages d’efficacité avec des outils comme Skype Entreprise. Avec ce type de solution, vous pouvez collaborer avec qui vous voulez, quand vous voulez et où vous voulez, et réunir tous vos collaborateurs (jusqu’à 250 !) sur la base d’une simple connexion Internet. Les réunions, comme l’ensemble de votre infrastructure, sont simplifiées : une seule plate-forme est utilisée pour les appels, les conférences, les vidéos et le partage.

A lire également : 5 raisons d’utiliser vos outils bureautiques dans le cloud

3 – Sachez conclure pour passer à l’action !

Une bonne réunion est une réunion qui finit à l’heure… Et qui propose en guise de conclusion un résumé des points clés et de la suite à donner en termes de responsabilités et d’actions. La personne en charge fera rapidement parvenir à chacun des participants un compte-rendu détaillant différents éléments : rappel du/des sujet(s) et objectif(s), des participants, des décisions prises, des échéances et des points à aborder à la prochaine réunion.

 

La fin de la discussion ne marque pas l’arrêt du travail sur le sujet, bien au contraire : la phase d’action prend maintenant le relais. Il s’agit de mener à bien les tâches opérationnelles envisagées ou d’approfondir un élément spécifique pour nourrir de nouvelles analyses, sur la base du rapport de réunion envoyé à son issue.

 

Notre conseil bureautique : un outil comme OneNote, disponible sur Microsoft Office 365, vous permettra de prendre des notes collaboratives lors de la réunion, mais aussi d’assurer la gestion et le suivi du plan d’actions déterminé. Il se présente comme une page texte présentant les mêmes fonctionnalités de base qu’un fichier Word, avec la possibilité de ranger l’ensemble des fichiers de votre choix dans un bloc-notes découpé en sections, pages et sous-pages : textes, images, vidéos, tableaux Excel, présentations PowerPoint… Les bloc-notes générés peuvent être partagés avec vos collaborateurs, qui y accèdent depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet, et qui peuvent travailler simultanément sur le même fichier et suivre en temps réel les modifications qui y sont apportées. Pratique pour gérer et suivre l’avancée d’un projet de manière collaborative, efficace et performante.

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13 février 2017
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